Dokumen Pengadaan

pengantar

Untuk memahami dokumen pengadaan, penting untuk memahami istilah Manajemen Pengadaan .

Pengadaan adalah pembelian barang dan jasa dengan harga terbaik untuk memenuhi permintaan pembeli dalam hal kuantitas, kualitas, dimensi, dan lokasi.

Siklus pengadaan dalam bisnis bekerja, yang mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

  • Information Gathering - Pelanggan potensial pertama kali meneliti pemasok, yang memenuhi persyaratan untuk produk yang dibutuhkan.

  • Supplier Contact -Ketika calon pemasok telah diidentifikasi, pelanggan meminta penawaran, proposal, informasi dan tender. Ini dapat dilakukan melalui iklan atau melalui kontak langsung dengan pemasok.

  • Background Review - Pelanggan sekarang memeriksa referensi untuk barang / jasa yang bersangkutan dan juga dapat mempertimbangkan contoh barang / jasa atau melakukan uji coba.

  • Negotiation -Selanjutnya negosiasi mengenai harga, ketersediaan dan opsi penyesuaian dilakukan. Kontrak mengenai pembelian barang atau jasa selesai.

  • Fulfilment -Berdasarkan kontrak yang ditandatangani, barang atau jasa yang dibeli dikirim dan dikirim. Pembayaran juga selesai pada tahap ini. Pelatihan tambahan atau pemasangan produk juga dapat diberikan.

  • Renewal -Setelah barang atau jasa dikonsumsi atau dibuang dan kontraknya telah berakhir, produk atau jasa perlu dipesan ulang. Pelanggan sekarang memutuskan apakah akan melanjutkan dengan pemasok yang sama atau mencari pemasok baru.

Dokumen yang terlibat dalam siklus pengadaan disebut dokumen pengadaan. Dokumen pengadaan merupakan bagian integral dari tahap awal inisiasi proyek.

Tujuan dokumen pengadaan merupakan aspek penting dari elemen organisasi dalam proses proyek. Ini mengacu pada mekanisme dan alat masukan dan keluaran yang dibuat selama proses penawaran dan pengajuan proposal proyek dan aspek pekerjaan yang membentuk sebuah proyek.

Singkatnya, dokumen pengadaan adalah hubungan kontraktual antara pelanggan dan pemasok barang atau jasa.

Contoh Dokumen Pengadaan

Beberapa contoh dari apa yang merupakan dokumen pengadaan termasuk dimulainya pembeli untuk mengajukan penawaran dan panggilan oleh pihak yang bertanggung jawab secara keuangan untuk konsesi.

Selain itu, permintaan informasi antara dua pihak dan permintaan kutipan, serta proposal dan tanggapan penjual juga merupakan bagian dari dokumen pengadaan.

Pada dasarnya dokumen pengadaan terdiri dari semua dokumen yang berfungsi sebagai undangan tender, meminta penawaran tender dan menetapkan syarat dan ketentuan kontrak.

Jenis Dokumen Pengadaan

Beberapa jenis dokumen pengadaan adalah:

  • RFP - Permintaan proposal adalah tahap awal dalam proses pengadaan yang mengeluarkan undangan bagi pemasok, seringkali melalui proses penawaran, untuk mengajukan proposal tentang komoditas atau jasa tertentu.

  • RFI - Permintaan informasi (RFI) adalah proposal yang diminta dari penjual potensial atau penyedia layanan untuk menentukan produk dan layanan apa yang berpotensi tersedia di pasar untuk memenuhi kebutuhan pembeli dan untuk mengetahui kemampuan penjual dalam hal penawaran dan kekuatan. dari penjual.

  • RFQ - Permintaan penawaran (RFQ) digunakan ketika diskusi dengan penawar tidak diperlukan (terutama ketika spesifikasi produk atau layanan sudah diketahui) dan ketika harga adalah faktor utama atau satu-satunya dalam memilih penawar yang berhasil.

  • Solicitations:Ini adalah undangan penawaran, permintaan kutipan dan proposal. Ini mungkin berfungsi sebagai kontrak yang mengikat.

  • Offers - Jenis dokumen pengadaan ini adalah penawaran, proposal dan penawaran yang dibuat oleh pemasok potensial kepada calon klien.

  • Contracts - Kontrak mengacu pada perjanjian akhir yang ditandatangani antara klien dan pemasok.

  • Amendments/Modifications -Ini mengacu pada setiap perubahan dalam permintaan, penawaran, dan kontrak. Perubahan / Modifikasi harus dalam bentuk dokumen tertulis.

Struktur Dokumen Pengadaan

Sebagian besar dokumen pengadaan mengadopsi struktur yang ditetapkan. Ini karena ini menyederhanakan proses dokumentasi dan juga memungkinkannya untuk dikomputerisasi.

Komputerisasi memungkinkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pengadaan. Secara umum, dokumen pengadaan memiliki atribut sebagai berikut:

  • Mengharuskan calon penawar untuk menyerahkan semua rincian bagi pemberi kerja untuk mengevaluasi penawar.

  • Semua kiriman harus ditetapkan dengan cara yang jelas dan jujur ​​untuk memastikan bahwa kriteria daftar pendek tidak ambigu.

  • Definisi yang jelas tentang tanggung jawab, hak dan komitmen kedua belah pihak dalam kontrak.

  • Definisi yang jelas tentang sifat dan kualitas barang atau jasa yang akan disediakan.

  • Ketentuan tanpa mengurangi kepentingan salah satu pihak.

  • Bahasa yang jelas dan mudah dimengerti.

Dokumen Pengadaan yang Biasa Ditemui

  • Engineering and Construction Work
    • Kontrak Berisiko Kecil / Rendah: Dalam jenis kontrak ini, layanan dibutuhkan oleh organisasi untuk jangka waktu yang singkat dan pekerjaan biasanya berulang. Oleh karena itu, jenis kontrak ini tidak memerlukan teknik manajemen kelas atas.

    • Kontrak Besar / Berisiko Tinggi: Di ​​sini, jenis pekerjaan yang dibutuhkan lebih sulit dan di sini diperlukan implikasi dari teknik manajemen yang canggih.

  • Services
    • Profesional - Ini membutuhkan lebih banyak keahlian berbasis pengetahuan dan ini membutuhkan manajer, yang bersedia mencurahkan lebih banyak waktu dan upaya untuk mencari penelitian untuk memenuhi kriteria pelanggan.

    • Fasilitas - Lebih sering daripada tidak, dalam jenis layanan ini pekerjaan yang dialihdayakan adalah pemeliharaan atau pengoperasian struktur atau sistem yang ada.

  • Supplies
    • Pembelian Lokal / Sederhana - Barang lebih banyak tersedia dan karenanya tidak memerlukan manajemen proses pembelian dan pengiriman.

    • Pembelian Internasional / Kompleks: Dalam hal ini, barang perlu dibeli dari negara lain. Tugas seorang manajer lebih rumit dan proses manajemen diperlukan untuk pembelian dan pengiriman. Selain itu, manajer perlu melihat formalitas lintas batas.

Kesimpulan

Di sebagian besar organisasi, departemen pengadaan adalah salah satu yang tersibuk. Manajer perlu membeli barang atau jasa yang diperlukan untuk kelancaran organisasi mereka.

Misalnya, di rumah sakit, seorang manajer pengadaan perlu membeli obat-obatan dan peralatan bedah antara lain. Barang dan jasa ini harus dibeli dengan biaya serendah mungkin tanpa ada penurunan kualitas.

Dokumentasi yang melewati antara manajer pengadaan suatu organisasi dan pemasok adalah dokumen pengadaan.