Perataan Sumber Daya
pengantar
Perataan sumber daya adalah teknik dalam manajemen proyek yang mengabaikan alokasi sumber daya dan menyelesaikan kemungkinan konflik yang timbul dari alokasi berlebih. Ketika manajer proyek melakukan sebuah proyek, mereka perlu merencanakan sumber daya yang sesuai.
Ini akan menguntungkan organisasi tanpa harus menghadapi konflik dan tidak dapat menyampaikan tepat waktu. Perataan sumber daya dianggap sebagai salah satu elemen kunci untuk manajemen sumber daya dalam organisasi.
Suatu organisasi mulai menghadapi masalah jika sumber daya tidak dialokasikan dengan benar, misalnya, beberapa sumber daya mungkin dialokasikan secara berlebihan sementara yang lainnya akan dialokasikan secara kurang. Keduanya akan membawa risiko finansial bagi organisasi.
Dua Elemen Kunci dari Resource Leveling
Karena tujuan utama perataan sumber daya adalah mengalokasikan sumber daya secara efisien, sehingga proyek dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Karenanya, perataan sumber daya dapat dipecah menjadi dua bidang utama; proyek yang dapat diselesaikan dengan menggunakan semua sumber daya, yang tersedia dan proyek yang dapat diselesaikan dengan sumber daya terbatas.
Proyek, yang menggunakan sumber daya terbatas dapat diperpanjang selama periode waktu tertentu hingga sumber daya yang dibutuhkan tersedia. Jika sekali lagi, jumlah proyek yang dilakukan organisasi melebihi sumber daya yang tersedia, maka lebih bijaksana untuk menunda proyek di kemudian hari.
Struktur perataan Sumber Daya
Banyak organisasi memiliki hierarki terstruktur perataan sumber daya. Struktur berbasis kerja adalah sebagai berikut:
- Stage
- Phase
- Task/Deliverable
Semua lapisan yang disebutkan di atas akan menentukan cakupan proyek dan menemukan cara untuk mengatur tugas di seluruh tim. Ini akan memudahkan tim proyek untuk menyelesaikan tugas.
Selain itu, bergantung pada tiga parameter di atas, tingkat sumber daya yang dibutuhkan (senioritas, pengalaman, keterampilan, dll.) Mungkin berbeda. Oleh karena itu, kebutuhan sumber daya untuk suatu proyek selalu berupa variabel, yang sesuai dengan struktur di atas.
Membangun Ketergantungan
Alasan utama manajer proyek untuk membuat dependensi adalah untuk memastikan bahwa tugas dijalankan dengan benar. Dengan mengidentifikasi dependensi yang benar dari dependensi yang salah memungkinkan proyek diselesaikan dalam jangka waktu yang ditetapkan.
Berikut adalah beberapa kendala yang akan dihadapi manajer proyek selama siklus pelaksanaan proyek. Kendala yang akan dihadapi manajer proyek dapat dikategorikan menjadi tiga kategori.
Mandatory - Batasan tersebut muncul karena keterbatasan fisik seperti eksperimen.
Discretionary - Ini adalah batasan berdasarkan preferensi atau keputusan yang diambil oleh tim.
External - Seringkali berdasarkan kebutuhan atau keinginan yang melibatkan pihak ketiga.
Proses Penetapan Sumber Daya
Agar perataan sumber daya berlangsung, sumber daya didelegasikan dengan tugas (kiriman), yang membutuhkan eksekusi. Selama fase awal sebuah proyek, idealnya peran ditetapkan ke sumber daya (sumber daya manusia) di mana sumber daya tidak diidentifikasi.
Nanti, peran ini ditetapkan ke tugas tertentu, yang memerlukan spesialisasi.
Meratakan Sumber Daya
Perataan sumber daya membantu organisasi untuk memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara maksimal. Ide di balik perataan sumber daya adalah untuk mengurangi pemborosan sumber daya, yaitu menghentikan alokasi sumber daya yang berlebihan.
Manajer proyek akan mengidentifikasi waktu yang tidak digunakan oleh sumber daya dan akan mengambil langkah-langkah untuk mencegahnya atau memanfaatkannya.
Oleh konflik sumber daya, ada banyak kerugian yang diderita oleh organisasi, seperti:
Penundaan dalam penyelesaian tugas tertentu
Kesulitan dalam menetapkan sumber daya yang berbeda
Tak dapat mengubah dependensi tugas
Untuk menghapus tugas tertentu
Untuk menambahkan lebih banyak tugas
Penundaan keseluruhan dan pembengkakan anggaran proyek
Teknik meratakan sumber daya
Jalur kritis adalah jenis teknik umum yang digunakan oleh manajer proyek dalam hal perataan sumber daya. Jalur kritis mewakili jalur durasi waktu terpanjang dan terpendek dalam diagram jaringan untuk menyelesaikan proyek.
Namun, terlepas dari konsep jalur kritis yang banyak digunakan, manajer proyek menggunakan pelacakan cepat dan crash jika ada yang tidak terkendali.
Fast tracking -Ini melakukan tugas jalur kritis. Ini membeli waktu. Fitur menonjol dari teknik ini adalah bahwa meskipun pekerjaan selesai untuk saat ini, kemungkinan pengerjaan ulang lebih tinggi.
Crashing - Ini mengacu pada penugasan sumber daya selain sumber daya yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, terkait dengan biaya tambahan seperti tenaga kerja, peralatan, dll.
Kesimpulan
Perataan sumber daya ditujukan untuk meningkatkan efisiensi saat menjalankan proyek dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia. Perataan sumber daya yang tepat tidak akan menghasilkan pengeluaran yang besar.
Manajer proyek perlu mempertimbangkan beberapa faktor dan mengidentifikasi dependensi penting untuk non-kritis untuk menghindari penundaan menit-menit terakhir dari hasil proyek.