Pengendalian Biaya Proyek

pengantar

Hampir semua proyek perlu dipandu secara keseluruhan untuk menerima keluaran yang dibutuhkan dan diharapkan pada akhir proyek. Ini adalah tim yang bertanggung jawab atas proyek dan yang terpenting manajer proyek yang harus dapat melakukan pengendalian biaya yang efektif. Namun demikian, ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk tujuan ini.

Selain tujuan proyek yang harus diawasi oleh manajer proyek, pengendalian berbagai biaya juga merupakan tugas yang sangat penting untuk setiap proyek. Manajemen proyek tidak akan efektif sama sekali jika manajer proyek gagal dalam hal ini, karena pada dasarnya akan menentukan apakah organisasi Anda akan mendapat untung atau rugi.

Teknik Pengendalian Biaya

Berikut adalah beberapa teknik berharga dan penting yang digunakan untuk pengendalian biaya proyek yang efisien:

1 - Merencanakan Anggaran Proyek

Idealnya, Anda perlu membuat anggaran pada awal sesi perencanaan berkaitan dengan proyek yang sedang dikerjakan. Anggaran inilah yang Anda perlukan untuk membantu Anda untuk semua pembayaran yang perlu dilakukan dan biaya yang akan Anda keluarkan selama siklus hidup proyek. Oleh karena itu, pembuatan anggaran ini memerlukan banyak penelitian dan pemikiran kritis.

Seperti anggaran lainnya, Anda harus selalu menyisakan ruang untuk penyesuaian karena biayanya mungkin tidak tetap sama selama periode proyek. Mengikuti anggaran proyek setiap saat adalah kunci untuk mendapatkan keuntungan dari proyek.

2 - Mencatat Biaya

Melacak semua biaya aktual juga sama pentingnya dengan teknik lainnya. Di sini, yang terbaik adalah menyiapkan anggaran yang berbasis waktu. Ini akan membantu Anda melacak anggaran proyek di setiap tahapannya. Biaya aktual harus dilacak terhadap target periodik yang telah ditetapkan dalam anggaran. Target ini bisa bulanan atau mingguan atau bahkan tahunan jika proyek akan berlangsung lama.

Ini jauh lebih mudah untuk dikerjakan daripada memiliki satu anggaran lengkap untuk keseluruhan periode proyek. Jika ada pekerjaan baru yang perlu dilakukan, Anda perlu membuat perkiraan untuk ini dan melihat apakah itu dapat diakomodasi dengan jumlah akhir dalam anggaran. Jika tidak, Anda mungkin harus mengerjakan pengaturan yang diperlukan untuk 'Permintaan Perubahan', di mana klien akan membayar untuk pekerjaan baru atau perubahannya.

3 - Manajemen Waktu yang Efektif

Teknik efektif lainnya adalah manajemen waktu yang efektif. Meskipun teknik ini berlaku untuk berbagai bidang manajemen, sangat penting berkaitan dengan pengendalian biaya proyek.

Alasannya adalah bahwa biaya proyek Anda dapat terus meningkat jika Anda tidak dapat memenuhi tenggat waktu proyek; Semakin lama proyek ditunda, semakin tinggi biaya yang dikeluarkan yang secara efektif berarti anggaran akan terlampaui.

Manajer proyek perlu terus-menerus mengingatkan timnya tentang tenggat waktu penting proyek untuk memastikan bahwa pekerjaan selesai tepat waktu.

4 - Kontrol Perubahan Proyek

Kontrol perubahan proyek adalah teknik penting lainnya. Sistem kendali perubahan sangat penting untuk memperhitungkan setiap potensi perubahan yang dapat terjadi selama proyek berlangsung.

Hal ini dikarenakan setiap perubahan ruang lingkup proyek akan berdampak pada tenggat waktu penyerahan, sehingga perubahan tersebut dapat meningkatkan biaya proyek dengan meningkatkan upaya yang diperlukan untuk proyek tersebut.

5 - Penggunaan Nilai yang Diperoleh

Demikian pula untuk mengidentifikasi nilai pekerjaan yang telah dilakukan selama ini, sangat membantu untuk menggunakan teknik akuntansi yang biasa dikenal dengan 'Earned Value'.

Ini sangat membantu untuk proyek besar dan akan membantu Anda membuat perubahan cepat yang sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Langkah Tambahan untuk Pengendalian Biaya Proyek

Dianjurkan untuk selalu meninjau anggaran serta tren dan informasi keuangan lainnya. Memberikan laporan keuangan proyek secara berkala juga akan membantu melacak kemajuan proyek.

Ini akan memastikan bahwa pengeluaran berlebihan tidak terjadi, karena Anda tidak ingin mencari tahu kapan sudah terlambat. Semakin awal masalah ditemukan, semakin mudah dan cepat hal itu dapat diatasi.

Semua dokumen juga harus diberikan secara berkala kepada auditor, yang juga dapat menunjukkan kepada Anda segala potensi risiko biaya.

Kesimpulan

Hanya datang dengan anggaran proyek tidak cukup selama sesi perencanaan proyek Anda. Anda dan tim Anda harus mengawasi apakah biayanya tetap mendekati angka di anggaran awal.

Anda harus selalu mengingat risiko yang timbul dengan peningkatan biaya dan perlu mencegahnya sebaik mungkin. Untuk ini, gunakan teknik yang dijelaskan di atas dan pantau terus biaya proyek.