Alat Manajemen Proyek

pengantar

Manajemen proyek adalah salah satu tugas dengan tanggung jawab tinggi dalam organisasi modern. Manajemen proyek digunakan dalam banyak jenis proyek mulai dari pengembangan perangkat lunak hingga pengembangan pesawat tempur generasi berikutnya.

Untuk menjalankan proyek dengan sukses, manajer proyek atau tim manajemen proyek harus didukung oleh seperangkat alat.

Alat-alat ini dapat berupa alat yang dirancang khusus atau alat produktivitas biasa yang dapat diadopsi untuk pekerjaan manajemen proyek.

Penggunaan alat-alat semacam itu biasanya membuat para manajer proyek bekerja dengan mudah serta menstandarkan pekerjaan dan rutinitas seorang manajer proyek.

Berikut adalah beberapa alat yang digunakan oleh manajer proyek di semua domain:

Rencana proyek

Semua proyek yang harus dikelola oleh manajer proyek harus memiliki rencana proyek. Rencana proyek merinci banyak aspek proyek yang akan dilaksanakan.

Pertama-tama, ini merinci ruang lingkup proyek. Kemudian, menjelaskan pendekatan atau strategi yang digunakan untuk menangani ruang lingkup proyek dan tujuan proyek.

Strategi adalah inti dari rencana proyek. Strategi tersebut dapat bervariasi tergantung pada tujuan proyek dan persyaratan proyek tertentu.

Alokasi sumber daya dan jadwal pengiriman adalah dua komponen utama dari rencana proyek. Ini merinci setiap aktivitas yang terlibat dalam proyek serta informasi seperti siapa yang menjalankannya dan kapan.

Ini adalah informasi penting bagi manajer proyek serta semua pemangku kepentingan proyek lainnya.

Daftar Periksa Milestone

Ini adalah salah satu alat terbaik yang dapat digunakan manajer proyek untuk menentukan apakah dia berada di jalur yang benar dalam hal kemajuan proyek.

Manajer proyek tidak harus menggunakan perangkat lunak yang mahal untuk melacaknya. Manajer proyek dapat menggunakan templat Excel sederhana untuk melakukan pekerjaan ini.

Daftar periksa pencapaian harus berupa dokumen langsung yang harus diperbarui sekali atau dua kali seminggu.

Bagan Gantt

Bagan Gantt menggambarkan jadwal proyek dan menunjukkan kepada manajer proyek saling ketergantungan dari setiap kegiatan. Bagan Gantt digunakan secara universal untuk semua jenis proyek mulai dari konstruksi hingga pengembangan perangkat lunak.

Meskipun mendapatkan bagan Gantt terlihat cukup mudah, ini adalah salah satu tugas paling kompleks saat proyek terlibat dalam ratusan aktivitas.

Ada banyak cara untuk membuat bagan Gantt. Jika proyeknya kecil dan sederhana, Anda dapat membuat bagan Gantt Anda sendiri di Excel atau mengunduh templat Excel dari Internet.

Jika proyek memiliki nilai finansial tinggi atau eksposur risiko tinggi, maka manajer proyek dapat menggunakan perangkat lunak seperti MS Project.

Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Dengan diperkenalkannya teknologi komputer, ada sejumlah perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus untuk tujuan manajemen proyek. MS Project adalah salah satu alat yang telah memenangkan hati manajer proyek di seluruh dunia.

Proyek MS dapat digunakan sebagai alat mandiri untuk melacak kemajuan proyek atau dapat digunakan untuk melacak proyek kompleks yang didistribusikan di banyak wilayah geografis dan dikelola oleh sejumlah manajer proyek.

Ada banyak paket perangkat lunak lain untuk manajemen proyek selain MS Project. Sebagian besar tambahan baru ini adalah portal online untuk kegiatan manajemen proyek di mana anggota proyek memiliki akses ke detail dan kemajuan proyek dari mana saja.

Ulasan Proyek

Mekanisme tinjauan proyek yang komprehensif adalah alat yang hebat untuk manajemen proyek. Perusahaan yang lebih matang cenderung memiliki tinjauan proyek yang lebih ketat dan komprehensif dibandingkan dengan tinjauan dasar yang dilakukan oleh organisasi yang lebih kecil.

Dalam tinjauan proyek, kemajuan proyek dan kepatuhan terhadap standar proses terutama dipertimbangkan. Biasanya, tinjauan proyek disertai dengan audit proyek oleh pihak ketiga (internal atau eksternal).

Ketidakpatuhan dan item tindakan kemudian dilacak untuk menyelesaikannya.

Ulasan Pengiriman

Tinjauan pengiriman memastikan bahwa pengiriman yang dilakukan oleh tim proyek memenuhi persyaratan pelanggan dan mematuhi pedoman umum kualitas.

Biasanya, tim pihak ke-3 atau pengawas (internal) melakukan tinjauan pengiriman dan pemangku kepentingan utama pengiriman proyek berpartisipasi untuk acara ini.

Tinjauan pengiriman dapat memutuskan untuk menolak pengiriman karena standar kualitas dan ketidaksesuaian.

Kartu Skor

Dalam hal kinerja tim proyek, kartu skor adalah cara untuk melacaknya. Setiap manajer proyek bertanggung jawab untuk mengakses kinerja anggota tim dan melaporkannya ke manajemen atas dan SDM.

Informasi ini kemudian digunakan untuk tujuan promosi serta pengembangan sumber daya manusia. Kartu skor dan penilaian kinerja yang komprehensif dapat menempatkan anggota tim pada posisi yang benar.

Kesimpulan

Seorang manajer proyek tidak dapat melaksanakan pekerjaannya tanpa seperangkat alat yang tepat. Alat-alat ini tidak harus berupa perangkat lunak terkenal atau semacamnya, tetapi dapat menjadi teknik yang cukup sederhana dan terbukti untuk mengelola pekerjaan proyek.

Memiliki seperangkat alat manajemen proyek yang solid selalu membuat pekerjaan manajer proyek menyenangkan dan produktif.