Manajemen Berbasis Proses

pengantar

Manajemen berbasis proses adalah teknik manajemen yang menyelaraskan visi, misi, dan sistem nilai inti bisnis ketika merumuskan strategi perusahaan.

Ini membantu menentukan kebijakan yang mengatur operasi perusahaan, yang dimaksud; sambil memastikan bahwa perusahaan tidak hanya berfungsi pada platform efisiensi saja, tetapi juga efektivitas.

Karena manajemen berbasis proses dimulai dari bidang strategis, arah proyek yang dilakukan tetap tidak berubah, tidak seperti dalam hal tujuan yang dirumuskan pada tingkat taktis, di mana beberapa proyek cenderung menyimpang dari jalur. Bekerja menuju tujuan bersama membantu mencapai harmoni di berbagai kelompok kerja dan departemen.

Namun, harus diulangi kembali bahwa dukungan strategis saja tidak cukup untuk membuat filosofi manajemen berbasis proses, sukses; dan bahwa manajemen menengah dan karyawan juga, perlu mengakui peran mereka dalam proses tersebut dan mengambil kepemilikan atasnya untuk hasil yang optimal.

Enam Tahapan dalam Manajemen Berbasis Proses

(1) Mendefinisikan proses

Proses perlu diidentifikasi dan didokumentasikan dengan jelas agar menghasilkan kejelasan.

Dokumentasi departemen, perjanjian berbasis pelanggan, manual pembelian dan diagram alur proses semuanya akan membantu dalam mendokumentasikan proses yang disebutkan di atas.

Masukan yang diperlukan agar proses dapat berjalan, keluaran yang diharapkan dari proses dan orang-orang atau departemen yang bertanggung jawab untuk setiap bagian dari proses harus diidentifikasi sehingga kepemilikan dan akuntabilitas tidak terganggu.

(2) Menetapkan langkah-langkah untuk mengevaluasi proses

Kinerja proses perlu diukur, jika keefektifan, kualitas, dan jadwal akan dipantau dan diperbaiki.

Idealnya, metrik yang dipilih harus dapat diukur, sehingga kejelasan tetap terjaga. Namun, ini mungkin tidak selalu memungkinkan, tetapi data komparatif dan tolok ukur yang relevan selalu dapat diperoleh untuk analisis yang relevan.

(3) Menganalisis kinerja proses

Berbagai alat tersedia untuk menganalisis kinerja proses dengan mudah.

Representasi grafis, diagram batang, diagram lingkaran, analisis varians, analisis gap, dan analisis sebab-akibat menjadi beberapa yang paling populer.

(4) Menganalisis stabilitas proses dan menetapkan tujuan baru jika diperlukan

Di bawah fase manajemen berbasis proses ini, audit kepatuhan akan membantu dalam menganalisis stabilitas proses.

Jika ternyata diinginkan, tujuan baru perlu ditetapkan dan ini harus disesuaikan dengan arah strategis perusahaan.

(5) Perbaikan perencanaan

Perbaikan proses harus direncanakan sejalan dengan visi organisasi, pernyataan misi dan budayanya.

Sumber daya yang memadai harus dialokasikan dan tim yang efektif harus ada jika perubahan yang diusulkan ingin berhasil.

(6) Implementasi perbaikan

Di sinilah setiap perbaikan yang direncanakan menjadi kenyataan dari draf berbasis kertas sebelumnya. Pelatihan dapat dilakukan jika dan bila diperlukan dan dukungan staf harus dikumpulkan sedapat mungkin.

Setelah itu, pemantauan rutin dan peningkatan berkelanjutan perlu difasilitasi jika organisasi ingin menjadi salah satu organisasi kelas dunia.

Mengidentifikasi organisasi berbasis proses

Organisasi berbasis proses akan memiliki beberapa karakteristik yang melekat yang membuatnya dapat langsung dikenali.

Misalnya, perusahaan seperti itu akan memandang bisnis sebagai kumpulan proses, memiliki rencana strategis yang mendorong proses dengan komitmen dari manajemen puncak ke bawah, dan proses semacam itu akan selaras dengan tujuan dan hasil bisnis utama organisasi.

Standarisasi proses, ketergantungan yang tinggi pada keakuratan data, dan pencarian berkelanjutan untuk perbaikan berkelanjutan adalah keunggulan lebih lanjut dari organisasi berbasis proses.

Keuntungan dari manajemen berbasis proses

Manfaat mengadopsi manajemen berbasis proses banyak.

Perbaikan dalam proses saat ini meningkatkan aktivitas yang menambah nilai, pengurangan biaya dan keselarasan dengan visi strategis organisasi adalah manfaat yang paling dicari.

Ini juga memfasilitasi teknik alokasi biaya modern seperti penetapan biaya berdasarkan aktivitas. Manajemen berbasis proses membantu sistem agar sesuai dengan standar nasional dan internasional tertentu dan dengan persyaratan badan pengatur terkenal.

Kesimpulan

Manajemen berbasis proses adalah alat yang sangat berharga dalam kepuasan dan retensi pelanggan, karena mengidentifikasi proses utama yang mengutamakan kepentingan dan kepuasan pemangku kepentingan.

Seperti banyak, manajer yang cerdas di eselon yang lebih tinggi telah menyadari bahwa visi perusahaan cenderung tidak berubah seiring waktu, dibandingkan dengan tujuan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai visi ini.

Oleh karena itu, manajemen berbasis proses mengharuskan manajer untuk mengevaluasi proses yang ada dan mengambil langkah-langkah untuk menyesuaikan struktur dan fungsi organisasi yang bersangkutan, sehingga efisiensi maksimum dapat diperoleh.

Faktor variabel seperti perubahan dalam ekspektasi pelanggan, fluktuasi ekonomi secara umum dan kebutuhan untuk mengembangkan lini produk yang lebih baik akan menghasilkan tenaga kerja yang lebih inovatif yang mengambil alih kepemilikan tugas dan memulai kinerja yang lebih baik dalam bidang keahlian terkait mereka.