利害関係者の管理

前書き

プロジェクトに取り組むとき、最終製品または出力に依存している、および/または影響を受ける多くの人々または組織があります。これらの人々はプロジェクトの利害関係者です。

利害関係者の管理には、利害関係者が持つさまざまな関心と価値観を考慮し、プロジェクトの期間中にそれらに対処して、すべての利害関係者が最終的に満足できるようにすることが含まれます。

この管理部門は、外部環境と内部環境の両方を関与させ、利害関係者の期待を適切に管理することで利害関係者との良好な関係を構築することにより、組織が戦略目標を達成するのに役立つため、重要です。

利害関係者との前向きな関係を特定するのに役立つため、利害関係者の管理も重要です。これらの関係は、信頼を構築し、利害関係者間のコラボレーションを促進するために続く連合とパートナーシップに変換することができます。

利害関係者の管理はどのように機能しますか？

利害関係者の管理は、ビジネスプロジェクトの意味で、戦略を通じて機能します。この戦略は、次のプロセスを通じて収集された情報を使用して作成されます。

Stakeholder Identification -最初に、内部か外部かに関係なく、関係するすべての利害関係者に注意することが重要です。これを行う理想的な方法は、利害関係者の地図を作成することです。
Stakeholder Analysis - 利害関係者の分析を通じて、利害関係者のニーズ、インターフェース、期待、権限、および共通の関係を特定するのはマネージャーの仕事です。
Stakeholder Matrix -このプロセス中、マネージャーは、利害関係者分析プロセス中に収集された情報を使用して利害関係者を配置します。利害関係者は、プロジェクトに提供する影響力または充実度に応じて配置されます。
Stakeholder Engagement - これは、すべての利害関係者がマネージャーと関わり、エグゼクティブレベルでお互いを知り、お互いをよりよく理解するための、利害関係者管理の最も重要なプロセスの1つです。

このコミュニケーションは、マネージャーと利害関係者の両方に期待について話し合い、同意する機会を与え、最も重要なことに、すべての利害関係者が待機する共通の価値観とプリンシパルのセットに同意するために重要です。
Communicating Information - ここでは、コミュニケーションの期待が合意され、利害関係者間でコミュニケーションが管理される方法、つまり、コミュニケーションがいつどのように受信され、誰が受信するかが確立されます。
Stakeholder Agreements -これは、プロジェクトのレキシコンまたは定められた目的です。すべての主要な利害関係者は、合意されたすべての決定をまとめたこの利害関係者契約に署名します。

今日の現代の管理プロジェクトの実践では、管理者と利害関係者は、正直で透明性のある利害関係者の関係を支持しています。

利害関係者管理の失敗

一部の組織は依然として不十分な利害関係者管理慣行に耐えており、これは次の理由で発生します。

利害関係者とのコミュニケーションが遅すぎます。これでは、利害関係者の期待を十分に修正することができないため、利害関係者の見解が考慮されない可能性があります。
利害関係者を意思決定プロセスに早すぎる時期に参加させる。その結果、意思決定プロセスが複雑になります。
プロジェクトに間違った利害関係者を巻き込む。これは彼らの貢献の価値の低下をもたらし、これは最終的に外部からの批判につながります。
経営陣は、利害関係者の貢献を評価していません。彼らの参加は重要ではなく、取るに足らないものと見なされています。

利害関係者の管理にどのようにアプローチする場合でも、最良の結果を達成するために注意深く行う必要があります。

優れた利害関係者管理の達成

不十分な関与と利害関係者との効果のないコミュニケーションは、プロジェクトの失敗につながる可能性があります。以下は、優れた利害関係者管理慣行を達成するために使用できるいくつかのアイデアです。

経営陣と利害関係者は協力して、目標と目的の現実的なリストを作成する必要があります。利害関係者を関与させることで業績が向上し、プロジェクトに積極的に関心を持ちます。
コミュニケーションが鍵です。利害関係者と経営陣は、プロジェクトの全過程を通じて定期的にコミュニケーションを取ることが重要です。これにより、両当事者が積極的に関与し、プロジェクトの過程でスムーズな航海が保証されます。
成果物について合意することが重要です。これにより、最後に過度の失望がないことが保証されます。プロジェクトの過程でのプロトタイプとサンプルは、利害関係者が最終プロジェクトに関して明確に理解するのに役立ちます。

結論

結論として、プロジェクトの成果を達成するためには、適切な利害関係者の管理慣行が必要です。利害関係者の管理は、プロジェクトのすべての参加者を効果的に管理することであり、外部または内部の貢献者です。

間違いなく、利害関係者の管理で最も重要な要素は、マネージャーが会議の実行、電子メールのチェックと返信、レポートの更新と配布などに99％の時間を費やす必要があるコミュニケーションです。