調達書類

前書き

調達伝票を理解するには、調達管理という用語を理解することが重要です。

調達とは、数量、品質、寸法、および場所に関する購入者の需要を満たすために、可能な限り最良の価格で商品およびサービスを購入することです。

ビジネスの調達サイクルは、以下の手順に従って機能します。

• Information Gathering - 潜在的な顧客は、最初に、必要な製品の要件を満たすサプライヤーを調査します。

• Supplier Contact -見込みのあるサプライヤーが特定されると、顧客は見積依頼、提案、情報、および入札を要求します。これは、広告を通じて、またはサプライヤーとの直接の接触を通じて行うことができます。

• Background Review - 顧客は現在、関連する商品/サービスの参照を調べ、商品/サービスのサンプルを検討したり、試験を実施したりすることもできます。

• Negotiation -次に、価格、入手可能性、カスタマイズオプションに関する交渉が行われます。商品やサービスの購入に関する契約が完了しました。

• Fulfilment -署名された契約に基づいて、購入した商品またはサービスが出荷および配送されます。支払いもこの段階で完了します。製品の追加のトレーニングまたはインストールも提供される場合があります。

• Renewal -商品またはサービスが消費または廃棄され、契約の期限が切れたら、製品またはサービスを再注文する必要があります。顧客は、同じサプライヤを継続するか、新しいサプライヤを探すかを決定します。

調達サイクルに関係する文書は、調達文書と呼ばれます。調達文書は、プロジェクト開始の初期段階の不可欠な部分です。

調達文書の目的は、プロジェクトプロセスの組織要素の重要な側面に役立ちます。これは、プロジェクト提案の入札と提出のプロセス中に導入される入力と出力のメカニズムとツール、およびプロジェクトを構成する作業の側面を指します。

一言で言えば、調達文書は、顧客と商品またはサービスの供給者との間の契約関係です。

調達書類の例

調達文書を構成するもののいくつかの例には、買い手の入札の開始および譲歩のための財政的責任者による召喚が含まれます。

また、二者間の情報依頼や見積依頼、提案書や売り手の回答も調達書類の一部です。

基本的に、調達書類は、入札への招待、公開買付けの勧誘、および契約条件の確立に役立つすべての書類で構成されます。

調達書類の種類

調達文書には次のようなものがあります。

• RFP - 提案依頼書は、調達プロセスの初期段階であり、多くの場合、入札プロセスを通じて、特定の商品またはサービスに関する提案を提出するようにサプライヤーに招待状を発行します。

• RFI - 情報の要求（RFI）は、潜在的な売り手またはサービスプロバイダーから要求される提案であり、買い手のニーズを満たすために市場で潜在的に利用可能な製品とサービスを決定し、提供物と強みの観点から売り手の能力を知ることです。売り手の。

• RFQ - 見積依頼（RFQ）は、入札者との話し合いが不要な場合（主に製品またはサービスの仕様がすでにわかっている場合）、および価格が落札者を選択する主な要因または唯一の要因である場合に使用されます。

• Solicitations:これらは、入札の招待、見積もりおよび提案の要求です。これらは拘束力のある契約として役立つ場合があります。

• Offers - このタイプの調達文書は、潜在的なサプライヤーが見込み顧客に対して行う入札、提案、見積もりです。

• Contracts - 契約とは、クライアントとサプライヤーの間で最終的に署名された契約を指します。

• Amendments/Modifications -これは、勧誘、申し出、および契約の変更を指します。修正/修正は、書面による文書の形式である必要があります。

調達文書の構造

ほとんどの調達伝票は、設定された構造を採用しています。これは、文書化プロセスを簡素化し、コンピューター化も可能にするためです。

コンピュータ化により、調達プロセスの効率と効果が高まります。一般に、調達伝票には次の属性があります。

• 潜在的な入札者は、雇用主が入札者を評価するためにすべての詳細を提出する必要があります。

• すべての提出物は、候補リストの基準が明確であることを保証するために、明確かつ正直な方法で設定される必要があります。

• 契約における両当事者の責任、権利、およびコミットメントの明確な定義。

• 提供される商品またはサービスの性質と品質の明確な定義。

• いずれかの当事者の利益を害することのない規定。

• 明確で理解しやすい言語。

一般的に遭遇する調達文書

• Engineering and Construction Work

  • マイナー/低リスク契約：このタイプの契約では、サービスは組織によって短期間必要とされ、作業は通常繰り返されます。したがって、このタイプの契約には、ハイエンドの管理手法は必要ありません。

  • メジャー/ハイリスク契約：ここでは、必要な作業の種類はより困難な性質のものであり、ここでは高度な管理手法の含意が必要です。

• Services

  • 専門家-これには、より知識ベースの専門知識が必要であり、これには、顧客の基準を満たすために調査を求めることに多くの時間と労力を費やすことをいとわないマネージャーが必要です。

  • 施設-多くの場合、このタイプのサービスでは、外部委託される作業は、既存の構造またはシステムの保守または運用です。

• Supplies

  • ローカル/シンプルな購入-商品はより簡単に入手できるため、購入および配送プロセスの管理は必要ありません。

  • 国際/複雑な購入：この​​場合、商品は他の国から購入する必要があります。管理者の仕事はより面倒であり、購入と配達には管理プロセスが必要です。さらに、マネージャーは国境を越えた手続きを検討する必要があります。

結論

ほとんどの組織では、調達部門が最も忙しい組織の1つです。管理者は、組織の円滑な運営に必要な商品やサービスを購入する必要があります。

たとえば、病院では、調達マネージャーはとりわけ医薬品や手術器具を購入する必要があります。これらの商品やサービスは、品質を損なうことなく、可能な限り低いコストで購入する必要があります。

組織の調達マネージャーとサプライヤーの間で受け渡される文書は、調達文書です。