Manajemen Arsip Proyek
pengantar
Manajemen proyek adalah suatu pendekatan, yang membantu manajer untuk mengelola proyek. Manajemen proyek juga berarti menggunakan kontrol yang ada untuk memenuhi tenggat waktu dan persyaratan lain seperti biaya proyek.
Pengendalian ini melibatkan pencatatan yang tepat dan efektif dari kegiatan manajemen proyek. Manajemen catatan adalah pendekatan sistematis untuk mengatur, merencanakan dan melacak dokumen selama pelaksanaan proyek.
AZ dari Manajemen Rekaman Proyek
Sistem pencatatan adalah proses sistematis di mana organisasi menentukan pertimbangan, aktivitas, dan karakteristik berikut:
Jenis informasi yang harus dicatat.
Suatu proses untuk merekam data.
Penanganan dan pengumpulan catatan.
Jangka waktu retensi dan penyimpanan.
Membuang atau melindungi catatan, yang berhubungan dengan kejadian eksternal.
Elemen dalam sistem manajemen catatan.
Analisis isi, yang menyatakan atau mendeskripsikan sistem rekaman.
Rencana file, yang menunjukkan jenis rekaman yang diperlukan untuk setiap proyek.
Dokumen persyaratan kepatuhan, yang akan menguraikan prosedur TI yang harus diikuti setiap orang. Ini akan memastikan bahwa anggota tim sepenuhnya patuh.
Sebuah metode, yang mengumpulkan dokumen bertanggal. Ini harus dilakukan di semua sumber rekaman seperti email, server file, dll.
Sebuah metode untuk mengaudit catatan.
Sebuah sistem, yang menangkap data rekaman.
Sebuah sistem, yang memastikan pemantauan dan pelaporan dengan cara penyimpanan catatan.
Tiga Tahap Rekaman
Dalam proses manajemen catatan proyek, ada tiga tahapan berbeda. Tahapan ini memiliki banyak aktivitas lain yang terlibat untuk menyelesaikan dan mencapai tujuan untuk setiap tahap.
Tahapannya adalah:
Penciptaan catatan
Pemeliharaan catatan
Penyimpanan dan pengambilan catatan
Mari kita lihat masing-masing panggung secara detail.
Membuat Rekaman
Ini mengacu pada alasan yang mendasari mengapa rekaman dibuat. Ini bisa untuk tanda terima atau untuk laporan pengendalian inventaris atau alasan lain.
Tujuan utama dari manajemen catatan proyek adalah untuk menentukan aliran penanganan catatan setelah catatan dibuat. Dalam hal membuat rekaman, pertanyaan berikut harus dijawab.
Siapa yang akan melihat rekaman itu?
Siapa yang akan menjadi pemilik terakhir rekaman tersebut?
Siapa yang bertanggung jawab untuk menyimpan catatan?
Memelihara Catatan
Mengembangkan operasi untuk menyimpan catatan mengacu pada pemeliharaan catatan. Tingkat akses ke catatan harus ditentukan pada tahap ini dan harus mengambil semua langkah yang diperlukan untuk menghindari catatan jatuh ke tangan yang salah.
Prosedur kepatuhan dan langkah-langkah keamanan yang tepat harus ada untuk menghindari penyalahgunaan catatan.
Menyimpan dan Pengambilan
Penyimpanan catatan dapat mengacu pada penyimpanan dokumen secara manual serta penyimpanan digital. Manajer proyek perlu memastikan bahwa catatan dikembalikan dengan cara meminjamnya. Memelihara catatan juga mengacu pada jumlah waktu yang catatan dapat disimpan.
Beberapa organisasi mungkin menyimpan catatan hingga enam tahun sementara yang lain memiliki jumlah tahun yang kurang. Jika catatan disimpan secara digital, folder yang tepat perlu dibuat. Setelah dibuat, dokumen lama perlu diarsipkan agar ruang hard drive tetap ada.
Sebuah Wawasan untuk Mencatat Perencanaan Manajemen
Catatan, yang disusun perlu direncanakan. Berikut ini menguraikan langkah-langkah yang perlu diambil manajemen untuk memastikan proses perencanaan pencatatan berhasil.
Identifikasi peran, yang memastikan bahwa catatan dikelola dengan benar
Mengalokasikan peran khusus atau menunjuk orang yang berdedikasi untuk mengkategorikan rekaman, yang tersedia di organisasi.
Menunjuk profesional TI untuk mengimplementasikan sistem, yang memelihara dan mendukung manajemen catatan.
Manajer perlu memastikan bahwa anggota tim mengetahui prosedur yang diterapkan untuk manajemen catatan.
Proses manajemen catatan perlu menganalisis konten dokumen yang akan disimpan.
Menerapkan rencana file, yang akan menyimpan berbagai jenis file dalam suatu organisasi.
Kembangkan jadwal retensi, yang dapat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain tergantung pada aktivitas yang sedang berlangsung.
Rancang solusi manajemen catatan yang efektif.
Perencanaan bagaimana konten dapat dipindahkan ke metode rekaman.
Kembangkan rencana di mana integrasi email dapat dibuat.
Rencanakan prosedur kepatuhan untuk konten sosial.
Kembangkan prosedur kepatuhan yang menyelaraskan tujuan sistem catatan proyek.
Kesimpulan
Catatan adalah dokumen atau penyimpanan data elektronik dalam suatu organisasi yang berfungsi sebagai bukti atau pedoman. Manajemen catatan proyek adalah proses sistematis, yang memungkinkan orang menyimpan catatan untuk digunakan di masa mendatang.
Ini menguraikan detail yang relevan dengan proyek. Oleh karena itu, manajemen catatan proyek perlu dipantau dan disimpan dengan hati-hati.