조달 문서

소개

조달 문서를 이해하려면 조달 관리 라는 용어를 이해하는 것이 중요합니다 .

조달은 수량, 품질, 치수 및 사이트 측면에서 구매자의 요구를 충족시키기 위해 가능한 최상의 가격으로 상품과 서비스를 구매하는 것입니다.

기업의 조달주기는 다음 단계를 따릅니다.

Information Gathering - 잠재 고객은 먼저 필요한 제품에 대한 요구 사항을 충족하는 공급 업체를 조사합니다.
Supplier Contact -잠재 공급 업체가 확인되면 고객은 견적, 제안, 정보 및 입찰을 요청합니다. 이는 광고를 통해 또는 공급자와의 직접 접촉을 통해 수행 될 수 있습니다.
Background Review - 고객은 이제 관련 상품 / 서비스에 대한 참조를 검토하고 상품 / 서비스 샘플을 고려하거나 시험을 수행 할 수도 있습니다.
Negotiation -다음으로 가격, 가용성 및 사용자 정의 옵션에 대한 협상이 수행됩니다. 상품 또는 서비스 구매에 관한 계약이 완료되었습니다.
Fulfilment -서명 된 계약에 따라 구매 한 상품 또는 서비스가 배송 및 배송됩니다. 이 단계에서도 결제가 완료됩니다. 제품에 대한 추가 교육 또는 설치도 제공 될 수 있습니다.
Renewal -상품이나 서비스가 소비 또는 폐기되고 계약이 만료되면 제품 또는 서비스를 다시 주문해야합니다. 이제 고객은 동일한 공급 업체를 계속 사용할지 아니면 새 공급 업체를 찾을 지 결정합니다.

조달주기에 관련된 문서를 조달 문서라고합니다. 조달 문서는 프로젝트 시작의 초기 단계에서 없어서는 안될 부분입니다.

조달 문서의 목적은 프로젝트 프로세스에서 조직 요소의 중요한 측면을 제공합니다. 프로젝트 제안서 및 프로젝트를 구성하는 작업의 측면을 입찰 및 제출하는 과정에서 배치되는 입력 및 출력 메커니즘과 도구를 나타냅니다.

요컨대, 조달 문서는 고객과 상품 또는 서비스 공급자 간의 계약 관계입니다.

구매 문서를 구성하는 몇 가지 예에는 구매자의 입찰 시작 및 양보에 대한 재정적 책임 당사자의 소환장이 포함됩니다.

또한 양 당사자 간의 정보 요청 및 견적 요청, 제안 및 판매자의 응답도 조달 문서의 일부입니다.

기본적으로 조달 문서는 입찰 초대, 입찰 제안 요청 및 계약 조건을 설정하는 모든 문서로 구성됩니다.

몇 가지 유형의 조달 문서는 다음과 같습니다.

RFP - 제안 요청은 특정 상품 또는 서비스에 대한 제안서를 제출하기 위해 종종 입찰 프로세스를 통해 공급 업체에 대한 초대를 발행하는 조달 프로세스의 초기 단계입니다.
RFI - 정보 요청 (RFI)은 잠재적 인 판매자 또는 서비스 제공 업체가 구매자의 요구를 충족하고 제공 및 강점 측면에서 판매자의 능력을 알기 위해 잠재적으로 시장에서 사용할 수있는 제품 및 서비스를 결정하기 위해 요청하는 제안입니다. 판매자의.
RFQ - 견적 요청 (RFQ)은 입찰자와의 논의가 필요하지 않은 경우 (주로 제품 또는 서비스의 사양을 이미 알고있는 경우) 및 가격이 낙찰자를 선택하는 주요 요소이거나 유일한 요소 인 경우 사용됩니다.
Solicitations:입찰 초대, 견적 요청 및 제안입니다. 이는 구속력있는 계약 역할을 할 수 있습니다.
Offers - 이러한 유형의 조달 문서는 잠재 공급 업체가 잠재 고객에게 제공하는 입찰, 제안 및 견적입니다.
Contracts - 계약은 고객과 공급 업체간에 체결 된 최종 계약을 의미합니다.
Amendments/Modifications -이것은 권유, 제안 및 계약의 모든 변경을 나타냅니다. 수정 / 수정은 서면 문서 형식이어야합니다.

대부분의 조달 문서는 설정된 구조를 채택합니다. 이는 문서화 프로세스를 단순화하고 컴퓨터화할 수 있기 때문입니다.

전산화는 구매 프로세스의 효율성과 효율성을 허용합니다. 일반적으로 조달 문서에는 다음과 같은 속성이 있습니다.

Engineering and Construction Work
- 경미한 / 낮은 위험 계약 :이 유형의 계약에서는 서비스가 단기간 동안 조직에 필요하며 일반적으로 작업이 반복됩니다. 따라서 이러한 유형의 계약에는 고급 관리 기술이 필요하지 않습니다.
- 주요 / 고위험 계약 : 여기서 필요한 작업 유형은 더 어려운 성격이며 여기에는 정교한 관리 기술의 의미가 필요합니다.
Services
- 전문성-이를 위해서는 더 많은 지식 기반 전문 지식이 필요하며이를 위해서는 고객의 기준을 충족시키기 위해 연구를 찾는 데 더 많은 시간과 노력을 기울이는 관리자가 필요합니다.
- 시설-종종 이러한 유형의 서비스에서 아웃소싱 된 작업은 기존 구조 또는 시스템의 유지 관리 또는 운영입니다.
Supplies
- 로컬 / 간단한 구매-상품을 더 쉽게 구할 수 있으므로 구매 및 배송 프로세스를 관리 할 필요가 없습니다.
- 해외 / 복합 구매 :이 경우 다른 국가에서 상품을 구매해야합니다. 관리자의 업무는 더 번거롭고 구매 및 배송을위한 관리 프로세스가 필요합니다. 또한 관리자는 국경을 넘는 절차를 조사해야합니다.

대부분의 조직에서 조달 부서는 가장 바쁜 부서 중 하나입니다. 관리자는 조직의 원활한 운영에 필요한 상품이나 서비스를 구매해야합니다.

예를 들어, 병원에서 조달 관리자는 의약품과 수술기구를 구매해야합니다. 이러한 상품과 서비스는 품질 저하없이 가능한 가장 낮은 비용으로 구매해야합니다.

조직의 조달 관리자와 공급 업체간에 전달되는 문서는 조달 문서입니다.