コミュニケーション管理

前書き

多くの場合、優れたコミュニケーション管理の重要性を強調する組織に出くわすでしょう。組織が適切なコミュニケーション管理を行うことは経験的です。

これが達成されると、組織は全体的なビジネス目標の達成に一歩近づきます。コミュニケーション管理とは、コミュニケーションのチャネルとコンテンツを実装および監視する体系的な計画を指します。

優れたマネージャーになるためには、従業員とのコミュニケーションに関して、緊急時のアプローチが必要です。

効果的なコミュニケーション管理は、組織が実施する多くのプロジェクトや組織のあらゆる部門にとっての生命線であると考えられています。

コミュニケーション管理の5つのW

コミュニケーションにおける5つのWは非常に重要であり、効果的なコミュニケーション管理によってプロジェクトまたは組織の機能を成功させるために対処する必要があります。

以下は、コミュニケーション管理の5つのWです。

プロジェクトに不可欠な情報は何ですか？
誰が情報を必要とし、どのような種類の情報が必要ですか？
情報に必要な期間はどれくらいですか？
どのような種類または形式の情報が必要ですか？
照合された情報の送信を担当するのは誰ですか？

通信管理における5つのWはガイドラインにすぎません。したがって、コストや情報へのアクセスなど、他の考慮事項を考慮する必要があります。

コミュニケーションプロセス

コミュニケーション管理の主な目的は、2人またはグループ間の情報の円滑な流れを確保することです。

ダイアグラムを使用して、コミュニケーションプロセスを調べてみましょう。

コミュニケーションプロセスは、3つの主要な部門で構成されています。送信者はチャネルを介して受信者にメッセージを送信します。上の図のように、送信者は最初にアイデアを作成し、それをメッセージとして処理できます。

このメッセージは受信者に送信されます。受信者は、メッセージを解釈してその意味を理解する必要があります。

解釈に関しては、メッセージのコンテキストを使用して意味を導き出す必要があります。さらに、この通信プロセスモデルでは、エンコードとデコードも利用します。

エンコードとはメッセージの作成を指し、デコードとはメッセージの解釈または理解を指します。また、送信者と受信者の両方が関与するフィードバック要因にも気付くでしょう。

コミュニケーションプロセスを成功させるには、フィードバックが不可欠です。フィードバックにより、直属の上司または上司は、部下が提供された情報をどの程度理解しているかを分析し、仕事のパフォーマンスを知ることができます。

コミュニケーションの方法

コミュニケーションプロセスを理解するだけでは、マネージャーや組織の成功は保証されません。管理者は、コミュニケーションプロセスで使用される方法を知っている必要があります。

世界中の管理者や組織で広く使用されている標準的なコミュニケーション方法は、書面または口頭による方法です。

これらの2つのメカニズムとは別に、非言語コミュニケーションは、組織内のコミュニケーションを評価するために使用されるもう1つの優れた方法です。

非言語コミュニケーションとは、コミュニケーションの方法としてボディーランゲージを使用することを指します。この方法には、ジェスチャー、アクション、容貌、顔の外観、態度が含まれます。

これらの方法のほとんどはまだ組織の大部分で使用されていますが、通信方法としての電子メールやその他の電子媒体の使用により、対面通信の必要性が少なくなっています。

これは、関係する両方の当事者がお互いを信頼または快適に感じない状況につながることがあり、メッセージが簡単に誤解される可能性もあります。

口頭でのコミュニケーションスキル

オーラルコミュニケーションの大部分は、コミュニケーション管理に直接関与しています。たとえば、マネージャーが営業チームと会話したり明確にしたりしない場合、これは目的や成果の違いにつながる可能性があります。

オーラルコミュニケーションには、積極的な聞き取りと建設的なフィードバックの2つの側面があります。

アクティブリスニング

ここで、メッセージを受け取った人が情報に注意を払い、解釈し、覚えます。

ご存知のように、リスニングは注意を払うのに役立ちます。以下はアクティブリスニングを説明するいくつかのポイントです。

関係者とアイコンタクトをとる
明確でない場合は、必ず質問を明確にしてください
気が散る、または不快なジェスチャーの使用を避ける

建設的なフィードバック

これは、マネージャーがほとんどの場合失敗する場所です。フィードバックは建設的である必要があり、そうすれば、従業員が単なる批判ではなく、パフォーマンスを形作るのに役立ちます。

結論

コミュニケーション管理は、組織の規模に関係なく、どの組織にとっても不可欠です。それは会社の全体的な目的の達成に貢献するだけでなく、前向きで友好的な環境を作り出します。

組織内の効果的なコミュニケーションプロセスは、利益の増加、従業員の高い満足度、ブランド認知につながります。