Manajemen Portofolio Proyek
pengantar
Ketika ada banyak proyek yang dijalankan oleh suatu organisasi, penting bagi organisasi untuk mengelola portofolio proyek mereka. Ini membantu organisasi untuk mengkategorikan proyek dan menyelaraskan proyek dengan tujuan organisasi mereka.
Project Portfolio Management (PPM) adalah proses manajemen dengan bantuan metode yang bertujuan membantu organisasi memperoleh informasi dan memilah proyek sesuai dengan serangkaian kriteria.
Tujuan Manajemen Portofolio Proyek
Sama seperti manajemen portofolio keuangan, manajemen portofolio proyek juga memiliki tujuan sendiri. Tujuan ini dirancang untuk memberikan hasil yang diharapkan melalui pemain tim yang koheren.
Dalam hal tujuan, faktor-faktor berikut perlu diuraikan.
Kebutuhan untuk membuat dokumen deskriptif yang berisi informasi penting seperti nama proyek, perkiraan jangka waktu, biaya dan tujuan bisnis.
Proyek perlu dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa proyek tersebut memenuhi target dan tetap pada jalurnya.
Pemilihan pemain tim, yang akan bekerja untuk mencapai tujuan proyek.
Manfaat Manajemen Portofolio Proyek
Manajemen portofolio proyek memastikan bahwa proyek memiliki serangkaian tujuan, yang bila diikuti akan membawa hasil yang diharapkan. Lebih lanjut, PPM dapat digunakan untuk melakukan perubahan organisasi yang akan menciptakan struktur yang fleksibel dalam organisasi dalam hal pelaksanaan proyek. Dengan cara ini, perubahan tidak akan menjadi ancaman bagi organisasi.
Manfaat berikut dapat diperoleh melalui manajemen portofolio proyek yang efisien:
Adaptasi yang lebih besar terhadap perubahan.
Tinjauan yang konstan dan pemantauan ketat menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi.
Perspektif manajemen sehubungan dengan manajemen portofolio proyek dipandang sebagai 'inisiatif menuju pengembalian yang lebih tinggi'. Oleh karena itu, hal ini tidak akan dianggap sebagai faktor yang merugikan pekerjaan.
Identifikasi dependensi lebih mudah diidentifikasi. Ini akan menghilangkan beberapa inefisiensi yang terjadi.
Keunggulan dibandingkan pesaing lain (keunggulan kompetitif).
Membantu berkonsentrasi pada strategi, yang akan membantu mencapai target daripada berfokus pada proyek itu sendiri.
Tanggung jawab TI difokuskan pada bagian bisnis daripada tersebar di beberapa bagian.
Gabungan proyek TI dan bisnis dipandang sebagai kontributor untuk mencapai tujuan organisasi.
Alat Manajemen Portofolio Proyek
Ada banyak alat yang dapat digunakan untuk manajemen portofolio proyek. Berikut adalah fitur penting dari alat tersebut:
Metode evaluasi proyek yang sistematis.
Sumber daya perlu direncanakan.
Biaya dan manfaat perlu dijaga tetap pada jalurnya.
Melakukan analisis manfaat biaya.
Laporan kemajuan dari waktu ke waktu.
Akses ke informasi jika diperlukan.
Mekanisme komunikasi, yang akan mengambil informasi yang diperlukan.
Teknik yang Digunakan untuk Mengukur PPM
Ada berbagai macam teknik yang digunakan untuk mengukur atau mendukung proses PPM dari waktu ke waktu. Namun, ada tiga jenis teknik yang banyak digunakan:
Model heuristik.
Teknik penilaian.
Teknik Visual atau Pemetaan.
Penggunaan teknik seperti itu harus dilakukan dengan mempertimbangkan tujuan proyek dan organisasi, keterampilan sumber daya dan infrastruktur untuk manajemen proyek.
Mengapa Manajer Proyek Berfokus pada PPM?
PPM sangat penting untuk sebuah proyek agar berhasil serta untuk mengidentifikasi setiap keterlambatan jika itu terjadi. Manajer Proyek sering menghadapi situasi sulit yang timbul karena kurangnya perencanaan dan terkadang hal ini dapat menyebabkan penarikan proyek.
Merupakan tanggung jawab utama manajer proyek untuk memastikan bahwa ada cukup sumber daya yang tersedia untuk proyek yang dilakukan organisasi. Sumber daya yang tepat akan memastikan bahwa proyek selesai dalam waktu yang ditentukan dan disampaikan tanpa mengorbankan kualitas.
Manajer proyek juga mungkin ingin mengerjakan proyek, yang diberikan prioritas dan nilai tertinggi bagi organisasi. Ini akan memungkinkan manajer proyek untuk menyampaikan dan menerima dukungan untuk proyek berkualitas yang telah mereka lakukan. PPM memastikan bahwa tujuan manajemen proyek ini akan tercapai.
Model Lima Pertanyaan
Model lima pertanyaan manajemen portofolio proyek menggambarkan bahwa manajer proyek diharuskan untuk menjawab lima pertanyaan penting sebelum dimulainya serta selama pelaksanaan proyek.
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek.
Kesimpulan
Manajemen portofolio proyek ditujukan untuk mengurangi inefisiensi yang terjadi saat menjalankan suatu proyek dan menghilangkan potensi risiko, yang dapat terjadi karena kurangnya informasi atau sistem yang tersedia.
Ini membantu organisasi untuk menyelaraskan pekerjaan proyeknya untuk memenuhi proyek sambil memanfaatkan sumber dayanya secara maksimal.
Oleh karena itu, semua manajer proyek organisasi perlu memiliki kesadaran akan manajemen portofolio proyek organisasi agar dapat berkontribusi pada tujuan organisasi saat melaksanakan proyek masing-masing.