Kantor Manajemen Proyek (PMO)

pengantar

Ketika organisasi tumbuh, mereka membentuk entitas yang berbeda untuk mengatur praktik masing-masing.

Kantor Manajemen Proyek (PMO) adalah entitas yang dibuat untuk mengatur proses, praktik, alat, dan aktivitas lain yang terkait dengan manajemen proyek dalam suatu organisasi.

Kantor ini (tim) mendefinisikan dan memelihara standar untuk manajemen proyek dalam organisasi.

Biasanya pihak manajemen organisasi menugaskan tim ahli di bidang project management untuk menjalankan project management office.

Organisasi mencari kualifikasi seperti sertifikasi PMI dan pengalaman yang luas dalam mengelola proyek besar saat memilih orang untuk kantor manajemen proyek.

Membangun Kantor Manajemen Proyek

Karena kompleksitas proyek saat ini, fungsi manajemen proyek harus menjadi praktik yang matang dan efisien.

Oleh karena itu, organisasi mencari cara yang lebih baik dalam mengelola proyek untuk memaksimalkan margin keuntungan. Untuk ini, organisasi melihat ke dalam pengoptimalan proses, peningkatan produktivitas, dan membangun keuntungan mereka.

Karena ada banyak parameter yang terlibat dalam fungsi manajemen proyek (seperti orang, teknologi, komunikasi dan sumber daya), mengatur fungsi manajemen proyek oleh manajemen senior dapat berisiko.

Oleh karena itu, kantor manajemen proyek adalah solusi ideal untuk membangun dan memelihara praktik manajemen proyek sebagai fungsi organisasi yang mampu.

Menerapkan kantor manajemen proyek sama dengan proyek perubahan organisasi lainnya. Oleh karena itu, pendekatan ini dilakukan dengan metodologi yang kuat dan kaku dengan banyak pengalaman.

Ada sejumlah langkah kunci yang terlibat dalam membangun kantor manajemen proyek dan PMBOK (Badan Pengetahuan Manajemen Proyek) dapat menjadi referensi yang bagus untuk tujuan ini.

Apakah Ini Overhead?

Beberapa organisasi tradisional memandang kantor manajemen proyek sebagai overhead. Ini terutama disebabkan oleh fakta bahwa organisasinya cukup kecil di mana tidak ada kebutuhan eksplisit untuk kantor manajemen proyek.

Dalam organisasi seperti itu, manajemen umum dapat mengatur praktik manajemen proyek. Untuk organisasi lainnya yang memiliki proyek besar, kantor manajemen proyek lebih dari sekadar overhead.

Saat ini, perekonomian dunia sedang mengalami resesi. Oleh karena itu, banyak perusahaan melihat pemotongan biaya untuk mempertahankan lingkungan perusahaan.

Di antara cara-cara untuk melakukan ini, mengurangi staf dan menutup departemen telah menjadi dua pilihan yang populer. Dalam kasus seperti itu, kantor manajemen proyek telah menjadi korban yang mudah, karena tidak menambahkan angka apapun ke garis bawah perusahaan.

Oleh karena itu, menjadi tantangan bagi kantor manajemen proyek untuk membenarkan pekerjaan mereka kepada manajemen atas.

Keuntungan dari PMO

Manajemen proyek adalah salah satu fungsi utama dari sebuah organisasi. Oleh karena itu, menyempurnakan proses yang terkait dengan manajemen proyek dapat menambah banyak nilai bagi keuntungan organisasi.

Inilah yang dilakukan oleh kantor manajemen proyek yang sukses.

Mengapa PMO Gagal?

Berdasarkan statistik historis, hanya sepertiga dari kantor manajemen proyek yang berfungsi dan sisanya tidak berfungsi seperti yang diharapkan.

Ini adalah salah satu perhatian utama yang dihadapi manajemen senior ketika memutuskan untuk membangun kantor manajemen proyek untuk sebuah organisasi. Manajemen meragukan keberhasilan kantor manajemen proyek sejak awal.

Salah satu alasan utama kantor manajemen proyek gagal adalah kurangnya dukungan manajemen eksekutif. Dalam banyak kasus, manajemen eksekutif tidak memiliki cukup pengetahuan tentang bagaimana mendukung dan membimbing kantor manajemen proyek.

Kedua, ketidakmampuan kantor manajemen proyek menyebabkan kegagalan. Hal ini terutama disebabkan oleh orang-orang dan sumber daya yang ditugaskan ke kantor manajemen proyek.

Kesimpulan

Kantor manajemen proyek adalah salah satu entitas yang akan menambah nilai bagi organisasi besar dalam jangka panjang. Kantor manajemen proyek bisa menjadi overhead untuk organisasi berskala lebih kecil dan pendirian seperti itu bisa berakhir sebagai kegagalan.

Kantor manajemen proyek yang sukses dapat meningkatkan produktivitas tim proyek dan menyebabkan banyak penghematan biaya. Selain itu, dapat menjadikan organisasi sebagai entitas yang lebih matang dan mampu.