Proses Manajemen Proyek
pengantar
Manajemen proyek adalah salah satu proses penting dari proyek apa pun. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa manajemen proyek adalah proses inti yang menghubungkan semua kegiatan dan proses proyek secara bersamaan.
Ada banyak aktivitas dalam manajemen proyek. Namun, banyaknya aktivitas manajemen proyek ini dapat dikategorikan ke dalam lima proses utama.
Mari kita lihat lima proses manajemen proyek utama secara mendetail.
1 - Inisiasi Proyek
Inisiasi proyek adalah titik awal dari proyek apa pun. Dalam proses ini, semua aktivitas yang berkaitan dengan memenangkan sebuah proyek berlangsung. Biasanya aktivitas utama pada fase ini adalah pre-sale.
Selama periode pra-penjualan, penyedia layanan membuktikan kelayakan dan kemampuan menyelesaikan proyek kepada klien dan akhirnya memenangkan bisnis. Kemudian, pengumpulan persyaratan rinci yang berikutnya.
Selama aktivitas pengumpulan persyaratan, semua persyaratan klien dikumpulkan dan dianalisis untuk implementasi. Dalam kegiatan ini, dapat terjadi negosiasi untuk mengubah persyaratan tertentu atau menghapus persyaratan tertentu sama sekali.
Biasanya, proses inisiasi proyek diakhiri dengan persyaratan persetujuan.
2 - Perencanaan Proyek
Perencanaan proyek adalah salah satu proses manajemen proyek utama. Jika tim manajemen proyek melakukan langkah ini salah, mungkin ada konsekuensi negatif yang berat selama fase proyek berikutnya.
Oleh karena itu, tim manajemen proyek harus memberikan perhatian rinci pada proses proyek ini.
Dalam proses ini, rencana proyek diturunkan untuk memenuhi persyaratan proyek seperti, ruang lingkup persyaratan, anggaran dan jadwal. Setelah rencana proyek diturunkan, maka jadwal proyek dikembangkan.
Bergantung pada anggaran dan jadwal, sumber daya kemudian dialokasikan ke proyek. Fase ini adalah fase terpenting dalam hal biaya dan usaha proyek.
3 - Eksekusi Proyek
Setelah semua dokumen selesai dikerjakan, pada tahap ini, manajemen proyek melaksanakan proyek untuk mencapai tujuan proyek.
Dalam hal pelaksanaan, setiap anggota tim menjalankan tugasnya sendiri dalam tenggat waktu yang ditentukan untuk setiap aktivitas. Jadwal proyek yang terperinci akan digunakan untuk melacak kemajuan proyek.
Selama pelaksanaan proyek, banyak kegiatan pelaporan yang harus dilakukan. Manajemen senior perusahaan akan memerlukan pembaruan status harian atau mingguan tentang kemajuan proyek.
Selain itu, klien mungkin juga ingin melacak kemajuan proyek. Selama pelaksanaan proyek, adalah suatu keharusan untuk melacak upaya dan biaya proyek untuk menentukan apakah proyek berjalan ke arah yang benar atau tidak.
Selain pelaporan, ada beberapa pengiriman yang harus dilakukan selama pelaksanaan proyek. Biasanya, pengiriman proyek bukanlah pengiriman satu kali yang dilakukan di akhir proyek. Sebaliknya, pengiriman tersebar di sepanjang periode pelaksanaan proyek dan dikirimkan sesuai jadwal yang telah disepakati.
4 - Kontrol dan Validasi
Selama siklus hidup proyek, kegiatan proyek harus dikontrol dan divalidasi secara menyeluruh. Pengendalian terutama dapat dilakukan dengan mengikuti protokol awal seperti rencana proyek, rencana uji jaminan kualitas dan rencana komunikasi untuk proyek tersebut.
Terkadang, ada contoh yang tidak tercakup oleh protokol semacam itu. Dalam kasus seperti itu, manajer proyek harus menggunakan pengukuran yang memadai dan diperlukan untuk mengendalikan situasi tersebut.
Validasi merupakan aktivitas pendukung yang berjalan dari hari pertama hingga hari terakhir sebuah proyek. Setiap aktivitas dan pengiriman harus memiliki kriteria validasinya sendiri untuk memverifikasi hasil yang berhasil atau penyelesaian yang berhasil.
Dalam hal pengiriman dan persyaratan proyek, tim terpisah yang disebut 'tim jaminan kualitas' akan membantu tim proyek untuk fungsi validasi dan verifikasi.
5 - Penutupan dan Evaluasi
Setelah semua persyaratan proyek tercapai, sekarang saatnya untuk menyerahkan sistem yang diterapkan dan menutup proyek. Jika pengiriman proyek sesuai dengan kriteria penerimaan yang ditentukan oleh klien, proyek akan diterima dan dibayar oleh pelanggan.
Setelah penutupan proyek berlangsung, sekarang saatnya untuk mengevaluasi keseluruhan proyek. Dalam evaluasi ini, kesalahan yang dibuat oleh tim proyek akan diidentifikasi dan akan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menghindarinya di proyek-proyek mendatang.
Selama proses evaluasi proyek, penyedia layanan mungkin memperhatikan bahwa mereka belum mendapatkan margin yang diharapkan untuk proyek dan mungkin telah melebihi jadwal yang direncanakan di awal.
Dalam kasus seperti itu, proyek tersebut tidak 100% berhasil bagi penyedia layanan. Oleh karena itu, kejadian seperti itu harus dipelajari dengan hati-hati dan harus mengambil tindakan yang perlu dihindari di masa mendatang.
Kesimpulan
Manajemen proyek adalah proses yang bertanggung jawab. Proses manajemen proyek menghubungkan semua aktivitas proyek lainnya bersama-sama dan menciptakan harmoni dalam proyek.
Oleh karena itu, tim manajemen proyek harus memiliki pemahaman terperinci tentang semua proses manajemen proyek dan alat yang dapat mereka gunakan untuk setiap proses manajemen proyek.