Manajemen pemangku kepentingan
pengantar
Saat mengerjakan sebuah proyek, ada banyak orang atau organisasi yang bergantung pada dan / atau dipengaruhi oleh produk akhir atau keluaran. Orang-orang ini adalah pemangku kepentingan dari sebuah proyek.
Manajemen pemangku kepentingan melibatkan pertimbangan berbagai kepentingan dan nilai yang dimiliki pemangku kepentingan dan menanganinya selama berlangsungnya proyek untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan senang pada akhirnya.
Cabang manajemen ini penting karena membantu organisasi untuk mencapai tujuan strategisnya dengan melibatkan lingkungan eksternal dan internal dan dengan menciptakan hubungan yang positif dengan pemangku kepentingan melalui manajemen yang baik sesuai harapan mereka.
Manajemen pemangku kepentingan juga penting karena membantu mengidentifikasi hubungan positif yang ada dengan pemangku kepentingan. Hubungan ini dapat diubah menjadi koalisi dan kemitraan, yang selanjutnya membangun kepercayaan dan mendorong kolaborasi di antara para pemangku kepentingan.
Bagaimana Manajemen Stakeholder Bekerja?
Manajemen pemangku kepentingan, dalam arti proyek bisnis, bekerja melalui sebuah strategi. Strategi ini dibuat menggunakan informasi yang dikumpulkan melalui proses berikut:
Stakeholder Identification -Pertama-tama penting untuk mencatat semua pemangku kepentingan yang terlibat, baik internal maupun eksternal. Cara ideal untuk melakukannya adalah dengan membuat peta pemangku kepentingan.
Stakeholder Analysis - Melalui analisis pemangku kepentingan, adalah tugas manajer untuk mengidentifikasi kebutuhan, antarmuka, harapan, otoritas, dan hubungan umum pemangku kepentingan.
Stakeholder Matrix -Selama proses ini, manajer memposisikan pemangku kepentingan menggunakan informasi yang dikumpulkan selama proses analisis pemangku kepentingan. Pemangku kepentingan diposisikan sesuai dengan tingkat pengaruh atau pengayaan yang mereka berikan pada proyek.
Stakeholder Engagement - Ini adalah salah satu proses terpenting dari manajemen pemangku kepentingan di mana semua pemangku kepentingan terlibat dengan manajer untuk saling mengenal dan memahami satu sama lain dengan lebih baik, di tingkat eksekutif.
Komunikasi ini penting karena memberikan kesempatan bagi manajer dan pemangku kepentingan untuk berdiskusi dan menyetujui ekspektasi dan yang terpenting menyepakati seperangkat Nilai dan Prinsip yang sama, yang akan ditaati oleh semua pemangku kepentingan.
Communicating Information - Di sini, harapan komunikasi disepakati dan cara di mana komunikasi dikelola antara pemangku kepentingan dibentuk, yaitu bagaimana dan kapan komunikasi diterima dan siapa yang menerimanya.
Stakeholder Agreements -Ini adalah Lexicon proyek atau tujuan yang ditetapkan. Semua pemangku kepentingan utama menandatangani perjanjian pemangku kepentingan ini, yang merupakan kumpulan dari semua keputusan yang disepakati.
Dalam praktik proyek manajemen modern saat ini, manajer dan pemangku kepentingan menyukai hubungan pemangku kepentingan yang jujur dan transparan.
Kegagalan dalam Manajemen Stakeholder
Beberapa organisasi masih mengalami praktik manajemen pemangku kepentingan yang buruk dan ini muncul karena:
Terlambat berkomunikasi dengan pemangku kepentingan. Hal ini tidak memungkinkan dilakukannya revisi yang cukup terhadap ekspektasi pemangku kepentingan dan karenanya pandangan mereka mungkin tidak dipertimbangkan.
Mengundang pemangku kepentingan untuk mengambil bagian dalam proses pengambilan keputusan terlalu dini. Ini menghasilkan proses pengambilan keputusan yang rumit.
Melibatkan pemangku kepentingan yang salah dalam sebuah proyek. Hal ini berakibat pada penurunan nilai kontribusinya dan pada akhirnya mengarah pada kritik eksternal.
Manajemen tidak menghargai kontribusi pemangku kepentingan. Partisipasi mereka dipandang tidak penting dan tidak penting.
Apapun cara pendekatan manajemen pemangku kepentingan, itu harus dilakukan dengan penuh perhatian untuk mencapai hasil terbaik.
Mencapai Manajemen Pemangku Kepentingan yang Baik
Keterlibatan yang tidak memadai dan komunikasi yang tidak efektif dengan pemangku kepentingan dapat menyebabkan kegagalan proyek. Berikut adalah beberapa gagasan yang dapat digunakan untuk mencapai praktik pengelolaan pemangku kepentingan yang baik:
Manajemen dan pemangku kepentingan harus bekerja sama untuk menyusun daftar tujuan dan sasaran yang realistis. Para pemangku kepentingan yang terlibat akan meningkatkan kinerja bisnis dan mereka memiliki minat aktif dalam proyek tersebut.
Komunikasi adalah kuncinya. Penting bagi pemangku kepentingan dan manajemen untuk berkomunikasi selama proyek berjalan secara teratur. Ini memastikan bahwa kedua pihak akan secara aktif terlibat dan memastikan kelancaran selama proyek berlangsung.
Menyepakati kiriman itu penting. Ini memastikan tidak ada kekecewaan yang tidak semestinya di akhir. Prototipe dan sampel selama proyek membantu pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang jelas tentang proyek akhir.
Kesimpulan
Kesimpulannya, untuk mencapai hasil dari proyek, diperlukan praktik manajemen pemangku kepentingan yang baik. Manajemen pemangku kepentingan adalah manajemen yang efektif dari semua peserta dalam sebuah proyek, baik itu kontributor eksternal maupun internal.
Bisa dibilang, elemen terpenting dalam manajemen pemangku kepentingan adalah komunikasi di mana seorang manajer harus menghabiskan 99% waktunya untuk melakukan rapat, memeriksa dan membalas email, memperbarui dan mendistribusikan laporan, dll.