プロジェクト記録管理

前書き

プロジェクト管理は、マネージャーがプロジェクトを管理するのに役立つアプローチです。プロジェクト管理とは、期限やプロジェクトのコストなどの他の要件を満たすために適切な管理を使用することも意味します。

これらの管理には、プロジェクト管理活動の適切かつ効果的な記録が含まれます。レコード管理は、プロジェクトの実行中にドキュメントを整理、計画、追跡するための体系的なアプローチです。

記録システムは、組織が次の考慮事項、活動、および特性を決定する体系的なプロセスです。

プロジェクトの記録管理プロセスには、3つの異なる段階があります。これらのステージには、各ステージの目標を完了して達成するために、他の多くのアクティビティが含まれます。

ステージは次のとおりです。

各ステージを詳しく見ていきましょう。

これは、レコードが作成されている理由に関する根本的な理由を指します。これは、領収書、在庫管理レポート、またはその他の理由による可能性があります。

プロジェクトレコード管理の主な目的は、レコードが作成された後のレコード処理のフローを決定することです。レコードの作成に関しては、次の質問に答える必要があります。

レコードを保存する操作を開発することは、レコードを維持することを指します。レコードへのアクセスレベルはこの段階で定義する必要があり、レコードが悪用されるのを防ぐために必要なすべての手順を実行する必要があります。

記録の誤用を防ぐために、適切なコンプライアンス手順とセキュリティ対策を講じる必要があります。

レコードの保存とは、デジタルストレージだけでなくドキュメントの手動ストレージも指します。プロジェクトマネージャーは、レコードが借用した方法で返されるようにする必要があります。レコードの保守とは、レコードを保守できる時間の長さも指します。

組織によっては、最長6年の記録を保持する場合もあれば、それより短い年数の記録を保持する場合もあります。レコードをデジタルで保存する場合は、適切なフォルダーを作成する必要があります。作成したら、ハードドライブの空き容量を維持するために、古いドキュメントをアーカイブする必要があります。

照合されるレコードを計画する必要があります。以下に、記録計画プロセスを成功させるために管理者が実行する必要のある手順の概要を示します。

レコードが適切に管理されることを保証する役割の識別
- 組織で利用可能なレコードを分類するために、専任の役割を割り当てるか、専任の担当者を任命します。
- 記録管理を維持およびサポートするシステムを実装するITプロフェッショナルを任命します。
管理者は、チームメンバーが記録管理のために実施されている手順を認識していることを確認する必要があります。
レコード管理プロセスでは、保存するドキュメントの内容を分析する必要があります。
組織内のさまざまな種類のファイルを格納するファイル計画を実装します。
保持スケジュールを作成します。これは、行われている活動に応じて組織ごとに異なる可能性があります。
効果的な記録管理ソリューションを設計します。
コンテンツを移動してメソッドを記録する方法の計画。
電子メールの統合を行うことができる計画を作成します。
ソーシャルコンテンツのコンプライアンス手順を計画します。
プロジェクト記録システムの目的に沿ったコンプライアンス手順を開発します。

レコードは、証拠またはガイドラインとして機能する組織内のドキュメントまたはデータの電子ストレージです。プロジェクトの記録管理は体系的なプロセスであり、将来の使用のために記録を保持することができます。

プロジェクトに関連する詳細の概要を説明します。したがって、プロジェクトの記録管理は注意深く監視および保持する必要があります。