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In diesem Beitrag werde ich die Bedeutung der Dateiverwaltung in SharePoint Online erörtern und erläutern, wie sie zur Reduzierung der Arbeitsbelastung beitragen kann. Als Cloud-Berater und Break & Fix-Profi mit mehr als 7 Jahren Erfahrung habe ich aus erster Hand gesehen, wie wichtig effektives Dateimanagement in einer verteilten Belegschaft ist. Ich werde auch einige Tipps dazu geben, wie Sie das Beste aus der Suchfunktion von SharePoint herausholen können und wie wichtig konsistente Dateibenennungspraktiken sind. Wenn Sie über meine neuesten Posts auf dem Laufenden bleiben und mehr über meinen Cloud-Support und meine Webdesign-Services erfahren möchten, besuchen Sie unbedingt meine Website —  geekant.net

Dateiverwaltung in SharePoint Online

Für eine verteilte Belegschaft gibt es wenig Arbeit vor Ort, sodass die meisten Dateien online geteilt werden. Das Versenden von Dateien per E-Mail kann jedoch eine zeitaufwändige Aufgabe sein, die keine effektive Dateiverwaltung zulässt. Hier kommt SharePoint Online ins Spiel. Dieses Cloud-basierte Produktivitätstool bietet eine Lösung für die mühsame Aufgabe, E-Mails mehrfach weiterzuleiten, und bietet eine Möglichkeit, Dateien einfach zu organisieren. Wenn Sie ein Microsoft 365-Abonnent sind, können Sie den SharePoint-Dateimanager in Ihrer Organisation verwenden, um die Dateifreigabe und -verwaltung zu optimieren.

Wissen, was durchsuchbar ist und was nicht

Bevor Sie SharePoint Online nach bestimmten Dateitypen durchsuchen können, müssen Sie verstehen, wie der Dienst nach Dateien sucht. Benutzer beschweren sich oft, dass sie die gewünschte Datei nicht über die Suchleiste finden können.

Aber das Wichtigste zuerst, was können Sie suchen und was nicht?

SharePoint Online ermöglicht es Benutzern, Sicherheiten für bestimmte Dokumente zu verwenden.

• Wenn einem Benutzer die erforderlichen Berechtigungen und Rollen für den Zugriff auf ein bestimmtes Dokument fehlen , wird dieses Dokument nicht in den Suchergebnissen angezeigt.
• Andererseits kann jemand mit genügend Rollen und Berechtigungen die Dateien mit einer einfachen Suche finden .
• Die SharePoint Online -Suche stimmt mit dem Dateinamen, der Überschrift des Dokuments und allen damit verknüpften Metadaten überein.
• Auch der Inhalt eines Dokuments wird mit dem eingegebenen Suchbegriff gescannt.

Wenn ein Unternehmen versucht, nach einer Datei zu suchen, indem es Schlüsselwörter eingibt, die in der Datei enthalten sind, kann SharePoint Online keine Ergebnisse für diese Datei anzeigen. Wenn derselbe Benutzer versucht, anhand des Dateinamens zu suchen, kann er ihn finden.

Es gibt jedoch ein kleines Problem, das Microsoft 365-Abonnenten über SharePoint Online wissen müssen, für Word-Dokumente ist die vollständige Schlüsselwortsuche gültig. Wenn Sie einen PDF-Scan eines Bildes haben, findet die Suche keine Wörter in diesem Scan.

welche Maßnahmen sind zu ergreifen:

Dateien einheitlich benennen

Wenn wir es tun, machen wir es gut

Sie werden zustimmen, dass es eine Herausforderung ist, die vielen Dateien zu organisieren, mit denen wir in unserem täglichen Geschäftsleben zu tun haben. Wir sind auch überfordert, wenn sich unsere Kollegen bei der Benennung von Dateien nicht an die richtigen Konventionen halten. Hier sind einige Tipps zur Vorgehensweise bei der Dateibenennung in SharePoint Online:

• Wenn ein Kollege einen SharePoint Online-Ordner verwendet, sollte er oder sie die Wiederverwendung von Dateinamen vermeiden .
• Manchmal ist es ein Kopfzerbrechen, die Version im Auge zu behalten, wenn wir viele Dateien mit demselben Namen haben.
• SharePoint Online erledigt seine Aufgabe, indem es dem Dateinamen ein Suffix hinzufügt, aber wenn Benutzer bei der Verwendung von SharePoint Online die bewährten Methoden befolgen, werden die Dateien in den Suchergebnissen korrekt angezeigt.

Die Vorteile davon:
Dies hilft sicherlich dabei, eine Menge Verwirrung im Zusammenhang mit der Dateibenennung zu beseitigen. Es spart den Benutzern auch viel Zeit, indem es mehrere Klicks vermeidet und jede Datei nach dem Öffnen überprüft.
Selbst eine einfache Benennungsmethode kann Sie daran hindern, mehrere Kopien derselben Datei zu erstellen.

Denken Sie daran , dass die Wahrscheinlichkeit eines versehentlichen Datenverlusts steigt, wenn mehr Duplikate erstellt werden.

sei nicht nachlässig…

Die Auswirkungen auf die Geschäftsbeziehungen

Wenn Sie mit Ihrem Kunden eine langjährige Geschäftsbeziehung pflegen, ist es nicht verwunderlich, dass es einen gemeinsamen SharePoint Online-Ordner gibt. Für treue und langjährige Kunden ist es eine Frage des Rufs, Dateien in SharePoint hochzuladen, die einer einheitlichen Dateinomenklatur folgen, um das Rätselraten deutlich zu reduzieren.

Ein Beispiel:
Ein Partner kann in SharePoint Online mit einem Datenwiederherstellungsproblem konfrontiert werden, wenn es keine ordnungsgemäße Benennungspraxis gibt.

Wenn Partner mehrere Dateien in SharePoint Online hochladen, ohne die Nomenklatur zu ändern, werden ältere Dateien oft durch neuere ersetzt. Der Partner, der die neuesten Uploads nicht kennt, kann eines Tages eine Datei öffnen und überrascht feststellen, dass die Datei ersetzt wurde.

In Ermangelung eines Backups kann dies zum Verlust von Daten, Reputation und Goodwill des Unternehmens führen. Benutzer von SharePoint Online können ungeschickt sein, da die Anwendung es Benutzern ermöglicht, Dateien später wiederherzustellen. Ein eigenes Wiederherstellungssystem.

Vorbeugung ist besser als Heilung!

Identifizieren Sie Bilder so schnell wie möglich mit Bild-Tags

Das Markieren Ihrer Bilder verhindert, dass SharePoint Online ähnliche Elemente sammelt, und zeigt diese Inhalte im Ergebnis an. Andernfalls ruft Microsoft Search nach dem Zufallsprinzip Ihre Websites ab und sammelt keine spezifischen Ergebnisse.
Die Suchergebnisse enthalten alle Bilder, die mit diesem Begriff gekennzeichnet sind.

markiere alles!

In manchen Fällen… werden
die automatisch generierten Image-Tags bei jeder Aktualisierung des Bildes neu ausgewertet. Es kann Fälle geben, in denen das Bild aktualisiert wird und alte Tags entfernt und neue Tags hinzugefügt werden. Manuell hinzugefügte Tags werden jedoch niemals entfernt.

Genehmigungen und Workflow in SharePoint Online

Möglicherweise haben Sie Listen und Bibliotheken, in denen neue Artikel und/oder neue Versionen aktueller Artikel auf inhaltliche Richtigkeit oder Angemessenheit von Form und Stil überprüft werden sollen, bevor sie für alle freigegeben werden, die Zugriff auf die Liste haben. Diese Art des Überprüfungsprozesses wird als Inhaltsgenehmigung bezeichnet.

In SharePoint-Produkten ist es möglich, den Inhalt ohne Workflow manuell zu genehmigen; aber ein SharePoint Online-Genehmigungsworkflow kann den Prozess noch einfacher und effizienter machen.

Es gibt keinen Grund, kompliziert zu sein!

Sperren von Dokumenten mit sensiblen Daten

Was ist, wenn Ihre SharePoint Online-Ordner mit einem großen Team mit Mitgliedern unterschiedlicher Hierarchien geteilt werden? Aus Sicherheitsgründen sollte der Zugriff auf bestimmte Dokumente auf Führungskräfte und Manager beschränkt werden.

Warum würden Sie Ihre Dokumente sperren?
Sie können Ihre Dokumente in SharePoint Online sperren und verhindern , dass andere Benutzer sie bearbeiten, aktualisieren oder löschen. Dokumente mit potenziell sensiblen Daten sollten gesperrt werden!

Lass uns einen Weg sehen, dies zu tun …

Dazu müssen Sie diese Funktion in den Websitesammlungsfunktionen aktivieren.

• Öffnen Sie Ihre Dokumentbibliothek, in der Sie Ihre gewünschten Dokumente haben, und navigieren Sie zu Websiteeinstellungen
• Wählen Sie Websitesammlungsfunktionen und aktivieren Sie die Funktion namens In-Place-Datensatzverwaltung
• Gehen Sie zurück in die Bibliothek, in der Sie die zu sperrenden Dokumente abgelegt haben, damit sie nicht bearbeitet werden können.
• Klicken Sie auf die Bibliothekseinstellungen
• Wählen Sie Einstellungen für die Deklaration von Datensätzen und schließlich die Option „ Manuelle Deklaration von Datensätzen immer zulassen “.

So sperren Sie die Datei:
Navigieren Sie zur Bibliothek und wählen Sie die Datei aus.
• Klicken Sie auf die drei Punkte, mehr, Compliance-Details .
• Wählen Sie Als In-Place-Datensatz deklarieren aus, um einen Datensatz zu deklarieren.

Die Datei wird automatisch gesperrt, um unbefugte Aktualisierungen zu verhindern. Ein Statussymbol neben der Datei zeigt den Status der Datei neben ihrem Namen an.

und fertig! Dies ist eine Möglichkeit, dies zu tun

Die großen Vorteile davon

Es gibt einige interessante Funktionen, die mit der Dateisperrfunktion in SharePoint Online verbunden sind.

SharePoint ermöglicht es Benutzern, die Dateisperrfunktion selbst am Ende eines Workflows oder bei der Genehmigung eines Dokuments zu automatisieren.

Es minimiert die Zeit, die zwischen mehreren Benutzern verbracht wird.

Eine weitere bemerkenswerte Funktion von SharePoint Online ist, dass Dokumente nach der Migration von ihrem Finanzsystem zu SharePoint zur Archivierung automatisch gesperrt werden können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Dateiverwaltung in SharePoint Online für eine verteilte Belegschaft unerlässlich ist, um organisiert und effizient zu bleiben. Indem Sie verstehen, wie die Suchfunktion von SharePoint funktioniert, und konsistente Dateibenennungspraktiken implementieren, können Sie Zeit sparen und Verwirrung vermeiden. Eine ordnungsgemäße Dateiverwaltung kann auch dazu beitragen, gute Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten und Datenverluste zu vermeiden.

Ich hoffe, dieser Beitrag war hilfreich und danke fürs Lesen. Wenn Sie Fragen haben oder mehr über meinen Cloud-Support und meine Webdesign-Services erfahren möchten, können Sie mich gerne auf Twitter ( @GeekantNet ), LinkedIn oder auf meiner Website ( geekant.net ) kontaktieren. Ich freue mich von Ihnen zu hören.

Den vollständigen Beitrag finden Sie hier: SharePoint Online – Best Practices, Tipps und Tricks!