프로젝트 시작 회의
소개
프로젝트 시작 회의는 프로젝트 관리자가 팀에 활력을 불어 넣을 수있는 가장 좋은 기회입니다. 이 회의에서 프로젝트 관리는 공통 목표를 설정하고 각 개인을 이해하기 시작할 수 있습니다.
프로젝트 시작 회의는 프로젝트의 모든 이해 관계자와 간단한 회의로 보이지만 성공적인 프로젝트 시작 회의에는 적절한 계획이 필요합니다.
다음 단계는 성공적인 프로젝트 시작 회의를위한 몇 가지 중요한 준비 사항입니다. 이러한 단계는 집중력을 유지하고 리더십을 확립하고 입증하며 개별 구성원을 프로젝트 팀에 통합하는 데 도움이됩니다.
의제
강력하고 명확한 의제는 프로젝트 시작 회의의 필수 사항입니다. 의제가 무엇인지 알지 못하는 경우 숙련 된 부하 직원에게 물어 보거나 다른 사람이 초기 킥오프 회의에 사용했던 일부 의제를 파악하십시오.
의제에는 일반적으로 프로젝트의 목적, 결과물 및 목표, 프로젝트의 주요 성공 요인, 커뮤니케이션 계획 및 프로젝트 계획이 포함됩니다.
프로젝트 시작 회의에 앞서 회의 의제를 모든 참가자에게 전달해야합니다.
이런 식으로 모든 참가자는 회의가 끝날 때 구조와 달성해야 할 사항을 알고 있습니다.
시작하기
회의가 시작되면 프로젝트 관리자가 회의를 담당해야합니다. 다음으로 모든 참가자를 환영하고 자기 소개를해야합니다.
이미 회의 의제를 참가자와 공유했지만 의제에 포함 된 각 항목에 대해 간략하게 소개하면서 의제에 대해 간략하게 설명합니다.
프로젝트 역할 소개에 더 많은주의를 기울이고 멤버라는 용어가 각 역할에 할당 된 이유를 강조합니다.
다양한 역할을하는 사람들이 있다면 그 점을 인정하십시오. 이 모든 일을 할 때 자세히 설명하지 마십시오. 이 회의의 목적은 모든 사람을 동일한 플랫폼으로 안내하는 것입니다.
프로젝트 발표
어조가 정해지면 체계적으로 의제를 제시하십시오. 우선, 프로젝트 가정과 프로젝트 계획을 어떻게 개발했는지에 대해 이야기하십시오.
계획 뒤에있는 이유를 제시하고 프로젝트가 진행될 때 제안에 대해 열려 있다는 메시지를 전달하십시오. 프로젝트 계획의 각 작업을 수행하고 충분히 정교하게 작성하십시오.
프로젝트 계획과 일정이 아직 초기 단계에 있으며이를 완료하기 위해 모든 사람의 도움을 기대하고 있다는 사실을 강조하십시오.
프로젝트 일정에서 잠재적 인 병목 현상이나 어려운 작업을 식별하고 확인합니다.
기대치 설정
프로젝트 진행 상황에 대해 이야기하기 위해 정기적 인 회의를 개최 할 편리한 시간을 결정하십시오. 정기 회의에 모든 사람의 참여가 필요함을 강조합니다.
팀워크는 설정해야 할 가장 중요한 기대 중 하나입니다. 프로젝트 시작 직후 팀워크에 대해 더 자세히 설명하고 일부 팀워크 활동을 계획해야합니다.
프로젝트의 시간에 민감한 성격과 프로젝트 기간 동안 휴가가 어떻게 부여되는지에 대해 이야기하십시오.
프로젝트에 장시간 작업이 필요한 경우 사전에 알리고 일과 삶의 균형을 유지하는 데 도움이 될 수있는 방법을 보여주는 것이 좋은 전략입니다.
회의 중에 팀 구성원이 특정 작업을 수행하고 책임을 지도록 권한을 부여합니다.
커뮤니케이션 계획
커뮤니케이션은 프로젝트의 주요 측면 중 하나입니다. 따라서 프로젝트 시작 회의는 프로젝트의 커뮤니케이션 계획을 더 강조해야합니다.
여기에는 일반적으로 회의 및 에스컬레이션 경로가 포함됩니다. 다음은 프로젝트 수명주기 동안 발생하는 몇 가지 회의입니다.
주간 현황 회의
프로젝트 계획 업데이트
작업 및 활동 계획 세션
관리 업데이트
또한 이메일 커뮤니케이션, 포럼 등과 같은 다른 커뮤니케이션 채널을 강조 할 수 있습니다.
피드백 및 종료
시작 회의가 끝나면 팀원들이 자유롭게 자신을 표현할 수있는 Q & A 세션을 엽니 다.
모든 팀원을 지원할 시간이 충분하지 않으면 이메일을 통해 질문과 피드백을 보내도록 요청하십시오. 이러한 전자 메일을 살펴보면 다른 토론을 설정하여 문제를 해결할 수 있습니다.
계획된 회의를 너무 많이 끌지 마십시오. 나쁜 예가 될 수 있습니다. 모든 사람이 떠나기 전에 회의를 요약하고 작업 항목과 다음 단계를 호출합니다.
결론
결론적으로 프로젝트 시작 회의 개최에 대해 강조해야 할 4 가지 주요 영역이 있습니다.
킥오프 회의를 준비하십시오. 조직하고 이끌 수있는 능력을 보여주십시오.
팀원의 역량을 강화하십시오. 그들에게 책임을 부여하십시오.
팀워크를 개발하고 육성합니다.
리더십 자질을 보여주십시오.