Perangkat Lunak Manajemen Proyek

pengantar

Karena manajemen proyek merupakan salah satu fungsi inti dari sebuah organisasi bisnis, maka fungsi manajemen proyek harus didukung oleh perangkat lunak. Sebelum perangkat lunak lahir, manajemen proyek sepenuhnya dilakukan melalui kertas. Hal ini akhirnya menghasilkan banyak dokumen kertas dan mencari informasi di dalamnya yang bukan merupakan pengalaman yang menyenangkan.

Setelah perangkat lunak tersedia dengan biaya yang terjangkau untuk organisasi bisnis, perusahaan pengembangan perangkat lunak mulai mengembangkan perangkat lunak manajemen proyek. Ini menjadi sangat populer di antara semua industri dan perangkat lunak ini dengan cepat diadopsi oleh komunitas manajemen proyek.

Jenis Perangkat Lunak Manajemen Proyek

1 - Desktop

Ada dua jenis perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia untuk manajer proyek. Kategori pertama dari perangkat lunak tersebut adalah perangkat lunak desktop. Microsoft Project adalah contoh yang bagus untuk tipe ini. Anda dapat mengelola seluruh proyek Anda menggunakan MS Project, tetapi Anda perlu membagikan dokumen elektronik dengan orang lain, saat kolaborasi diperlukan.

Semua pembaruan harus dilakukan pada dokumen yang sama oleh pihak terkait dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, perangkat lunak manajemen proyek desktop memiliki batasan ketika harus diperbarui dan dipelihara oleh lebih dari satu orang.

2 - Berbasis Web

Sebagai solusi untuk masalah di atas, perangkat lunak manajemen proyek berbasis web diperkenalkan. Dengan tipe ini, pengguna dapat mengakses aplikasi web dan membaca, menulis atau mengubah kegiatan terkait manajemen proyek.

Ini adalah solusi yang bagus untuk proyek yang didistribusikan di seluruh departemen dan geografi. Dengan cara ini, semua pemangku kepentingan proyek memiliki akses ke detail proyek pada waktu tertentu. Khususnya, model ini adalah yang terbaik untuk tim virtual yang beroperasi di Internet.

Karakteristik Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Ketika datang untuk memilih perangkat lunak manajemen proyek, ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan. Tidak semua proyek dapat memanfaatkan semua fitur yang ditawarkan oleh perangkat lunak manajemen proyek.

Oleh karena itu, Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang persyaratan proyek Anda sebelum mencoba memilih satu untuk Anda. Berikut adalah aspek terpenting dari perangkat lunak manajemen proyek:

1 - Kolaborasi

Perangkat lunak manajemen proyek harus memfasilitasi kolaborasi tim. Ini berarti bahwa pemangku kepentingan yang relevan dari proyek harus dapat mengakses dan memperbarui dokumen proyek kapan pun mereka mau.

Oleh karena itu, perangkat lunak manajemen proyek harus memiliki kontrol akses dan manajemen otentikasi untuk memberikan tingkat akses yang besar kepada pemangku kepentingan proyek.

2 - Penjadwalan

Penjadwalan adalah salah satu fitur utama yang harus disediakan oleh perangkat lunak manajemen proyek. Biasanya, perangkat lunak manajemen proyek modern menyediakan kemampuan untuk menggambar bagan Gantt dalam hal penjadwalan aktivitas.

Selain itu, dependensi aktivitas juga dapat ditambahkan ke jadwal, jadi perangkat lunak tersebut akan menunjukkan jalur kritis proyek dan kemudian mengubah jalur kritis secara otomatis.

Baselining juga merupakan fitur berguna yang ditawarkan oleh perangkat lunak manajemen proyek. Biasanya, sebuah proyek didasarkan pada saat persyaratan diselesaikan.

Ketika persyaratan diubah dan persyaratan baru ditambahkan ke proyek nanti, tim manajemen proyek dapat membandingkan jadwal baru dengan jadwal baseline secara otomatis untuk memahami ruang lingkup proyek dan penyimpangan biaya.

3 - Pelacakan Masalah

Selama siklus hidup proyek, mungkin ada banyak masalah terkait proyek yang membutuhkan pelacakan dan pemantauan konstan. Cacat perangkat lunak adalah salah satu contoh bagus untuk ini.

Oleh karena itu, perangkat lunak manajemen proyek harus memiliki fitur untuk melacak dan memantau masalah yang dilaporkan oleh berbagai pemangku kepentingan proyek.

4 - Manajemen Portofolio Proyek

Manajemen portofolio proyek adalah salah satu aspek kunci ketika sebuah organisasi terlibat dalam lebih dari satu proyek. Organisasi harus dapat mengukur dan memantau banyak proyek, sehingga organisasi tahu bagaimana kemajuan proyek secara keseluruhan.

Jika Anda adalah perusahaan kecil dengan hanya beberapa proyek, Anda mungkin tidak menginginkan fitur ini. Dalam kasus seperti itu, Anda harus memilih perangkat lunak manajemen proyek tanpa manajemen portofolio proyek, karena fitur tersebut bisa jadi cukup mahal untuk Anda.

5 - Manajemen Dokumen

Sebuah proyek memiliki banyak dokumen yang digunakan. Sebagian besar dokumen ini harus dapat diakses oleh pemangku kepentingan proyek. Oleh karena itu, perangkat lunak manajemen proyek harus memiliki fasilitas manajemen dokumen dengan sistem kendali akses yang benar.

Selain itu, dokumen perlu diversi setiap kali diperbarui. Oleh karena itu, fitur manajemen dokumen harus mendukung pembuatan versi dokumen juga.

6 - Manajemen Sumber Daya

Manajemen sumber daya proyek adalah salah satu harapan utama dari perangkat lunak manajemen proyek. Ini termasuk sumber daya manusia dan jenis lainnya.

Perangkat lunak manajemen proyek harus menunjukkan pemanfaatan setiap sumber daya sepanjang siklus hidup proyek.

Kesimpulan

Praktik manajemen proyek modern membutuhkan bantuan perangkat lunak manajemen proyek. Praktik manajemen proyek modern rumit sehingga tidak dapat beroperasi tanpa menggunakan perangkat lunak.

Saat memilih perangkat lunak manajemen proyek yang tepat untuk tujuan Anda, Anda perlu mengevaluasi karakteristik perangkat lunak dan sesuai dengan persyaratan manajemen proyek Anda.

Jangan pernah memilih satu dengan fitur lebih dari yang Anda butuhkan, karena biasanya perangkat lunak manajemen proyek datang dengan label harga tinggi. Selain itu, memiliki lebih dari fitur yang diperlukan dapat membuat kebingungan saat menggunakan perangkat lunak dalam praktiknya.