Alat Diagram Pareto
pengantar
Menetapkan prioritas adalah salah satu fungsi manajemen utama sebuah organisasi. Jika manajer tidak memprioritaskan tugas dan tujuan organisasi mereka, organisasi akan menuju ke arah yang salah dan akhirnya runtuh.
Oleh karena itu, manajemen dituntut untuk memprioritaskan tugasnya dan fokus pada item prioritas yang akan berdampak tinggi bagi organisasi.
Alat Diagram Pareto adalah salah satu alat paling efektif yang dapat digunakan manajemen untuk mengidentifikasi fakta-fakta yang diperlukan untuk menetapkan prioritas. Bagan Pareto dengan jelas menggambarkan informasi secara terorganisir dan relatif.
Dengan cara ini, manajemen dapat mengetahui kepentingan relatif dari masalah atau penyebab masalah. Ketika datang untuk memprioritaskan penyebab masalah, diagram Pareto dapat digunakan bersama dengan diagram sebab-akibat.
Setelah diagram Pareto dibuat, ini menunjukkan kepada Anda diagram batang vertikal dengan kepentingan tertinggi hingga terendah. Pentingnya setiap parameter diukur dengan beberapa faktor seperti frekuensi, waktu, biaya, dll.
Prinsip Pareto
Bagan Pareto dibuat berdasarkan prinsip Pareto. Prinsip tersebut menyarankan bahwa ketika sejumlah faktor memengaruhi suatu situasi, lebih sedikit faktor yang akan bertanggung jawab atas sebagian besar pengaruh.
Ini hampir sama dengan teori 80/20 yang mungkin pernah Anda dengar. Dikatakan bahwa 80% dampak dibuat oleh 20% penyebab.
Pentingnya Praktis
Ketika sebuah tim bekerja bersama dalam sebuah proyek yang besar dan kompleks, akan sangat sulit untuk memahami pentingnya masalah tertentu. Bagan Pareto dapat menunjukkan kepada tim beberapa hal penting yang paling penting.
Sebagian besar tim menggunakan diagram Pareto dari waktu ke waktu untuk mengidentifikasi apakah solusi yang disarankan benar-benar menjawab masalah. Jika solusinya efektif, kepentingan relatif dari faktor yang diidentifikasi harus mengambil nilai yang lebih rendah dari waktu ke waktu.
Membuat Diagram Pareto
Langkah 1
Pertama-tama, buat daftar semua yang perlu Anda bandingkan. Ini bisa berupa daftar masalah, item, atau daftar penyebab masalah.
Langkah 2
Tentukan ukuran standar untuk membandingkan item daftar. Anda perlu mempertimbangkan tujuan organisasi dan tren saat ini untuk menentukan ukuran. Beberapa ukuran adalah:
Frequency - Seberapa sering terjadi (Kesalahan, keluhan, komplikasi, dll.)
Cost - Berapa banyak sumber daya yang digunakan atau terpengaruh
Time - Berapa lama
LANGKAH 3
Pilih kerangka waktu untuk proses pengumpulan data.
LANGKAH 4
Sekarang, kami melakukan beberapa perhitungan sederhana dengan data yang kami kumpulkan. Ambil setiap item daftar (atau penyebab) dan catatlah dengan pengukuran yang dipilih. Kemudian, tentukan persentasenya dalam konteks dan semua kemunculan item.
Sebagai contoh, jika daftar item berisi penyebab terlambat datang ke kantor, tabel penghitungan akan terlihat seperti di bawah ini.
| Penyebab Datang Terlambat | Kejadian | % Hitung |
|---|---|---|
| Lalu Lintas Jalan | 32 | 44 |
| Hujan atau Salju | 3 | 4 |
| Tidak Merasa Baik | 6 | 8 |
| Transportasi Umum Terlambat | 4 | 6 |
| Komitmen Pribadi | 8 | 11 |
| Bekerja sampai larut malam | 20 | 27 |
| Total | 73 | 100 |
LANGKAH 5
Sekarang, atur ulang daftar dan daftar item dalam urutan menurun. Dalam contoh kita, buat daftar dari jumlah kemunculan tertinggi hingga jumlah kemunculan terkecil. Kemudian, catat persentase kumulatif saat Anda melakukan perjalanan dari item teratas ke item terbawah.
Lihat contoh berikut:
| Penyebab Datang Terlambat | Kejadian | % Hitung | Kumulatif % |
|---|---|---|---|
| Lalu Lintas Jalan | 32 | 44 | 44 |
| Bekerja sampai larut malam | 20 | 27 | 71 |
| Komitmen Pribadi | 8 | 11 | 82 |
| Tidak Merasa Baik | 6 | 8 | 90 |
| Transportasi Umum Terlambat | 4 | 6 | 96 |
| Hujan atau Salju | 73 | 100 | 100 |
LANGKAH 6
Buat diagram batang. Item daftar harus ditampilkan di sepanjang sumbu 'Y' dari yang tertinggi ke yang terendah. Sumbu vertikal kiri harus menjadi ukuran yang Anda pilih.
Dalam contoh kami, itu harus menjadi jumlah kemunculan. Pilih sumbu vertikal kanan sebagai persentase kumulatif. Setiap item harus memiliki bilah.
Langkah 7
Sekarang, gambar grafik garis untuk persentase kumulatif. Titik pertama dari garis harus berada di atas bilah pertama. Anda dapat menggunakan perangkat lunak spreadsheet seperti Microsoft Excel untuk langkah ini.
Ini menawarkan banyak alat untuk membuat dan menganalisis grafik. Sekarang, Anda harus memiliki sesuatu seperti ini.
LANGKAH 8
Analisis bagan Anda. Sekarang Anda perlu mengidentifikasi item yang tampaknya paling berdampak. Identifikasi breakpoint (perubahan cepat) pada grafik (lihat lingkaran merah).
Jika tidak ada breakpoint, catat penyebab / item yang memiliki dampak 50% atau lebih. Dalam contoh kami, ada breakpoint yang terlihat.
Ada dua penyebab sebelum breakpoint, lalu lintas Jalan dan Bekerja hingga Larut Malam. Oleh karena itu, dua penyebab yang paling berpengaruh terhadap masalah kita adalah Kemacetan Jalan dan Pekerjaan Hingga Larut Malam.
Kesimpulan
Bagan pareto bisa sangat berguna bila digunakan dalam konteks yang tepat. Ini membantu manajemen untuk memprioritaskan tugas, risiko, aktivitas, dan penyebab.
Oleh karena itu, diagram Pareto harus digunakan sebanyak mungkin dalam hal prioritas sehari-hari.