プロジェクト計画書

前書き

プロジェクト憲章は、プロジェクトの目的のステートメントを指します。この声明はまた、詳細なプロジェクトの目標、役割、および責任を示し、主要な利害関係者、およびプロジェクトマネージャーの権限のレベルを特定します。

これは、将来のプロジェクトのガイドラインとしてだけでなく、組織の知識管理システムの重要な資料としても機能します。

プロジェクト計画書は、新しい提案依頼書または提案依頼書で構成される短い文書です。このドキュメントは、プロジェクト管理プロセスの一部であり、Initiative for Policy Dialogue（IPD）およびCustomer Relationship Management（CRM）で必要とされています。

プロジェクト憲章の役割

プロジェクト憲章の役割は次のとおりです。

• プロジェクトを実施する理由を文書化します。

• プロジェクトが直面する目的と制約について概説します。

• 手元にある問題の解決策を提供します。

• プロジェクトの主な利害関係者を特定します。

プロジェクト計画書の利点

プロジェクトのプロジェクト憲章の主な利点は次のとおりです。

• それは改善し、良好な顧客関係への道を開きます。

• プロジェクト計画書は、プロジェクト管理プロセスを改善するツールとしても機能します。

• 地域および本社のコミュニケーションも大幅に改善できます。

• プロジェクト計画書を作成することで、プロジェクトのスポンサーになることもできます。

• プロジェクト憲章は、上級管理職の役割を認識しています。

• 業界のベストプラクティスを達成することを目的とした進行を許可します。

プロジェクト計画書の要素

プロジェクト計画書は、問題や機会を解決することを目的としたプロジェクト計画ツールであるため、以下の要素は、優れたチャータープロジェクトに不可欠です。

効果的なチャータープロジェクトを行うには、次の重要な要素に対処する必要があります。

• プロジェクトのアイデンティティ。

• 時間：プロジェクトの開始日と期限。

• プロジェクトに関わった人々。

• 目標の概要と目標の設定。

• プロジェクト計画書が実行される理由。「ビジネスケース」と呼ばれることもあります。

• 問題または機会の詳細な説明。

• プロジェクトから期待される収益。

• パフォーマンスの観点から期待できる結果。

• 目的が達成される予定の日付。

• 関係する参加者の明確に定義された役割と責任。

• 目的を達成するために必要となるリソースの要件。

• プロジェクトに伴う障壁とリスク。

• 情報に基づいた効果的なコミュニケーション計画。

上記のすべての要素のうち、さらに詳しく説明する必要がある3つの最も重要で不可欠な要素があります。

ビジネスケース

これは、プロジェクト計画書を作成する必要性の概要を示しています。ビジネスケースでは、プロジェクト計画書を実行することで得られるメリットを説明する必要があります。メリットは、収益やコスト削減などの財務面だけでなく、顧客が受け取るメリットも必要です。

優れたビジネスケースの特徴は次のとおりです。

• プロジェクトに着手した理由。

• 現在プロジェクトに着手することで得られるメリット。

• プロジェクトを行わなかった場合の結果。

• それがビジネス目標に適合していると結論付ける要因。

プロジェクト範囲

名前が示すように、それは彼らがプロジェクトを引き受けた場合にプロジェクトがビジネスに与える範囲を指します。

プロジェクトを行う前に、次の懸念に対処する必要があります。

• 範囲内と範囲外を考慮する必要があります。

• 各チームが焦点を当てるプロセス。

• プロセスの開始点と終了点。

• リソースの可用性。

• チームが作業する際の制約。

• 時間制限。

• プロジェクトを実施する場合の通常のワークロードへの影響。

優れたコミュニケーション計画の必要性

プロジェクトの計画に関しては、優れたコミュニケーション計画の必要性が最も必要です。プロジェクトマネージャーは、プロジェクト憲章の全体的な目的を達成するのに役立つ優れたコミュニケーション計画の作成に取り組む必要があります。

コミュニケーション計画を作成するとき、プロジェクトマネージャーは次のことを考慮する必要があります。

• Who - プロジェクトに参加する各個人の責任。

• What - コミュニケーション計画の動機と理由。

• Where - 受信者が情報を見つけることができる場所。

• When - コミュニケーション計画の期間と頻度。

• How - コミュニケーションを促進するために使用されるメカニズム。

• Whom - 通信の受信者。

結論

プロジェクト計画書は、プロジェクトの計画に使用されるツールであるだけでなく、参照として機能するコミュニケーションメカニズムでもあります。効果的なコミュニケーション計画を備えた綿密に計画されたプロジェクトは、手元にあるプロジェクトの成功を確実にもたらします。

したがって、プロジェクト憲章はプロジェクトで頻繁に参照されるドキュメントの1つである必要があり、プロジェクトチーム全体がプロジェクト憲章の内容を認識している必要があります。これは、プロジェクトを成功させるための重要な要素です。