Manajemen Risiko Proyek

pengantar

Risiko tidak dapat dihindari dalam organisasi bisnis saat menjalankan proyek. Namun, manajer proyek perlu memastikan bahwa risiko dijaga seminimal mungkin. Risiko dapat dibagi menjadi dua jenis, risiko dampak negatif dan risiko dampak positif.

Tidak semua manajer proyek menghadapi risiko dampak negatif karena ada risiko dampak positif juga. Setelah risiko diidentifikasi, manajer proyek perlu membuat rencana mitigasi atau solusi lain untuk melawan risiko serangan.

Manajemen Risiko Proyek

Manajer dapat merencanakan strategi mereka berdasarkan empat langkah manajemen risiko yang berlaku dalam suatu organisasi. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengelola risiko secara efektif dalam suatu organisasi:

Identifikasi resiko
Kuantifikasi Risiko
Respon Resiko
Pemantauan dan Pengendalian Risiko

Mari melalui setiap langkah dalam manajemen risiko proyek:

Identifikasi resiko

Manajer menghadapi banyak kesulitan dalam mengidentifikasi dan menamai risiko yang terjadi saat menjalankan proyek. Risiko ini dapat diselesaikan melalui curah pendapat atau strategi terstruktur atau tidak terstruktur. Penting untuk dipahami bahwa risiko yang berkaitan dengan proyek hanya dapat ditangani oleh manajer proyek dan pemangku kepentingan proyek lainnya.

Risiko seperti risiko operasional atau bisnis akan ditangani oleh tim terkait. Risiko yang sering berdampak pada proyek adalah risiko pemasok, risiko sumber daya, dan risiko anggaran. Risiko pemasok akan mengacu pada risiko yang dapat terjadi jika pemasok tidak memenuhi garis waktu untuk memasok sumber daya yang dibutuhkan.

Risiko sumber daya terjadi ketika sumber daya manusia yang digunakan dalam proyek tidak cukup atau tidak cukup terampil. Risiko anggaran mengacu pada risiko yang dapat terjadi jika biayanya melebihi yang dianggarkan.

Kuantifikasi Risiko

Risiko dapat dievaluasi berdasarkan kuantitas. Manajer proyek perlu menganalisis kemungkinan kemungkinan risiko yang terjadi dengan bantuan matriks.

Dengan menggunakan matriks, manajer proyek dapat mengkategorikan risiko menjadi empat kategori sebagai Rendah, Sedang, Tinggi dan Kritis. Probabilitas terjadinya dan dampak pada proyek adalah dua parameter yang digunakan untuk menempatkan risiko dalam kategori matriks. Sebagai contoh, jika suatu kejadian risiko rendah (probabilitas = 2) dan memiliki dampak tertinggi (dampak = 4), maka risiko tersebut dapat dikategorikan 'Tinggi'.

Respon Resiko

Ketika datang ke manajemen risiko, itu tergantung pada manajer proyek untuk memilih strategi yang akan mengurangi risiko seminimal mungkin. Manajer proyek dapat memilih di antara empat strategi respons risiko, yang diuraikan di bawah ini.

Resiko bisa dihindari
Sampaikan risikonya
Ambil tindakan korektif untuk mengurangi dampak risiko
Akui risikonya

Pemantauan dan Pengendalian Risiko

Risiko dapat dipantau secara terus menerus untuk memeriksa apakah ada perubahan yang dilakukan. Risiko baru dapat diidentifikasi melalui mekanisme pemantauan dan penilaian yang konstan.

Proses Manajemen Resiko

Berikut adalah pertimbangan dalam proses manajemen risiko:

Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan perlu mengidentifikasi dan memahami risiko yang berkaitan dengan proyek.
Setelah anggota tim memberikan daftar risikonya, risiko harus dikonsolidasikan ke satu daftar untuk menghapus duplikasi.
Menilai probabilitas dan dampak risiko yang terlibat dengan bantuan matriks.
Bagi tim menjadi subkelompok di mana setiap kelompok akan mengidentifikasi pemicu yang mengarah pada risiko proyek.
Tim perlu membuat rencana kontingensi untuk secara strategis menghilangkan risiko yang terlibat atau teridentifikasi.
Rencanakan proses manajemen risiko. Setiap orang yang terlibat dalam proyek diberi risiko di mana dia mencari setiap pemicu dan kemudian menemukan solusi yang cocok untuk itu.

Daftar Resiko

Seringkali manajer proyek akan menyusun dokumen, yang menguraikan risiko yang terlibat dan strategi yang ada. Dokumen ini sangat penting karena memberikan banyak informasi.

Daftar risiko sering kali terdiri dari diagram untuk membantu pembaca mengenai jenis risiko yang ditangani oleh organisasi dan tindakan yang diambil. Daftar risiko harus dapat diakses secara bebas untuk semua anggota tim proyek.

Risiko Proyek; sebuah Peluang atau Ancaman?

Sebagaimana disebutkan di atas, risiko mengandung dua sisi. Ini dapat dilihat sebagai elemen negatif atau elemen positif. Risiko negatif dapat menjadi faktor merugikan yang dapat mengganggu situasi untuk suatu proyek.

Oleh karena itu, ini harus diatasi setelah diidentifikasi. Di sisi lain, risiko positif dapat menimbulkan pengakuan dari pelanggan dan manajemen. Semua risiko perlu ditangani oleh manajer proyek.

Kesimpulan

Suatu organisasi tidak akan dapat sepenuhnya menghilangkan atau memberantas risiko. Setiap keterlibatan proyek akan memiliki serangkaian risiko yang harus ditangani. Tingkat risiko tertentu akan dilibatkan saat menjalankan proyek.

Proses manajemen risiko tidak boleh dikompromikan di titik mana pun, jika diabaikan dapat menimbulkan efek yang merugikan. Seluruh tim manajemen organisasi harus mengetahui metodologi dan teknik manajemen risiko proyek.

Pendidikan yang ditingkatkan dan penilaian risiko yang sering adalah cara terbaik untuk meminimalkan kerusakan akibat risiko.