プロジェクトキックオフミーティング

前書き

プロジェクトキックオフミーティングは、プロジェクトマネージャーがチームに活力を与えるための最良の機会です。この会議中に、プロジェクト管理者は共通の目標の感覚を確立し、各個人を理解し始めることができます。

プロジェクトキックオフミーティングは、プロジェクトのすべての利害関係者との単純なミーティングのように見えますが、プロジェクトキックオフミーティングを成功させるには、適切な計画が必要です。

次の手順は、プロジェクトのキックオフミーティングを成功させるための重要な準備ポイントの一部です。これらの手順は、集中力を維持し、リーダーシップを確立して実証し、個々のメンバーをプロジェクトチームに統合するのに役立ちます。

アジェンダ

プロジェクトのキックオフミーティングには、強力で明確な議題が必須です。議題がどうあるべきかわからない場合は、経験豊富な部下に尋ねるか、他の人が以前のキックオフミーティングで使用した議題のいくつかを入手してください。

議題には通常、プロジェクトの目的、成果物と目標、プロジェクトの主要な成功要因、コミュニケーション計画、およびプロジェクト計画が含まれます。

プロジェクトのキックオフミーティングに先立って、ミーティングの議題をすべての参加者に回覧するようにしてください。

このようにして、すべての参加者は、会議の終了時に構造と何を達成するかを認識しています。

入門

会議が始まると、プロジェクトマネージャーが会議を担当する必要があります。次に、すべての参加者を歓迎し、自己紹介のラウンドを行う必要があります。

すでに参加者と会議の議題を共有していますが、議題の各項目を簡単に紹介しながら、議題を簡単に説明します。

プロジェクトの役割の紹介にもっと注意を払い、メンバーという用語がそれぞれの役割に割り当てられた理由を強調します。

引き伸ばされた役割を演じている人がいる場合は、それについて認めてください。これらすべてのことを行うときは、詳細に立ち入らないでください。この会議の目的は、全員を同じプラットフォームに連れて行くことです。

プロジェクトプレゼンテーション

トーンが設定されたら、構造化された方法で議題を提示します。まず、プロジェクトの前提条件と、プロジェクト計画をどのように作成したかについて話します。

計画の背後にある理由を提示し、プロジェクトが進行するときに提案を受け入れるというメッセージを伝えます。プロジェクト計画の各タスクを実行し、十分に詳しく説明します。

プロジェクトの計画とスケジュールはまだ初期段階にあり、それを完了するために皆の支援を期待しているという事実を強調してください。

プロジェクトスケジュールの潜在的なボトルネックまたは困難なタスクを特定して認識します。

期待を設定する

プロジェクトの進捗状況について話し合うために定期的な会議を開催するのに都合のよい時間を決定します。定期的な会議への全員の参加の必要性を強調します。

チームワークは、設定すべき最も重要な期待の1つです。プロジェクトの開始直後に、チームワークについてさらに詳しく説明し、いくつかのチームワーク活動を計画する必要があります。

プロジェクトの時間に敏感な性質と、プロジェクト期間中に葉がどのように付与されるかについて話します。

プロジェクトで長時間の作業が必要な場合は、事前に知らせて、ワークライフバランスを維持するためにどのように役立つかを示すことは良い戦略です。

会議中に、チームメンバーが特定のタスクを実行し、責任を負うように権限を与えます。

コミュニケーション計画

コミュニケーションは、プロジェクトの主要な側面の1つです。したがって、プロジェクトキックオフミーティングでは、プロジェクトのコミュニケーション計画をより強調する必要があります。

これには通常、会議とエスカレーションパスが含まれます。以下は、プロジェクトのライフサイクル中に行われる会議の一部です。

• 毎週のステータスミーティング

• プロジェクト計画の更新

• タスクと活動の計画セッション

• 管理の更新

さらに、電子メール通信、フォーラムなどの他の通信チャネルを強調することができます。

フィードバックと閉鎖

キックオフミーティングの最後に、チームメンバーが自由に自分を表現できるQ＆Aセッションを開きます。

すべてのチームメンバーを支援するのに十分な時間がない場合は、電子メールで質問とフィードバックを送信するようにチームメンバーに依頼してください。それらの電子メールを確認したら、それらに対処するために別のディスカッションを設定できます。

悪い例になる可能性があるため、計画された会議をドラッグしすぎないでください。全員が去る前に、会議を要約し、アクションアイテムと次のステップを呼び出します。

結論

結論として、プロジェクトのキックオフミーティングの開催について強調すべき4つの主要な領域があります。

• キックオフミーティングの準備をしてください。組織化して主導する能力を示します。

• チームメンバーに権限を与えます。それらに責任を割り当てます。

• チームワークを開発し、育成します。

• あなたのリーダーシップの資質を示してください。