調達管理
前書き
今日、さまざまな組織がさまざまな管理手法を採用して、部門の効率的な機能を実行しています。調達管理は、そのような管理形態の1つであり、商品やサービスは別の組織や会社から取得されます。
すべての組織は、ビジネスのある時点でこの形式の管理を扱います。それは、調達が実行される方法と、物事がスムーズに実行されることを保証するプロセスの計画です。
しかし、他の多くの管理手法が使用されているので、この特定の形式の管理を使用して商品やサービスを取得する特別な理由はありますか？はい、これは調達管理に関してよく寄せられる質問の1つです。
調達管理は、組織が外部から商品やサービスを購入する際に費やすお金の多くを節約するのに役立つことが知られています。また、他にもいくつかの利点があります。
調達管理はどのように機能しますか？
以下は、調達管理に関して懸念される4つの主要な作業領域です。調達プロセスが含まれる場合は常に、次の点を考慮する必要があります。
ビジネスに必要なすべての商品やサービスを外部から購入する必要があるわけではありません。これらの商品やサービスを外部から購入またはレンタルすることの長所と短所を比較検討することが非常に重要であるのはこのためです。
それが長期的に費用効果が高いかどうか、そしてそれが絶対に必要かどうかを自問する必要があります。
正確に何が必要かをよく理解してから、さまざまなオプションや代替案を検討する必要があります。同じ商品やサービスを提供するサプライヤーが複数存在する場合もありますが、注意深く調査すると、これらのサプライヤーのどれが組織にとって最良の取引を提供するかがわかります。
これらのベンダーによる要件に対して何らかの入札を確実に要求し、選択基準を使用して最適なプロバイダーを選択することができます。
次のステップは通常、入札を呼びかけることです。この段階で、さまざまなサプライヤから見積もりが提供されます。
この段階は、プロジェクトを選択する段階と似ています。コストだけでなく、さまざまな基準を検討して、最終的にどのサプライヤを採用するかを決定する必要があるためです。
評価プロセスの後、最適なサプライヤーを選択することができます。次に、契約に何を入れるべきかを議論するステップに進む必要があります。この契約は拘束力を持つため、後で混乱が生じるのを防ぐために、支払い方法など、すべての資金調達条件に言及することを忘れないでください。
サプライヤーとの良好な関係を維持することが最も重要であることを常に忘れないでください。これには、両方が満足できると思われる合意を考え出すことも含まれます。これは、サプライヤのビジネスだけでなく、ビジネスの持続可能性にも役立ちます。
これらの4つの簡単な手順は、手間をかけずに簡単かつ迅速に商品を入手するのに役立ちますが、各段階で常に慎重に検討する必要があります。
プロセスを効率的に機能させる
すべてが最後までうまくいくことを確実にするために、あなたは調達の進捗状況を追跡しなければならないでしょう。これは、サプライヤーが契約条件を順守し、期限までに商品やサービスを提供できることを確認するために、サプライヤーをチェックし続ける必要があることを意味します。
不一致や問題が発生した場合は、契約時に決定した連絡方法を使用して、常にサプライヤーに通知する必要があります。
組織は常に変化に対して意欲的でオープンでなければなりません。これは、プロセスの効率を確保するために必要なすべての変更に関するものです。これらの変化は、技術の進歩、さらには労働力の変化などの形で発生する可能性があります。
技術面では、これらの商品を取り扱うために必要な新しい機器や機械を購入する必要があるかもしれません。
同様に、労働力に関しては、サプライヤーと直接取引することに関して高度なスキルと訓練を受けた労働者を雇用する必要があります。
組織には、さまざまな分野を専門とするさまざまなチームがいることが常に最善です。これにより、調達管理がさらに容易になります。その後、各チームは購入の関連分野に対処することができ、必要な専門知識も持つことになります。たとえば、機械の購入経験がある人は、別の組織から特定のサービスを受けることに関しては、同じスキルを持っていない可能性があります。
結論
ただし、すべてのメリットを享受するには、この調達管理システムを効率的かつスムーズに実行する必要があることに留意する必要があります。したがって、これの鍵は、効率的なシステムと適切なサプライヤーおよびリソースです。
調達管理が重要な役割を果たす場合、調達管理の目的のために、高度に訓練された個人のチームが必要です。
一例として、病院には専任の調達チームが必要であり、強力な調達管理手法とツールを採用する必要があります。