Manajemen Komunikasi
pengantar
Seringkali Anda akan menjumpai organisasi yang menekankan pentingnya manajemen komunikasi yang baik. Organisasi memiliki manajemen komunikasi yang tepat merupakan hal yang empiris.
Setelah ini tercapai, organisasi selangkah lebih dekat untuk mencapai tujuan bisnisnya secara keseluruhan. Manajemen komunikasi mengacu pada rencana sistematis, yang mengimplementasikan dan memantau saluran dan konten komunikasi.
Untuk menjadi manajer yang baik, seseorang harus memiliki pendekatan kontingensi ketika berkomunikasi dengan karyawan.
Manajemen komunikasi yang efektif dianggap sebagai jalur penyelamat bagi banyak proyek yang dilakukan organisasi serta departemen organisasi mana pun.
Lima W Manajemen Komunikasi
Lima W dalam komunikasi sangat penting dan perlu diperhatikan agar proyek atau fungsi organisasi berhasil melalui manajemen komunikasi yang efektif.
Berikut adalah lima W dari manajemen komunikasi:
Informasi apa yang penting untuk proyek tersebut?
Siapa yang membutuhkan informasi dan jenis informasi apa yang dibutuhkan?
Berapa durasi waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi?
Jenis atau format informasi apa yang dibutuhkan?
Siapakah orang yang akan bertanggung jawab untuk mengirimkan informasi yang dikumpulkan?
Lima W dalam manajemen komunikasi hanyalah pedoman. Oleh karena itu, Anda memang perlu mempertimbangkan pertimbangan lain, seperti biaya dan akses informasi.
Proses Komunikasi
Tujuan utama manajemen komunikasi adalah untuk memastikan kelancaran arus informasi baik dari antara dua orang atau satu kelompok.
Mari kita periksa proses komunikasi dengan menggunakan diagram.
Proses komunikasi terdiri dari tiga divisi utama; pengirim mengirimkan pesan melalui saluran ke penerima. Sesuai diagram di atas, pengirim terlebih dahulu mengembangkan ide, yang kemudian dapat diproses sebagai pesan.
Pesan ini dikirim ke penerima. Penerima harus menafsirkan pesan untuk memahami maknanya.
Dalam hal interpretasi, konteks pesan harus digunakan untuk mendapatkan maknanya. Selanjutnya, untuk model proses komunikasi ini, Anda juga akan memanfaatkan encoding dan decoding.
Encoding mengacu pada pengembangan pesan dan decoding mengacu pada menafsirkan atau memahami pesan. Anda juga akan melihat faktor umpan balik, yang melibatkan pengirim dan penerima.
Umpan balik sangat penting untuk setiap proses komunikasi agar berhasil. Umpan balik memungkinkan manajer atau supervisor langsung untuk menganalisis seberapa baik bawahan memahami informasi yang diberikan dan untuk mengetahui kinerja pekerjaan.
Metode Komunikasi
Memahami proses komunikasi saja tidak akan menjamin kesuksesan bagi manajer atau organisasi. Manajer perlu mengetahui metode yang digunakan dalam proses komunikasi.
Metode komunikasi standar yang banyak digunakan oleh manajer dan organisasi di seluruh dunia adalah metode tertulis atau lisan.
Terlepas dari dua mekanisme ini, komunikasi non-verbal adalah metode penting lainnya yang digunakan untuk menilai komunikasi dalam organisasi.
Komunikasi non-verbal mengacu pada penggunaan bahasa tubuh sebagai metode komunikasi. Cara ini akan mencakup gerak tubuh, tindakan, penampilan fisik serta penampilan dan sikap wajah.
Meskipun sebagian besar metode ini masih digunakan untuk sebagian besar organisasi, penggunaan e-mail dan media elektronik lainnya sebagai metode komunikasi telah mengurangi kebutuhan komunikasi tatap muka.
Hal ini terkadang mengarah pada situasi di mana kedua pihak yang terlibat tidak percaya atau merasa nyaman satu sama lain dan juga pesan dapat dengan mudah disalahartikan.
Keterampilan Komunikasi Lisan
Sebagian besar komunikasi lisan terlibat langsung dalam manajemen komunikasi. Misalnya, jika seorang manajer tidak berbicara atau menjelaskan kepada tim penjualan, ini dapat menyebabkan perbedaan dalam tujuan dan pencapaian.
Ada dua aspek komunikasi lisan, mendengarkan aktif dan umpan balik konstruktif.
Mendengarkan Aktif
Di sinilah orang yang menerima pesan memperhatikan informasi, menafsirkan dan mengingat.
Seperti yang akan Anda sadari, mendengarkan membantu Anda memperhatikan dan berikut adalah beberapa poin, yang menggambarkan mendengarkan secara aktif.
Melakukan kontak mata dengan pihak terkait
Pastikan untuk mengklarifikasi pertanyaan jika tidak jelas
Menghindari penggunaan gerakan yang mengganggu atau tidak nyaman
Umpan balik yang membangun
Di sinilah para manajer sering kali gagal. Umpan balik perlu bersifat konstruktif dan kemudian akan membantu karyawan untuk membentuk kinerja mereka, bukan sekadar kritik.
Kesimpulan
Manajemen komunikasi sangat penting untuk setiap organisasi terlepas dari ukurannya. Ini berkontribusi untuk mencapai tujuan keseluruhan perusahaan serta menciptakan lingkungan yang positif dan ramah.
Proses komunikasi yang efektif dalam organisasi akan mengarah pada peningkatan laba, kepuasan karyawan yang tinggi dan pengenalan merek.