Comment utiliser Microsoft Office gratuitement sur le Web
Travaillant dans le secteur des technologies, je suis régulièrement bombardé de questions sur les meilleurs smartphones , les raisons pour lesquelles certains e-mails ne s'affichent plus, et comment sauvegarder ses photos et vidéos. Une autre question revient souvent : comment utiliser Microsoft Office gratuitement ?
À en juger par la fréquence à laquelle on me pose cette question, je suppose qu'une part importante de la population ignore encore qu'il est possible d'utiliser gratuitement la version en ligne officielle de Microsoft Office directement dans son navigateur web, ou que Microsoft s'appelle désormais Microsoft 365. Il suffit d'un compte Microsoft et d'une connexion internet.
Vous n'aurez évidemment pas accès à toutes les fonctionnalités (Microsoft ne va pas offrir gratuitement l'intégralité de son produit phare), mais si vous avez besoin d'ouvrir ou de modifier rapidement un fichier Word, Excel ou PowerPoint, les outils en ligne sont tout à fait adaptés. Voici comment démarrer et les fonctionnalités à votre disposition.
Commencer
Rendez-vous sur le portail en ligne Microsoft Office . Vous y trouverez un rappel indiquant qu'Office s'appelle désormais Microsoft 365 (malgré le nom de domaine), et vous pourrez vous connecter avec votre compte Microsoft. Nous supposons que vous en avez déjà créé un, mais si ce n'est pas le cas, vous pouvez le faire ici.
Une fois connecté, vous accéderez à un tableau de bord élégant vous permettant de consulter tous vos fichiers OneDrive, ainsi que diverses applications web Microsoft, telles que Word, Excel et PowerPoint. Vous pourrez ouvrir un fichier en cliquant dessus ou en créer un nouveau à partir des icônes situées en haut de l'écran.
Sélectionnez une application dans le panneau de gauche pour afficher les fichiers récents associés et quelques modèles pour vous aider à démarrer rapidement. Vous y trouverez notamment des outils de planification de la retraite pour Excel et des CV pour Word. Vous pouvez également importer un document, une feuille de calcul ou une présentation depuis votre ordinateur grâce au bouton « Importer ».
Chaque nouveau fichier s'ouvre dans son propre onglet, ce qui vous permet de travailler simultanément dans plusieurs onglets Word, Excel et PowerPoint si nécessaire. L'interface offre peu d'options : il faut se contenter de ce que Microsoft propose quant à l'organisation et au fonctionnement des éléments.
Édition de fichiers
Si vous avez déjà utilisé les versions de bureau de Microsoft Office (ou Microsoft 365), vous vous sentirez immédiatement à l'aise avec l'interface web. Le ruban se trouve en haut de la fenêtre d'onglets ; il vous permet de mettre en forme le contenu existant et d'ajouter de nouveaux éléments selon vos besoins. Bien entendu, les fonctionnalités disponibles varient selon l'application utilisée.
En haut à droite de l'écran, vous trouverez les commandes permettant d'ajouter des commentaires, de partager le fichier avec d'autres personnes (le fait qu'il soit toujours en ligne facilite grandement la collaboration) et de basculer entre les différents modes d'utilisation : Édition , Révision et Affichage . Ce même menu vous permet également d'ouvrir le fichier dans le logiciel de bureau correspondant, si celui-ci est installé sur votre ordinateur.
Toutes les fonctionnalités principales sont faciles à prendre en main, que vous soyez novice ou utilisateur confirmé d'applications bureautiques. En cas de difficulté, une grande zone de recherche est disponible en haut de l'écran. Vous pouvez l'utiliser pour trouver une option spécifique dans les menus. Cliquez sur « Aide » dans le ruban pour obtenir de l'aide supplémentaire.
Pour des applications web, celles-ci sont plutôt complètes : vous pouvez sélectionner, glisser, cliquer avec le bouton droit, etc., comme dans les versions classiques de Word, Excel et PowerPoint. Il n’y a pas de bouton « Enregistrer », car tout est automatiquement enregistré et synchronisé avec le cloud lors de vos modifications. Toutefois, vous pouvez utiliser le menu « Fichier » si vous souhaitez télécharger une copie locale.
Ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire
Les applications Office en ligne sont des versions allégées de leurs homologues de bureau, mais de nombreux utilisateurs ne remarqueront peut-être pas les différences, selon leurs besoins. Les fonctions de base d'ouverture et d'édition sont présentes ; comme indiqué, tout est automatiquement synchronisé avec votre compte OneDrive.
Concernant Microsoft Word sur le Web, certaines options de mise en page sont indisponibles, comme l'affichage du quadrillage ou la création de colonnes. Il est impossible d'ajouter des filigranes, des thèmes ou des couleurs de page, ni d'insérer des graphiques, une bibliographie ou des citations. D'autres fonctionnalités avancées, telles que le publipostage, sont également désactivées.
Concernant Microsoft Excel sur le Web, les différences avec l'application en ligne ne sont pas immédiatement évidentes : ce n'est qu'en explorant davantage et en accédant aux outils plus avancés que les divergences apparaissent. L'application Web propose par exemple moins de types de graphiques et d'options d'importation de données, et il est impossible de nommer les plages sélectionnées — autant de fonctionnalités réservées aux utilisateurs avancés.
Tout comme Excel, Microsoft PowerPoint sur le web ressemble beaucoup à la version de bureau, du moins jusqu'à ce qu'on essaie d'aller au-delà des fonctionnalités de base. L'outil en ligne propose moins d'animations et de transitions, ne permet pas d'importer de fichiers audio ni de graphiques, et limite les options de lecture des diaporamas. Ainsi, même si la plupart des fonctionnalités essentielles sont présentes, les utilisateurs avancés privilégieront toujours l'application de bureau complète.
