Struktur rincian kerja

pengantar

Membagi proyek kompleks menjadi tugas yang lebih sederhana dan mudah dikelola adalah proses yang diidentifikasi sebagai Work Breakdown Structure (WBS).

Biasanya, manajer proyek menggunakan metode ini untuk mempermudah pelaksanaan proyek. Di WBS, tugas yang jauh lebih besar dipecah menjadi bagian pekerjaan yang dapat dikelola. Potongan ini dapat dengan mudah diawasi dan diperkirakan.

WBS tidak terbatas pada bidang tertentu dalam hal aplikasi. Metodologi ini dapat digunakan untuk semua jenis manajemen proyek.

Berikut adalah beberapa alasan untuk membuat WBS dalam sebuah proyek:

Organisasi proyek yang akurat dan mudah dibaca.
Penugasan tanggung jawab yang akurat kepada tim proyek.
Menunjukkan tonggak proyek dan titik kontrol.
Membantu memperkirakan biaya, waktu dan risiko.
Gambarkan ruang lingkup proyek, sehingga para pemangku kepentingan dapat memiliki pemahaman yang lebih baik tentang hal yang sama.

Pembangunan WBS

Mengidentifikasi kiriman utama proyek adalah titik awal untuk mendapatkan struktur rincian kerja.

Langkah penting ini biasanya dilakukan oleh manajer proyek dan ahli materi pelajaran (UKM) yang terlibat dalam proyek. Setelah langkah ini selesai, ahli materi pelajaran mulai memecah tugas tingkat tinggi menjadi beberapa bagian pekerjaan yang lebih kecil.

Dalam proses memecah tugas, seseorang dapat memecahnya menjadi berbagai tingkat detail. Seseorang dapat merinci tugas tingkat tinggi menjadi sepuluh sub-tugas sementara yang lain dapat merinci tugas tingkat tinggi yang sama menjadi 20 sub-tugas.

Oleh karena itu, tidak ada aturan yang pasti tentang bagaimana Anda harus memecah tugas di WBS. Sebaliknya, tingkat kerusakan adalah masalah jenis proyek dan gaya manajemen yang diikuti untuk proyek tersebut.

Secara umum, ada beberapa "aturan" yang digunakan untuk menentukan bagian tugas terkecil. Dalam aturan "dua minggu", tidak ada yang dibagi kurang dari dua minggu kerja.

Artinya, tugas WBS paling kecil minimal dua minggu lamanya. 8/80 adalah aturan lain yang digunakan saat membuat WBS. Aturan ini menyiratkan bahwa tidak ada tugas yang harus kurang dari 8 jam kerja dan tidak boleh lebih dari 80 jam kerja.

Seseorang dapat menggunakan berbagai bentuk untuk menampilkan WBS mereka. Beberapa menggunakan struktur pohon untuk menggambarkan WBS, sementara yang lain menggunakan daftar dan tabel. Menguraikan adalah salah satu cara termudah untuk mewakili WBS.

Contoh berikut adalah WBS yang diuraikan:

Ada banyak tujuan desain untuk WBS. Beberapa tujuan penting adalah sebagai berikut:

Memberikan visibilitas pada upaya kerja penting.
Memberikan visibilitas pada upaya kerja yang berisiko.
Gambarkan korelasi antara aktivitas dan hasil.
Tunjukkan kepemilikan yang jelas oleh pemimpin tugas.

Diagram WBS

Dalam diagram WBS, ruang lingkup proyek diekspresikan secara grafis. Biasanya diagram dimulai dengan objek grafik atau kotak di bagian atas, yang mewakili keseluruhan proyek. Lalu, ada sub-komponen di bawah kotak.

Kotak-kotak ini mewakili kiriman proyek. Di bawah setiap kiriman, ada sub-elemen yang terdaftar. Sub-elemen ini adalah kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai hasil kerja.

Meskipun sebagian besar diagram WBS dirancang berdasarkan pengiriman, beberapa WBS dibuat berdasarkan tahapan proyek. Biasanya, proyek teknologi informasi sangat cocok dengan model WBS.

Oleh karena itu, hampir semua proyek teknologi informasi memanfaatkan WBS.

Selain penggunaan WBS secara umum, ada tujuan khusus untuk mendapatkan WBS juga. WBS adalah masukan untuk bagan Gantt, alat yang digunakan untuk tujuan manajemen proyek.

Bagan Gantt digunakan untuk melacak perkembangan tugas yang diturunkan oleh WBS.

Berikut adalah contoh diagram WBS: