コミュニケーションチャンネル

前書き

組織では、情報は順方向、逆方向、および横方向に流れます。この情報の流れは通信と呼ばれます。通信チャネルとは、この情報が組織内および他の組織と流れる方法を指します。

コミュニケーションと呼ばれるこのウェブでは、マネージャーがリンクになります。意思決定と方向性は、コミュニケーションWebでのマネージャーの位置に応じて、上向き、下向き、または横向きに流れます。

たとえば、下位レベルのマネージャーからのレポートは上向きに流れます。優れたマネージャーは、従業員を効率的に刺激し、操縦し、整理する必要があります。これらすべてのために、彼が所有するツールは話し言葉と書き言葉で書かれています。

情報の流れとマネージャーが従業員を処理するためには、効果的なコミュニケーションチャネルを確立することが重要です。

対面での会話であれ、部門間のメモであれ、コミュニケーションのモデムを介して、情報はマネージャーから部下に、またはその逆に送信されます。

コミュニケーションプロセスの重要な要素は、経営陣と従業員の間のフィードバックメカニズムです。

このメカニズムでは、従業員はマネージャーに目前のタスクを理解したことを通知し、マネージャーは従業員に従業員の作業に関するコメントと指示を提供します。

通信チャネルの故障は、非効率的な情報の流れにつながります。従業員は会社が彼らに何を期待しているのか気づいていません。彼らは会社で何が起こっているのか知らされていません。

これにより、彼らは動機や会社の変化に疑いを抱くようになります。また、効果的なコミュニケーションがなければ、従業員は会社ではなく部門を重視するようになり、これは職場での意思決定と生産性に影響を及ぼします。

最終的に、これは組織全体の目標にも悪影響を及ぼします。したがって、組織が効果的に運営されるためには、優れたマネージャーは従業員に期待されることを伝え、会社の方針と今後の変更を十分に認識していることを確認する必要があります。

したがって、効果的なコミュニケーションチャネルを管理者が実装して、労働者の生産性を最適化し、組織の円滑な運営を確保する必要があります。

マネージャーが利用できる通信チャネルの数は、過去20奇数年で増加しています。ビデオ会議、モバイルテクノロジー、電子掲示板、ファックス機は、新しい可能性の一部です。

組織の規模が大きくなるにつれて、マネージャーはメッセージを伝えるために対面のコミュニケーションだけに頼ることはできません。

管理者が今日直面している課題は、効果的なコミュニケーションを実行するために、どのタイプのコミュニケーションチャネルを選択すべきかを判断することです。

マネージャーの仕事を容易にするために、コミュニケーションチャネルのタイプは、公式、非公式、非公式の3つの主要なグループにグループ化されています。

正式なコミュニケーションチャネルは、組織の目標、ポリシー、手順などの情報を送信します。このタイプの通信チャネルのメッセージは、一連のコマンドに従います。つまり、情報はマネージャーから部下に流れ、部下はその情報を次のレベルのスタッフに渡します。
正式なコミュニケーションチャネルの例は、会社のニュースレターです。これは、従業員とクライアントに会社の目標とビジョンの明確なアイデアを提供します。また、指揮系統における覚書、報告書、指示、および予定された会議に関する情報の転送も含まれます。
事業計画、顧客満足度調査、年次報告書、雇用者マニュアル、レビュー会議はすべて正式なコミュニケーションチャネルです。

正式な作業環境内には、常に非公式の通信ネットワークが存在します。厳密な階層型の通信Webは、それ自体では効率的に機能できないため、このWebの外部に通信チャネルが存在します。このタイプの通信チャネルは指揮系統を混乱させる可能性がありますが、優れたマネージャーは、公式と非公式の通信チャネルの間の微妙なバランスを見つける必要があります。
非公式のコミュニケーションチャネルの例は、組織のカフェテリア/食堂でのランチタイムです。ここでは、リラックスした雰囲気の中で、従業員間の議論が奨励されています。また、マネージャーが歩き回り、従業員の問い合わせを処理するための実践的なアプローチを採用することは、非公式のコミュニケーションチャネルの例です。
QCサークル、チームワーク、さまざまなトレーニングプログラムは指揮系統の外にあるため、非公式のコミュニケーションチャネルのカテゴリに分類されます。

優れたマネージャーは、組織内で行われるコミュニケーションが対人関係である場合があるという事実を認識します。会議の議事録は従業員間の議論のトピックかもしれませんが、スポーツ、政治、テレビ番組もフロアを共有しています。
組織内の非公式のコミュニケーションチャネルは、組織の「グレープバイン」です。噂が広まるのはブドウの木を通してです。また、「グレイプバイン」の議論に従事する人々はしばしばグループを形成し、それは組織外の友情につながります。ブドウの木は良い意味を持っているかもしれませんが、ブドウの木を循環する情報は誇張されていることが多く、従業員に不必要な警告を引き起こす可能性があります。優れた管理者は、この非公式のコミュニケーションチャネルで流通している情報に精通し、誤った情報の流れを防ぐために積極的な対策を講じる必要があります。
非公式のコミュニケーションチャネルの例は、従業員間の懇親会です。

どの組織にも、公式、非公式、非公式の3種類のコミュニケーションチャネルが存在します。

理想的なコミュニケーションWebは、非公式のコミュニケーションを行うことができる正式な構造ですが、組織内には非公式のコミュニケーションチャネルも存在します。

これらのさまざまなチャネルを通じて、マネージャーは自分のアイデアを伝え、耳を傾け、吸収し、収集し、さらに従業員とコミュニケーションをとることが重要です。