Alat Bagan RACI
pengantar
RACI menunjukkan Responsible, Accountable, Consulted and Informed, yang merupakan empat parameter yang digunakan dalam matriks yang digunakan dalam pengambilan keputusan. Alat bagan RACI menguraikan kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi dengan orang atau peran.
Dalam sebuah organisasi, orang dapat dialokasikan atau ditugaskan ke peran tertentu yang menjadi tanggung jawab, akuntabilitas, konsultasi atau informasi mereka.
Alat bagan RACI adalah alat yang hebat untuk mengidentifikasi peran karyawan dalam suatu organisasi. Alat ini dapat digunakan dengan sukses jika ada kebingungan peran di dalam perusahaan. Kebingungan peran dapat menyebabkan budaya kerja yang tidak produktif.
Parameter dalam Alat Bagan RACI
Alat bagan RACI mewakili empat parameter seperti yang telah kita catat di Pendahuluan. Berikut adalah arti dari masing-masing parameter ini:
Responsible: Ini adalah orang, yang melakukan tugas atau pekerjaan dan dia bertanggung jawab atas pekerjaan itu.
Accountable: Terutama orang yang bertanggung jawab atas tugas atau pekerjaan.
Consulted: Orang, yang memberi umpan balik, berkontribusi jika diperlukan.
Informed: Penanggung jawab yang perlu mengetahui tindakan atau keputusan yang diambil.
Contoh alat RACI
Manfaat Alat Bagan RACI
Berikut adalah manfaat yang terkenal dari alat ini untuk organisasi bisnis:
Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan atau departemen tertentu
Memastikan bahwa proses tidak terlewatkan
Memastikan bahwa rekrutan baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab mereka
Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab proyek
Mendistribusikan kembali pekerjaan antar kelompok untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat
Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi
Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang di dalam organisasi
Bagaimana Alat Grafik RACI Digunakan?
Mengidentifikasi fungsi dan proses utama dalam suatu organisasi adalah langkah pertama untuk menggunakan alat bagan RACI. Kemudian, organisasi perlu menguraikan aktivitas yang berlangsung dan harus menghindari aktivitas lain-lain.
Berikut adalah langkah-langkah rinci untuk menggunakan alat bagan RACI:
Jelaskan setiap aktivitas yang telah terjadi.
Buat frase untuk menunjukkan hasil dari keputusan yang dibuat.
Keputusan dan aktivitas perlu diterapkan pada peran tersebut daripada menargetkan orang tersebut.
Buat matriks, yang mewakili peran dan aktivitas dan masukkan Kode RACI yang dibuat.
Setelah semua data yang relevan telah dikumpulkan dan dimasukkan ke alat bagan RACI, setiap ketidaksesuaian perlu diselesaikan.
Mengubah Masalah Manajemen
Alasan utama untuk membuat alat bagan RACI adalah untuk menyelesaikan masalah organisasi. Ini melihat tiga faktor utama:
Konsepsi peran: Sikap atau pemikiran orang terhadap peran pekerjaan mereka
Harapan peran: Harapan seseorang sehubungan dengan peran pekerjaan orang lain.
Perilaku peran: Aktivitas orang dalam fungsi pekerjaannya.
Ketiga konsep ini membantu manajemen untuk mengidentifikasi kesalahpahaman yang dimiliki orang terhadap peran pekerjaan mereka.
Alasan Kebingungan Peran
Meskipun kebingungan peran dapat diselesaikan menggunakan alat bagan RACI, selalu ada baiknya untuk mengidentifikasi alasan di balik kebingungan tersebut. Ini membantu organisasi untuk menghindari situasi seperti itu terjadi di masa depan.
Berikut adalah beberapa alasan kebingungan peran:
Keseimbangan kerja yang tidak tepat
Waktu kosong
Mengoper bola, tidak bertanggung jawab
Bingung siapa yang membuat keputusan
Komunikasi yang tidak efektif
De-motivation
Mengisi waktu idle dengan membuat dan memperhatikan waktu yang tidak penting
Tidak peduli karena peduli ada seseorang sikap
Kapan Menggunakan RACI Chart Tool?
Alat bagan RACI dapat berhasil digunakan dalam kondisi berikut.
Agar karyawan mendapatkan pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab di sekitar proses kerja.
Untuk meningkatkan pemahaman fungsi antara departemen dan tanggung jawab dalam departemen seseorang.
Untuk mendefinisikan dengan jelas peran dan tanggung jawab anggota tim, yang mengerjakan proyek.
Langkah-langkah yang Diambil Saat Merancang Alat Bagan RACI
Langkah pertama untuk merancang alat bagan RACI adalah bahwa manajemen perlu mengidentifikasi proses atau fungsi yang menghadapi masalah. Proses atau fitur perlu diselidiki secara menyeluruh dalam hal persyaratan dan tujuannya.
Peran atau fungsi pekerjaan perlu diidentifikasi dalam hal mana yang akan terkena dampak dan siapa yang akan menerapkan perubahan tersebut.
Peran yang akan dibuat akan dimiliki pemiliknya. Manajemen perlu menetapkan peran untuk setiap individu.
Identifikasi siapa yang memiliki peran R (bertanggung jawab) dan kemudian perlu dicantumkan dalam istilah A, C, dan I. Alat bagan RACI tidak berfungsi dengan cara di mana dua orang akan bertanggung jawab (R) untuk hal yang sama.
Review perlu dilakukan agar tidak ada duplikasi dalam prosesnya.
Kesimpulan
Alat bagan RACI adalah alat pengambilan keputusan yang berguna dan efektif yang membantu untuk menentukan peran dan tanggung jawab. Ini digunakan untuk mengidentifikasi inefisiensi peran organisasi.
Ini membantu untuk menyelesaikan masalah fungsional yang muncul dalam departemen atau antar individu.
Tujuan utama alat bagan RACI adalah untuk menghilangkan kebingungan peran dan untuk dapat memberikan produk atau layanan dengan sukses kepada pelanggan dan berkontribusi pada tujuan organisasi jangka panjang.