프로젝트 관리 소프트웨어

소개

프로젝트 관리는 비즈니스 조직의 핵심 기능 중 하나이므로 프로젝트 관리 기능은 소프트웨어로 지원되어야합니다. 소프트웨어가 탄생하기 전에 프로젝트 관리는 서류를 통해 완전히 이루어졌습니다. 이것은 결국 많은 종이 문서를 생성하고 즐거운 경험이 아닌 정보를 검색했습니다.

비즈니스 조직에서 저렴한 비용으로 소프트웨어를 사용할 수있게되자 소프트웨어 개발 회사는 프로젝트 관리 소프트웨어를 개발하기 시작했습니다. 이것은 모든 산업에서 매우 인기가 있었고 이러한 소프트웨어는 프로젝트 관리 커뮤니티에서 빠르게 채택되었습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 유형

1-데스크탑

프로젝트 관리자가 사용할 수있는 프로젝트 관리 소프트웨어에는 두 가지 유형이 있습니다. 이러한 소프트웨어의 첫 번째 범주는 데스크톱 소프트웨어입니다. Microsoft Project가이 유형의 좋은 예입니다. MS Project를 사용하여 전체 프로젝트를 관리 할 수 ​​있지만 협업이 필요한 경우 전자 문서를 다른 사람과 공유해야합니다.

모든 업데이트는 관련 당사자가 수시로 동일한 문서에 수행해야합니다. 따라서 이러한 데스크톱 프로젝트 관리 소프트웨어는 여러 사람이 업데이트하고 유지 관리해야하는 경우 제한이 있습니다.

2-웹 기반

위의 문제에 대한 해결책으로 웹 기반 프로젝트 관리 소프트웨어가 도입되었습니다. 이 유형을 사용하면 사용자가 웹 애플리케이션에 액세스하여 프로젝트 관리 관련 활동을 읽고, 쓰거나 변경할 수 있습니다.

이는 부서와 지역에 분산 된 프로젝트에 적합한 솔루션이었습니다. 이렇게하면 프로젝트의 모든 이해 관계자가 언제든지 프로젝트 세부 정보에 액세스 할 수 있습니다. 특히이 모델은 인터넷에서 작동하는 가상 팀에 가장 적합합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 특성

프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 사항이 많습니다. 모든 프로젝트가 프로젝트 관리 소프트웨어에서 제공하는 모든 기능을 활용하는 것은 아닙니다.

따라서 하나를 선택하기 전에 프로젝트 요구 사항을 잘 이해하고 있어야합니다. 다음은 프로젝트 관리 소프트웨어의 가장 중요한 측면입니다.

1-협업

프로젝트 관리 소프트웨어는 팀 협업을 촉진해야합니다. 이는 프로젝트의 관련 이해 관계자가 원할 때마다 프로젝트 문서에 액세스하고 업데이트 할 수 있어야 함을 의미합니다.

따라서 프로젝트 관리 소프트웨어에는 프로젝트 이해 관계자가 액세스 수준을 높이기 위해 액세스 제어 및 인증 관리가 있어야합니다.

2-예약

스케줄링은 프로젝트 관리 소프트웨어에서 제공해야하는 주요 기능 중 하나입니다. 일반적으로 최신 프로젝트 관리 소프트웨어는 활동 일정과 관련하여 Gantt 차트를 그릴 수있는 기능을 제공합니다.

이 외에도 활동 종속성을 일정에 추가 할 수도 있으므로 이러한 소프트웨어는 프로젝트 중요 경로를 표시하고 나중에 중요 경로를 자동으로 변경합니다.

기준선 지정은 프로젝트 관리 소프트웨어에서 제공하는 유용한 기능이기도합니다. 일반적으로 프로젝트는 요구 사항이 완료 될 때 기반이됩니다.

요구 사항이 변경되고 나중에 프로젝트에 새 요구 사항이 추가되면 프로젝트 관리 팀은 새 일정을 기준 일정과 자동으로 비교하여 프로젝트 범위 및 비용 편차를 이해할 수 있습니다.

3-문제 추적

프로젝트 수명주기 동안 지속적인 추적 및 모니터링이 필요한 프로젝트와 관련된 많은 문제가있을 수 있습니다. 소프트웨어 결함은 이에 대한 좋은 예 중 하나입니다.

따라서 프로젝트 관리 소프트웨어에는 프로젝트의 다양한 이해 관계자가보고 한 문제를 추적하고 모니터링하는 기능이 있어야합니다.

4-프로젝트 포트폴리오 관리

프로젝트 포트폴리오 관리는 조직이 둘 이상의 프로젝트에 참여했을 때 핵심적인 측면 중 하나입니다. 조직은 여러 프로젝트를 측정하고 모니터링 할 수 있어야 프로젝트가 전반적으로 어떻게 진행되는지 알 수 있습니다.

프로젝트가 몇 개 밖에없는 소규모 회사라면이 기능을 원하지 않을 수 있습니다. 이 경우 프로젝트 포트폴리오 관리없이 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택해야합니다. 이러한 기능은 비용이 많이들 수 있습니다.

5-문서 관리

프로젝트에 사용중인 문서가 많습니다. 이러한 문서의 대부분은 프로젝트 이해 관계자가 액세스 할 수 있어야합니다. 따라서 프로젝트 관리 소프트웨어에는 올바른 액세스 제어 시스템을 갖춘 문서 관리 기능이 있어야합니다.

또한 문서가 업데이트 될 때마다 버전을 관리해야합니다. 따라서 문서 관리 기능은 문서 버전 관리도 지원해야합니다.

6-자원 관리

프로젝트의 자원 관리는 프로젝트 관리 소프트웨어의 주요 기대 중 하나입니다. 여기에는 인적 자원과 기타 유형이 모두 포함됩니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 전체 프로젝트 수명주기 동안 각 리소스의 활용도를 보여 주어야합니다.

결론

현대적인 프로젝트 관리 관행에는 프로젝트 관리 소프트웨어의 도움이 필요합니다. 현대의 프로젝트 관리 관행은 소프트웨어를 사용하지 않고는 작동 할 수 없을 정도로 복잡합니다.

목적에 맞는 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 소프트웨어의 특성을 평가하고 프로젝트 관리 요구 사항과 일치해야합니다.

일반적으로 프로젝트 관리 소프트웨어는 높은 가격표와 함께 제공되므로 필요한 것보다 더 많은 기능을 가진 제품을 선택하지 마십시오. 또한 필요한 기능보다 많은 기능이 있으면 실제로 소프트웨어를 사용할 때 혼동을 일으킬 수 있습니다.