Funktionen eines ERP-Systems

Teil 2, was ein ERP-System ausmacht

Im letzten Abschnitt haben wir untersucht, wofür ein ERP-System verwendet werden kann und warum Sie eines benötigen könnten. Dieser Abschnitt befasst sich etwas tiefer mit den Funktionen, die ein ERP wahrscheinlich hat.

Eine Datenbank mit Stammdaten

Dies sind die Basisinformationen, die ein System zum Funktionieren benötigt, und bestehen aus einer Reihe von Aufzeichnungen der Unternehmensdaten. Diese Daten existieren wahrscheinlich bereits irgendwo im Unternehmen, in einem Ordner oder einer Tabelle (oder vielleicht in den Köpfen bestimmter Personen), und es ist sehr sinnvoll, all dies in das ERP zu übertragen und es als einzige Quelle der Wahrheit zu halten . Nehmen wir ein Beispiel. Um ein Produkt kaufen, lagern und verkaufen zu können, benötigen Sie bestimmte Informationen. Zuerst müssen Sie ihm eine ID geben, an der er erkannt werden kann, die als Stock Keeping Unit oder „sku“ (ausgesprochen skew) bekannt ist. Sie müssen wissen, von welchem ​​Lieferanten es stammt, die Hersteller-Teilenummer (MPN), auf die Sie sich bei Ihren Bestellungen beziehen können, damit der Lieferant weiß, was er Ihnen senden soll, den Kaufpreis von diesem Lieferanten (einer von mehreren, möglicherweise mit Mengenunterbrechungen) und Mindestbestellmengen. Möglicherweise müssen Sie die physischen Abmessungen und das Gewicht des Produkts für den Versender kennen. Wenn es international kommt, benötigen Sie möglicherweise Zollcodes (HS-Codes, KN-Codes). Um das Produkt zu lagern, müssen Sie wissen, an welchen Orten es zugelassen ist, ob es ein Mindesthaltbarkeitsdatum hat, ob es eine Seriennummer hat, die Sie nachverfolgen müssen, und welche Kosten ihm bei der Bestandsbewertung zugewiesen werden. Um den Artikel zu verkaufen, benötigen Sie auch eine Beschreibung des Produkts, vielleicht mehrere Beschreibungen für Ihre Website, Regaletiketten oder Produktkatalog, vielleicht in mehreren Sprachen. Sie benötigen auch einen Verkaufspreis, wahrscheinlich mehrere Verkaufspreise, wenn Sie an den Handel und Endverbraucher und in verschiedenen Regionen verkaufen. Sie müssen wissen, ob für den Artikel Umsatzsteuer anfällt und zu welchen Sätzen. Möglicherweise müssen Sie es auf verschiedene Arten kategorisieren, der Abschnitt, in dem es sich in Ihrem Katalog, auf Ihrer Website oder bei eBay befindet, oder vielleicht ein Ranking darüber, wie wichtig es ist, dass der Artikel nicht ausgeht. Echte Produktdatensätze können Hunderte von Feldern umfassen. Die besten Systeme ermöglichen es Ihnen möglicherweise, Datenblätter oder Bilder zusammen mit dem relevanten Produkt zu speichern. Es gibt spezialisierte Produktinformationsmanagementsysteme (PIMS), die damit umgehen können, aber da Sie diese Daten auch in Ihrem ERP benötigen, kann eine gute Implementierung diesen Bedarf möglicherweise ersetzen.

Wenn Sie ein PIMS-System haben, schlage ich nebenbei vor, dass es in Ihr ERP integriert ist und dass das ERP der Master ist. Es ist für Benutzer ärgerlich, Daten an mehreren Stellen aktualisieren zu müssen

Andere Stammdatensätze können Lieferanten, Kunden, Interessenten, Stücklisten, Preise und viele andere sein, die noch kommen werden. Wie Sie sehen können, wird es ein Problem sein, diese aus den Augen zu verlieren oder sie ganz zu verlieren

Eine Datenbank mit Transaktionsaufzeichnungen

Transaktionsdatensätze beziehen sich auf das Verschieben eines der Stammdatensätze. Einige gängige Beispiele sind Bestellungen, Verkaufsaufträge, Rechnungen usw. Es gibt wahrscheinlich wichtige Gründe sowohl für die Einhaltung von Vorschriften als auch für den Kundendienst, dass es ziemlich ernst sein wird, wenn etwas davon verloren geht. Es könnte einen wichtigen Kunden enttäuschen oder Ihnen ein Bußgeld von einer Steuerbehörde einbringen!

Es ist wahrscheinlich, dass jede Zeile jedes Verkaufsauftrags und jede Zeile jeder Rechnung eine neue Zeile in dieser Datenbank erstellt. Das geht auch im Mittelstand bald in die Millionen.

Eine Datenbank mit Salden

Es mag so klingen, als ginge es einfach darum, Dinge aus den Transaktionsaufzeichnungen zu addieren. Es ist jedoch sehr nützlich, wenn Sie Ihren Lagerbestand ermitteln können, ohne alles zusammenzählen zu müssen, was Sie jemals gekauft und verkauft haben. Es ist nützlich zu wissen, was ein Kunde Ihnen schuldet, ohne alles zusammenrechnen zu müssen, was er gekauft hat, minus alles, was er bezahlt hat (während er telefoniert!). Das Synchronisieren der Salden mit den Transaktionen ist ein nicht triviales Problem, das viele Systeme in freier Wildbahn nicht lösen konnten.

Eine Benutzeroberfläche

Es muss eine Art Benutzeroberfläche geben, auf der Benutzer Datensätze erstellen, aktualisieren oder vielleicht löschen können. Sie müssen in der Lage sein, Verkaufs- oder Einkaufsaufträge und Buchhaltungsjournale einzugeben. Sie müssen auch in der Lage sein, die Ergebnisse komplexer Prozesse wie MRP anzuzeigen und darauf basierende Entscheidungen zu treffen. Es muss auch eine Möglichkeit für Administratoren geben, Dinge zu konfigurieren. Dies war normalerweise in einem auf einem PC installierten „Client“-System verfügbar, kann aber jetzt als Webseite bereitgestellt werden.

Das Kontensystem ist im Grunde eine spezialisierte Möglichkeit, Transaktionsaufzeichnungen zusammenzufassen und auf standardisierte Weise anzuzeigen.

Einige Benutzer verfügen möglicherweise über spezielle Benutzerschnittstellen wie Point-of-Sale-Geräte oder Handheld-Terminals für Lagerverwaltungssysteme. Diese können Teil des ERP selbst oder ein Zusatzsystem sein. Dies ist ein Bereich, in dem meines Erachtens ein frisches Denken erforderlich ist, auf das ich in einer späteren Episode eingehen werde.

Geschäftslogik

Dies ist der intelligente Teil des Systems. Dies sagt aus, was passiert, wenn jemand eine Transaktion eingibt. Ein vereinfachtes Beispiel ist, dass Sie, sobald ein Kunde Waren bestellt, diese möglicherweise als Kreditreferenz angeben möchten, Sie möchten dem Lager den Versand mitteilen, Sie möchten den Einkäufern möglicherweise mitteilen, dass sie nachbestellen sollen.

Berichterstattung und Analyse

Es ist üblich, Daten außerhalb des ERP anzuzeigen und mit ihnen zu arbeiten, beispielsweise in Excel. Dazu benötigen Sie eine Möglichkeit, die Daten aus der Datenbank abzufragen und zu exportieren. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise alle Produktdatensätze abfragen, die sich in einer bestimmten Kategorie befinden, um die Beschreibungen an jemanden zu senden, der den Papierkatalog schreibt. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel alle Kundenaufträge für ein bestimmtes Produkt sehen, um zu sehen, wer es kauft, und sie mit denen vergleichen, die es nicht kaufen.

Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise viel komplexere Abfragen in der Datenbank ausführen, um Transaktionen zu analysieren. Dies erfordert möglicherweise ein viel komplexeres Berichtstool oder eine direkte Abfrageschnittstelle zur Datenbank mithilfe von Structured Query Language (SQL).

Noch einen Schritt weiter geht die Analytik. Dies kann die Durchführung komplexer Analysen der Verkaufsleistung oder der Produktionseffizienz sein. Möglicherweise möchten Sie Dashboards mit KPIs oder interaktiven Berichten, in denen Sie nach Kunde, Produkt, Gebiet usw. aufschlüsseln können. Dies kann durchaus durch ein dediziertes Berichtssystem erfolgen, das in das ERP integriert ist.

Möglicherweise möchten Sie sogar maschinelles Lernen an Ihren Daten durchführen, um zu sehen, welche Erkenntnisse Sie über Ihre Kunden gewinnen können.

Eine API-, EDI- und Import-Export-Funktionalität

Es wird einen Tag geben, an dem Sie viele Produkte erstellen oder massenhaft ändern müssen. Eventuell wurden Ihnen die Daten vom Lieferanten als csv-Datei zur Verfügung gestellt. Sie werden nach Möglichkeiten suchen, das in Ihr System zu importieren.

Möglicherweise müssen Sie Lieferungen von Ihrem Kurierdienst buchen und deren Etiketten ausdrucken. Es ist mühsam, sie von Hand in ihre Software einzugeben, also werden Sie eine Integration wünschen. Vielleicht haben Sie eine Website und möchten, dass die Transaktionen in das ERP eingehen, damit Sie sie versenden können. Vielleicht haben Sie einen Großkunden, der Ihnen Verkaufsaufträge elektronisch übermitteln kann. Ich wäre nett, wenn Sie diese selbst in das System eintragen könnten.

Um dies zu ermöglichen, sind eine Reihe von Integrationstools, eine API, ein EDI-System und ein Import-/Exportsystem erforderlich. Sie werden oft unterbewertet, wenn Leute ein System spezifizieren. Diese Systeme sind oft nicht sehr gut, wahrscheinlich aus dem gleichen Grund. Sie sind jedoch entscheidend für die zukünftige Erweiterung und Flexibilität Ihres Systems und Sie sollten ihm eine hohe Priorität einräumen.

Anpassung

Jeder ERP-Anbieter bietet ein gewisses Maß an Anpassung an. Hier könnte man viel Geld ausgeben mit wenig dafür zu säen. Ich bin der festen Überzeugung, dass Ihr ERP 95 % dessen, was Sie benötigen, sofort erledigen sollte, oder Sie tappen in eine von zwei Fallen. Der erste denkt, dass Ihr Unternehmen so einzigartig ist, dass die Art und Weise, wie der Rest der Welt es macht, für Sie nicht funktioniert. Sie müssen so arbeiten, wie das ERP funktioniert, und bedenken, dass dies tatsächlich ein großartiger Geschäftsratschlag sein könnte. Vielleicht ist es besser, die Dinge so zu tun, wie der Rest der Welt es tut. Die zweite Falle ist, dass Sie möglicherweise das falsche System oder sogar den falschen Partner für sich betrachten.

Der Grad der Anpassung variiert von einigen Tools vom Typ „Workflow“ (wenn dies geschieht) bis hin zu vollständigen Programmierumgebungen.

In den nächsten Artikeln werden wir in jeden dieser Bereiche eintauchen und uns ansehen, wie sie funktionieren. Wir werden uns dann ansehen, wie Sie ein System auswählen könnten, gefolgt davon, wie Sie eines entwerfen und bauen könnten.

Dieser Beitrag ist Teil einer Serie über ERP-Systeme. Um sicherzustellen, dass Sie die ganze Geschichte lesen, tragen Sie sich bitte in meine Mailingliste ein