Was ist mein Job??

Dies ist die wichtigste Frage, auf die ein Mitarbeiter eine Antwort haben möchte. Was ist mein Arbeitsalltag? Was ist meine Rolle und wo passt das in die Organisation insgesamt und in diese Teamstruktur? Wer unterstützt und betreut mich? Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie ist meine Beziehung zu meinen Mitmenschen? Was ist der Weg zum Fortschritt?

Als Teamleiter oder Manager ist es Ihre Aufgabe, eine grundlegende Detailebene zu diesen Fragen zu schaffen. Ohne diese setzen Sie der Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter automatisch Grenzen. Aber die Beantwortung der Frage ist nie „eins und fertig“, was bedeutet, dass Sie ihnen nicht einfach ein Einführungsdokument geben und davon ausgehen können, dass sie alles über die Rolle verstehen werden. Die meisten Untersuchungen deuten darauf hin, dass es 6–12 Monate dauert , bis sich eine Person in ihrem Job vollständig eingelebt und wohl gefühlt hat.

Dies bedeutet, dass die Antwort auf „Was ist meine Aufgabe“ oder eine dieser anderen Fragen ein fortlaufender Zyklus der Bereitstellung von Anleitungen ist, bis Ihre Mitarbeiter über ausreichende Klarheit und Eigenverantwortung für die Rolle verfügen und ihr eigenes Verständnis ihrer Aufgabe entwickeln können, wenn sich die Dinge entwickeln. Am Anfang müssen Sie Ihren Mitarbeitern möglicherweise sehr genau vorschreiben, wie ihre tägliche Arbeit aussieht, indem Sie beispielsweise ihre wöchentlichen Arbeitspläne für sie erstellen. Im Laufe der Zeit möchten Sie, dass sie in der Lage sind, das große Ganze zu verstehen, die wichtigen Projekte zu kennen und ihre eigenen wöchentlichen Arbeitspläne zu erstellen, die Sie mit Ihnen besprechen können.

Klare Rollen und Strukturen sind wichtige Zutaten für eine konsistente TEAM-Leistung

Sie möchten die Dinge so arrangiert haben, dass Ihre Mitarbeiter ihre Brillanz und Energie fließen lassen können, ohne von vagen Rollen und einer vagen Struktur abgelenkt zu werden.

Stellen Sie sich das vor … stellen Sie sich vor, Ihr Schreibtisch wäre mit Papieren, Büchern, verschiedenen alten Computerkabeln, Lebensmittelverpackungen und einigen Kaffeetassen bedeckt. Damit Sie sich an die Arbeit machen können, müssen Sie Platz für Ihren Computer schaffen, also stapeln Sie den ganzen Kram, was eine Weile funktioniert, bis einer der Stapel umfällt oder auf Ihre Tastatur zu rutschen beginnt; Sie müssten Ihre Arbeit wieder unterbrechen, um das Zeug wieder auf den Stapel zu schieben ... Nach einer Weile wird es mehr als nur eine lästige Ablenkung, es wird zu einer Wurzel des Grolls.

So geht es Ihren Mitarbeitern, wenn die Rollen und Strukturen nicht klar sind: Sie wollen ihren Job machen, eigentlich sind sie begeistert und haben tolle Ideen für die Arbeit, aber sie werden immer wieder von all dem Müll abgelenkt ihren Arbeitsplatz verschmutzen. Ihre Aufgabe als Teamleiter ist es, das strukturelle Durcheinander zu beseitigen, damit Ihre Mitarbeiter einen sauberen Arbeitsplatz haben und einen klaren Weg sehen können, um großartige Arbeit zu leisten.

Wie es geht:

1 Erstellen Sie ein Organigramm für Ihr Team (oder Ihre Organisation), das die Beziehungen zwischen den verschiedenen Positionen in der Organisation zeigt, falls noch keines vorhanden ist. Das Aufzeigen der Berichtslinien ist von entscheidender Bedeutung. Menschen möchten zu Recht wissen, wer ihr Vorgesetzter ist – denken Sie daran, dass diese Person aus ihrer Sicht Entscheidungen über ihre Arbeit und ihre beruflichen Verantwortlichkeiten trifft UND die zentrale Rolle bei ihrer Bewertung spielt.

Das Organigramm sollte zeigen, welche Rollen im Team besetzt sind und alle, die Teil des Teams sind (namentlich), auch wenn sie nur vorübergehend oder informell sind. Es schafft Verwirrung und Misstrauen, auf ein Organigramm mit 5 Rollen zu schauen, wohl wissend, dass es 8 Leute im Team gibt – wir wissen, dass diese anderen 3 Leute arbeiten und zum Team beitragen, aber da sie es nicht sind auf dem Diagramm bedeutet dies, dass sie von der Aufsicht … und der Rechenschaftspflicht befreit sind?

2 Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Rolle im Team Stellenbeschreibungen haben , da diese besonders für neue Mitarbeiter, die versuchen, ihre Arbeit zu definieren, enorm hilfreich sind. Die Stellenbeschreibung sollte die grundlegenden Rollen und Verantwortlichkeiten für die Position sowie an wen (nach Rolle) die Person direkt berichten wird (z. B. „diese Position ist dem Vertriebsleiter unterstellt“) umreißen.

3 Auch Projekte brauchen klare Rollen und Strukturen. Während Organisationen normalerweise eine eindeutige Organisationsstruktur haben, können Teams im Bereich von Projekten zu kurz kommen und Verwirrung aufkommen. Es ist genauso wichtig, Klarheit über Rollen für bestimmte Projekte zu haben, wie Klarheit über Rollen im Team insgesamt, zumal die meiste Arbeit in Projekten erledigt wird und Projekte im Laufe der Zeit kommen und gehen.

Wenn Ihr Team beispielsweise 4 vorrangige Projekte hat, ist es wahrscheinlich, dass verschiedene Teammitglieder unterschiedliche Rollen spielen – Evelyn ist die Leiterin der neuen Werbekampagne, aber sie ist nicht die Kontaktperson für das technische Integrationsprojekt. Jeder muss Klarheit über seine Rolle innerhalb des Teams UND innerhalb eines bestimmten Projekts haben. Es ist oft dort, wo Manager am wenigsten klar sind, aber Sie tun dies zu Ihrem eigenen Nachteil. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die DARCI-Matrix (eine Weiterentwicklung von RACI), die besonders nützlich ist, um Projektrollen zu klären.

Im hervorgehobenen Beispiel ist Malcolm die zentrale Person (das „A“) für das Projekt „Neue Mitarbeiter einstellen“. Das bedeutet, dass Sie, Yolanda, sich darauf verlassen, dass er sicherstellt, dass es einen Projektplan gibt und dass sich die Dinge gemäß dem Zeitplan bewegen. Malcolm ist dafür verantwortlich, die Teammeetings zu organisieren und sicherzustellen, dass jeder seine Aufgaben hat. Malcolm und Edward werden den größten Teil der Rekrutierungs- und Vorstellungsarbeit erledigen, aber sie werden spezifische Hilfe von Andrea (die die Stellenbeschreibungen erstellt) und Patrice (der dafür sorgt, dass die Stellenausschreibungen in allen relevanten Verkaufsstellen veröffentlicht werden) erhalten. – Sobald diese speziellen Aufgaben erledigt sind, werden Andrea und Patrice nicht mehr wirklich in das Projekt involviert sein.

Sie denken vielleicht, dass dies zu pingelig und zu formell ist – „können wir nicht einfach 4 Personen zuweisen, die als Team an dem Projekt arbeiten?“ Ja, das können Sie, aber auf lange Sicht schafft die Verwendung von DARCI einen viel zuverlässigeren Prozess und eine bessere Teamentwicklung, wenn die Leute unterschiedliche Rollen in temporären Projekten haben. Als Minimum möchten Sie den Entscheidungsträger und die verantwortliche Person zuweisen (wenn Sie der Manager sind, werden Sie aller Wahrscheinlichkeit nach normalerweise der Entscheidungsträger sein). Die Verwendung der DARCI-Struktur gibt Ihnen 3 Dinge:

1. Es reduziert Mehrdeutigkeiten, indem es die Rollen klärt.
2. Es schafft einen Prozess für Fairness in Führungsrollen und eine Gelegenheit für alle, Führungsqualitäten zu üben (jeder kann in verschiedenen Projekten das „A“ spielen). Dies ist ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass jemand nicht als „A“ zugewiesen wird, weil er am lautesten ist oder aufgrund einer unbewussten Voreingenommenheit.
3. Es ermöglicht eine bessere Einschätzung der Führungsqualitäten und Lücken jeder Person, wenn sie verschiedene Rollen in Projekten durchlaufen (es ist für die Leute genauso wichtig, ein effektives „R“ zu sein, wie ein effektives „A“).

Auch wenn Ihnen die Rollen und die Struktur so klar wie das Tageslicht erscheinen mögen, ist der Akt der „Klärung der Mitarbeiterrollen und der Gesamtstruktur“ tatsächlich eine fortlaufende Praxis. Das bedeutet, dass Sie Rollen und Strukturen regelmäßig wiederholen müssen, wenn sich Menschen, Projekte und die Organisation weiterentwickeln (und um es klar zu sagen, es gibt immer eine gewisse Entwicklungsstufe einiger oder aller dieser Dinge).

Rollen und Struktur sind entscheidende Elemente, die Stabilität ermöglichen. Sie stehen in der Tat im Zentrum der kontinuierlichen Wirkung, da sie das Gerüst sind, durch das Ihre Vision und Pläne fließen. Denken Sie daran, dass die Verfolgung Ihrer Ziele durch Ihr Team ein dynamischer Prozess voller großer und kleiner Unsicherheiten ist, von denen Sie einige kontrollieren können und andere nicht. Eine relativ einfache, aber wirkungsvolle Unterstützung, die Sie Ihrem Team geben können, besteht darin, eine dieser Quellen der Unsicherheit (und Angst) zu beseitigen, indem Sie Rollen und Strukturen klar und transparent darstellen.