Metodologi Proyek PRINCE2
pengantar
Manajemen proyek yang efektif sangat penting dalam organisasi apa pun, terlepas dari sifat bisnis dan skala organisasi.
Dari memilih proyek hingga akhir, penting bahwa proyek tersebut dikelola dengan cermat dan cermat. Ini pada dasarnya adalah peran manajer proyek dan tim karyawannya.
Mengelola dan melacak kemajuan proyek bukanlah tugas yang mudah. Setiap manajer proyek harus mengetahui (dan mengkomunikasikan kepada timnya) semua tujuan proyek, spesifikasi dan tenggat waktu yang perlu dipenuhi agar hemat biaya, menghemat waktu, dan juga untuk memastikan bahwa kualitas tetap terjaga sehingga pelanggan benar-benar puas.
Oleh karena itu, rencana proyek dan dokumen lainnya sangat penting selama proyek berlangsung. Manajemen proyek yang efektif, bagaimanapun, tidak dapat dicapai begitu saja tanpa menggunakan teknik dan metode tertentu. Salah satu metode tersebut adalah PRINCE2.
PANGERAN2. Apa itu?
PRINCE adalah singkatan dari Projects in Controlled Environments. Berhubungan dengan sedikit sejarah, metode ini pertama kali didirikan oleh Badan Pusat Komputer dan Telekomunikasi (Sekarang disebut sebagai Kantor Perdagangan Pemerintah).
Sejak saat itu, metode ini menjadi metode manajemen proyek yang sangat umum digunakan di semua bagian dunia dan oleh karena itu terbukti sangat efektif dalam berbagai hal.
Metode ini juga membantu Anda mengidentifikasi dan setelah itu menetapkan peran kepada anggota tim yang berbeda berdasarkan keahlian. Selama bertahun-tahun, ada sejumlah studi kasus positif dari proyek yang telah menggunakan metodologi manajemen proyek PRINCE2.
Metode ini berkaitan dengan berbagai aspek yang perlu dikelola dalam setiap proyek tertentu.
Diagram di bawah menggambarkan ide tersebut.
Pada diagram di atas:
Tujuh prinsip yang ditunjukkan pada diagram di atas harus diterapkan jika proyek tersebut akan disebut proyek PRINCE2. Prinsip-prinsip ini akan menunjukkan kepada Anda apakah dan seberapa baik proyek dilaksanakan dengan menggunakan metode manajemen proyek khusus ini.
Demikian pula, tema PRINCE2 mengacu pada tujuh prinsip yang perlu dirujuk setiap saat selama proyek, jika proyek tersebut benar-benar akan efektif. Jika kepatuhan terhadap prinsip-prinsip ini tidak dilacak dengan cermat dari awal proyek hingga akhir, ada kemungkinan besar bahwa proyek tersebut akan gagal seluruhnya.
Proses mengacu pada langkah-langkah yang perlu diikuti. Inilah mengapa metode ini dikenal sebagai metode 'berbasis proses'.
Terakhir, terkait dengan lingkungan proyek, penting untuk diketahui bahwa metode manajemen proyek ini tidak kaku. Perubahan dapat dilakukan berdasarkan seberapa besar proyek tersebut, dan persyaratan serta tujuan dari setiap organisasi. PRINCE2 menawarkan fleksibilitas ini untuk proyek tersebut dan inilah salah satu alasan mengapa PRINCE2 cukup populer di kalangan manajer proyek.
Pro dan Kontra Metodologi
Salah satu keuntungan menggunakan metode ini dibandingkan yang lain adalah fakta bahwa metode ini berbasis produk dan juga membagi proyek ke dalam tahapan yang berbeda sehingga mudah untuk dikelola. Ini pasti akan membantu tim proyek untuk tetap fokus dan memberikan hasil yang berkualitas di penghujung hari.
Yang paling penting dari semua manfaat adalah meningkatkan komunikasi antara semua anggota tim dan juga antara tim dan pemangku kepentingan eksternal lainnya, sehingga memberi tim lebih banyak kendali atas proyek.
Hal ini juga memberikan kesempatan kepada pemangku kepentingan untuk menyampaikan pendapat terkait pengambilan keputusan karena mereka selalu mendapatkan informasi terbaru melalui penerbitan laporan secara berkala.
PRINCE2 juga memastikan bahwa perbaikan dapat dilakukan dalam organisasi. Ini karena Anda akan dapat mengidentifikasi setiap kekurangan yang Anda buat dalam proyek dan memperbaikinya, yang tentu saja akan sangat membantu Anda dalam jangka panjang.
Fleksibilitas PRINCE2 memungkinkan perubahan ini dilakukan waktu proses. Meskipun mungkin ada beberapa implikasi dan masalah pada jadwal proyek ketika perubahan tertentu dilakukan run-time, PRINCE2 menawarkan beberapa praktik terbaik untuk meminimalkan dampaknya.
Tim Anda juga akan belajar menghemat banyak waktu dan menjadi lebih hemat dalam hal penggunaan aset dan berbagai sumber daya lainnya, sehingga memastikan bahwa Anda juga dapat menghemat banyak biaya.
Dalam hal kerugian, PRNCE2 tidak menawarkan tingkat fleksibilitas yang ditawarkan oleh beberapa metodologi manajemen proyek modern. Karena manajemen proyek, terutama dalam industri perangkat lunak, telah berkembang ke tingkat yang berbeda, PRINCE2 mungkin mengalami kesulitan dalam memenuhi beberapa kebutuhan manajemen proyek modern.
Kesimpulan
Perlu diingat bahwa PRINCE2 adalah metode yang sangat kompleks dan tidak dapat dilakukan tanpa pelatihan khusus. Kegagalan untuk memahami secara tepat cara kerjanya dapat menyebabkan banyak masalah dan kesulitan saat menjalankan proyek.
Pedoman PRINCE2 dapat diterapkan secara selektif pada proyek tertentu yang tidak berlangsung lama. Ini membuat metode ini lebih fleksibel dan dengan demikian lebih menarik bagi organisasi dan proyek yang dinamis.