知財管理

前書き

ナレッジマネジメントは、世界中の企業によって実践されている活動です。ナレッジマネジメントの過程で、これらの企業は多くの方法とツールを使用して包括的に情報を収集します。

次に、収集された情報は、定義された手法を使用して整理、保存、共有、および分析されます。

このような情報の分析は、リソース、ドキュメント、人、およびそのスキルに基づいて行われます。

適切に分析された情報は、企業の「知識」として保存されます。この知識は、後で組織の意思決定や新しいスタッフのトレーニングなどの活動に使用されます。

知識管理には、初期から多くのアプローチがありました。初期のアプローチのほとんどは、情報の手動保存と分析でした。コンピューターの導入により、ほとんどの組織の知識と管理プロセスが自動化されました。

そのため、情報の保存、検索、共有が便利になりました。今日、ほとんどの企業は独自の知識管理フレームワークを導入しています。

フレームワークは、知識収集ポイント、収集手法、使用されるツール、データ保存ツールと手法、および分析メカニズムを定義します。

ナレッジマネジメントプロセス

知識管理のプロセスは、どの企業にとっても普遍的です。ツールや手法など、使用されるリソースは、組織環境に固有のものである場合があります。

ナレッジマネジメントプロセスには、さまざまなツールと手法を活用した6つの基本的なステップがあります。これらの手順を順番に実行すると、データが知識に変換されます。

ステップ1：収集

これは、知識管理プロセスの最も重要なステップです。不正確または無関係なデータを収集した場合、結果として得られる知識は最も正確ではない可能性があります。したがって、そのような知識に基づいて下された決定も不正確になる可能性があります。

データ収集に使用される多くの方法とツールがあります。まず第一に、データ収集は知識管理プロセスの手順でなければなりません。これらの手順は適切に文書化され、データ収集プロセスに関与する人々が従う必要があります。

データ収集手順では、特定のデータ収集ポイントを定義します。いくつかのポイントは、特定のルーチンレポートの要約である可能性があります。例として、月次売上レポートと日次出席レポートは、データ収集のための2つの優れたリソースである可能性があります。

データ収集ポイントを使用して、データ抽出の手法とツールも定義されます。一例として、販売レポートは、データ入力オペレーターがデータをデータベースに手動で供給する必要がある紙ベースのレポートであるのに対し、日次出席レポートは、データベースに直接保存されるオンラインレポートである場合があります。

このステップでは、データ収集ポイントと抽出メカニズムに加えて、データストレージも定義されます。現在、ほとんどの組織はこの目的のためにソフトウェアデータベースアプリケーションを使用しています。

ステップ2：整理する

収集されたデータは整理する必要があります。この編成は通常、特定のルールに基づいて行われます。これらのルールは組織によって定義されています。

例として、すべての販売関連データを一緒にファイルし、すべてのスタッフ関連データを同じデータベーステーブルに保存できます。このタイプの組織は、データベース内でデータを正確に維持するのに役立ちます。

データベースに多くのデータがある場合は、「正規化」などの手法を使用して、重複を整理および削減できます。

このように、データは論理的に配置され、相互に関連付けられているため、簡単に取得できます。データがステップ2を通過すると、情報になります。

ステップ3：要約

このステップでは、情報の本質を理解するために情報を要約します。長い情報は表形式またはグラフ形式で表示され、適切に保存されます。

要約すると、ソフトウェアパッケージ、チャート（パレート、因果関係）、さまざまな手法など、使用できるツールが多数あります。

ステップ4：分析

この段階で、関係、冗長性、およびパターンを見つけるために情報が分析されます。

人/チームの経験が重要な役割を果たすため、専門家または専門家チームをこの目的に割り当てる必要があります。通常、情報の分析後に作成されたレポートがあります。

ステップ5：合成

この時点で、情報は知識になります。分析の結果（通常はレポート）を組み合わせて、さまざまな概念や成果物を導き出します。

あるエンティティのパターンまたは動作を適用して別のエンティティを説明することができ、集合的に、組織は組織全体で使用できる一連の知識要素を持ちます。

この知識は、さらに使用するために組織の知識ベースに保存されます。

通常、ナレッジベースは、インターネットを介してどこからでもアクセスできるソフトウェア実装です。

このようなナレッジベースソフトウェアを購入するか、そのオープンソース実装を無料でダウンロードすることもできます。

ステップ6：意思決定

この段階で、知識は意思決定に使用されます。例として、特定のタイプのプロジェクトまたはタスクを見積もる場合、以前の見積りに関連する知識を使用できます。

これにより、推定プロセスが加速され、高精度が追加されます。これは、組織の知識管理が長期的に価値を付加し、お金を節約する方法です。

結論

ナレッジマネジメントは、企業組織にとって不可欠なプラクティスです。組織の知識は、財政、文化、人々の面で組織に長期的な利益をもたらします。

したがって、すべての成熟した組織は、事業運営と組織の全体的な能力を強化するために、知識管理に必要な措置を講じる必要があります。