하루 종일 회의에 갇혀 있습니까?

고객에게 "인생에서 가장 좋은 일을 하는 데 방해가 되는 것은 무엇입니까?"라고 질문할 때 우리는 한 가지 대답을 계속해서 듣습니다. "나는 회의가 너무 많습니다."

우리는 그것을 얻는다. 다음 회의가 다가오고 있는데 이 기사를 마칠 시간이 있는지 궁금합니다. 모두가 조금 더… 시간을 사용할 수 있을 것 같습니다. 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다(작업 에 대해 이야기 만 하는 것이 아님). 생각할 시간이 더 많습니다. 잠시 멈추고, 반성하고, 개선할 시간이 더 많습니다. 회의 없이 더 많은 시간 을 보낼 수 있습니다. 우리는 하루 종일 이렇게 계속할 수는 없습니다.

"당신이 당신의 삶을 우선시하지 않는다면, 다른 누군가가 당신의 삶을 우선시할 것입니다." - Greg McKeown, Essentialism

그렇다면 회의 과부하 에 기여하는 요인은 무엇 입니까 ? 그것은 여러 가지가 될 수 있습니다. 아래에서 9가지 일반적인 원인과 각 원인에 대해 수행할 수 있는 작업을 살펴봅니다.

1. 회의는 결코 명확한 결정이나 다음 단계로 이어지지 않습니다.

회의가 제대로 구성되지 않았거나 원활하지 않게 진행되면 팀은 필요한 것을 제시간에 얻지 못합니다. 그것은 더 많은 후속 회의와 중간 작업으로 이어집니다. 회의 목적을 명확히 하고 회의 자체 에서 작업을 완료할 수 있는 구조를 설계하고 한 참가자가 진행자의 역할을 맡아 그룹을 순조롭게 진행하도록 합니다. 주간 팀 회의를 주최하시나요? 행동 회의 구조를 시도하십시오 . 결정을 내리기 위해 세션을 주최하시나요? 통합적 의사결정을 통해 " 시도 할 수 있는" 경로를 찾으십시오.

2. 우리의 회의 루틴이 존재하지 않습니다

세계 최고의 팀 은 전략에 생명을 불어 넣는 잘 설계된 운영 리듬 인 심장 박동으로 운영됩니다. 시작하려면 다음 질문을 고려하십시오. “행동을 조정하고, 운영을 주도하고, 혁신하고, 주도하려면 어떤 종류의 회의가 도움이 될까요? 그 작업의 속도를 따라잡기 위해 그러한 회의를 얼마나 자주 개최해야 합니까? 그런 특정한 종류의 일을 하려면 누가 참석해야 합니까 ?” "최소 실행 가능한 구조"를 위해 노력하고 지속적으로 평가하고 개선합니다. 또한 리듬이 좋으면 대부분의 다른 회의가 필요하지 않습니다. 예상치 못한 일이 발생하면 캘린더에 이미 있는 다음 회의에 미루십시오.

3. 결정 권한이 누구에게 있는지 명확하지 않습니다.

결정권은 특정 결정을 내릴 수 있는 사람에 대한 합의입니다. 예를 들어 누가 어떤 기술이 사용되는지 또는 돈이 어떻게 사용되는지에 대한 최종 결정권을 가지고 있습니다. 결정권이 불분명할 때 회의가 들어옵니다. 안정감을 조성 하고 주어진 주제와 관련이 있을 수 있는 모든 사람들과 함께 기지를 덮습니다. 이는 합의를 중시하는 기업 문화에서 특히 그렇습니다. 회의를 모호성에 대한 반창고로 사용하는 대신 결정 권한을 명확하게 하여 모든 사람이 언제 참여해야 하는지 알 수 있도록 합니다. 결정을 내리도록 (너무 많은) 다른 사람들을 초대하는 사람이라면 미래에 이러한 결정을 내리는 방법에 대한 제안을 가져오십시오.

4. 우선순위가 모호하다

무엇이 중요한지 모를 때 우리는 무엇에 "아니오"라고 말해야 할지 모릅니다. 여기에는 어떤 회의에 참석하거나 거부해야 하는지도 포함됩니다. 팀이 더 명확성을 얻을 수 있는 두 가지 방법:

1. " 향후 1~3년 동안 우리가 달성해야 할 필수적인 것은 무엇입니까?"라는 질문에 답하여 전략적 의도 의 초안을 작성하십시오 . 그런 다음 향후 90일 동안의 의미와 일정에 따른 회의에 대해 생각해 보십시오.
2. 명시적인 절충안을 만들기 위해 진술 에 대해 초안 을 작성하십시오. "신제품 기능에도 불구하고 고객 서비스"와 같은 문구가 있으면 다음 기능 브레인스토밍을 건너뛸 수 있음이 더 명확해집니다.

5. 이메일이 될 수도 있는 회의가 있습니다.

대부분 "보고" 또는 "상태 업데이트"인 회의에서 자신을 발견하면 이러한 업데이트를 비동기식 으로 공유하기 위한 작업 계약을 제안하는 것이 좋습니다. 즉, 업데이트가 포함된 이메일, Microsoft Teams 또는 Slack 메시지를 보냅니다. 아니면 짧은 Loom 비디오 를 녹화해 볼 수도 있습니다 . 상태 업데이트에 할애하는 시간이 적을수록 팀이 정보로 수행해야 하는 모든 작업을 함께 수행하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

6. 일정에 보호된 시간이 없습니다.

일을 끝내려면 생각하고 행동할 시간이 필요합니다. 그러나 대부분의 사람들은 생각하고, 쓰고, 읽고, 창작하는 시간을 지키지 않습니다. 우리는 실제로 회의를 하기 위해 달력에 시간을 두는 것이 아니라, 해야 할 일에 대해 이야기하기 위해 달력에 회의를 넣습니다. 캘린더를 살펴보고 차단된 주당 시간을 계산하십시오. 그 블록은 집중하고 깊이 생각할 수 있을 만큼 충분히 길습니까? 가장 생산적인 시간에 해당 블록이 예약됩니까?

7. 너무 많은 역할을 맡고 있다

너무 많은 프로젝트에서 너무 많은 역할을 맡을 수 있습니다. 당신이 맡은 역할, 그 일을 잘 하는 데 필요한 기술, 그들을 공원 밖으로 내보내는 데 필요한 시간을 명확히 하세요. 그런 다음, 기술, 관심 및 전략적 중요성을 기반으로 유지할 수 있고 유지해야 하는 것을 결정하십시오. 다른 사람들에게서 벗어나 그들에게 활력을 불어넣을 능력과 시간을 가진 사람들을 찾으십시오.

8. 놓치는 것에 대한 두려움이 너무 크다

많은 회사에서 리더는 모든 것에 대해 모든 것을 알고 있어야 합니다. 이것은 누군가가 그들에게 그것에 대해 묻는 경우에 대비 하여 "맥락"을 얻기 위해 많은 회의에 참석하는 것으로 이어집니다. "모르겠다", "알아보겠다", "이 일을 하는 사람을 이 대화에 포함시키자"라고 말하는 것이 편해지면 그냥 동승자에 불과한 회의를 거부할 수 있습니다.

9. 우리는 더 이상 필요하지 않은 회의를 계속하고 있습니다.

부엌 서랍을 들여다보면 인간은 물건을 잘 모으는 데 능숙하고 더 이상 필요하지 않은 물건을 치우는 데 서툴다는 사실을 알게 될 것입니다. 한때 유용했지만 더 이상 목적에 적합하지 않은 반복되는 회의는 최악의 조직 부채 입니다. 다음에 그 중 하나에 초대되면 회의를 재고하거나 취소하거나 단순히 중단하도록 제안하십시오.

🥾 보너스 팁: 회의는 앉아서만 진행해야 한다는 규정은 없습니다. 그 대신, 하루에 최소한 한 번은 "걸어서 이야기하기"를 하도록 노력하십시오. 가상 회의인 경우에도(특히): 신발을 신고, 헤드폰을 끼고, 환경을 즐기면서 전화를 받으세요. 연구 에 따르면 뇌로 가는 혈류가 증가하면 집중력과 창의성이 향상될 수 있습니다.

"핵심은 시간을 보내는 것이 아니라 투자하는 것입니다." — 스티븐 R. 코비

대차 대조표에 표시되지는 않지만 우연하거나 존재하지 않는 회의 루틴의 급증하는 비용은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 의식적인 구조나 디자인이 없다면 확인되지 않은 회의는 막대한 재정적, 인적 자원의 손실을 초래할 수 있으며, 더 나아가 조직이 직원의 집합적 기술과 지능을 활용하지 못하게 할 수도 있습니다. 그러나 올바르게 수행되면 회의는 더 큰 적응력, 반응성 및 웰빙으로 이어집니다.

따라서 다음 번에 답변보다 질문이 더 많은 회의에 참석하지 못할 때는 거절하거나 더 나은 결과를 위해 약간의 변경을 제안하는 것을 고려하십시오.

이 기사는 Jurriaan Kamer 가 공동 작성 하고 Zoe Donaldson 이 편집했습니다 .

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