von Angela Chen, Samiksha Hiranandani, Tianjing Zhang, Yingxi Li

Inhaltsverzeichnis

· Einführung
· Erste Schritte
· Notion-Grundlagen
· So fügen Sie Teammitglieder zu Ihrem Arbeitsbereich hinzu
· Verwenden von Notion für die Aufgabenverwaltung

Einführung

Großprojekte sind in der Branche üblich, aber die Verwaltung eines Projekts, das komplizierte Arbeitsabläufe und Personalressourcen erfordert, ist eine ständige Herausforderung.

Problemstellung

Während Produktivitätssoftwaretools eine Lösung sein können, sind sich Einzelpersonen möglicherweise ihrer Vorteile nicht bewusst oder empfinden deren Verwendung bei der ersten Einführung als schwierig.

Dieses Handbuch soll Produktmanagern (PMs) der Cornell Design and Tech Initiative (DTI) dabei helfen, ihren Einsatz von Notion für das Projektmanagement zu optimieren. Ziel ist es, einen klaren und prägnanten Leitfaden bereitzustellen, der ihnen hilft, schnell und effektiv zu lernen, wie sie Notion für ihre spezifischen Bedürfnisse nutzen können.

Hintergrund und Geschichte

Für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts ist in vielen Branchen das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung [1]. Es bietet einen strukturierten Ansatz für die Planung und Organisation von Geld- und Personalressourcen, Zeitplänen und Aufgaben, sodass die Projektziele erreicht und an die Beteiligten weitergegeben werden. Darüber hinaus sind Projektmanager laut Bourne und Walker (2004) für die erfolgreiche Abwicklung kompletter Projekte verantwortlich [2]. Dies macht die Rolle eines Produktmanagers anspruchsvoll, aber unerlässlich.

Aber wie führt ein Produktmanager sein Team zum Erfolg? Laut der wissenschaftlichen Studie „Projektmanagement-Erfolgsfaktoren“ hat der Einsatz von Projektmanagement-Tools und -Software einen starken positiven Einfluss auf den Erfolg des Projektmanagements [3]. Auch der unsachgemäße Einsatz von Werkzeugen und Techniken kann sich kontraproduktiv auf die Ergebnisse des Projektmanagements auswirken [4]. Daher ist es entscheidend, das richtige Produktmanagement-Tool zu finden.

Notion wurde 2016 eingeführt und hat mittlerweile mehr als 30 Millionen Benutzer weltweit. Es hat sich als großartiges Tool zur Unterstützung von Produktmanagern erwiesen [5]. Es hat unter allen Projektmanagement-Tools eine herausragende Stellung eingenommen und wird von vielen Unternehmen und Großprojekten häufig eingesetzt.

Projektbeschränkungen und -umfang

• Zeitbeschränkung: Dieses Projekt muss innerhalb des aktuellen Semesters als Klassenprojekt abgeschlossen werden. Um diese Frist einzuhalten, konzentrieren wir uns auf wesentliche Notion-Funktionen, die schnell und einfach erlernt werden können.
• Ressourcenbeschränkung: Um dieses Projekt abzuschließen, werden wir die in Cornell DTI verfügbaren Ressourcen nutzen. Wir werden das Fachwissen der verfügbaren DTI-Mitglieder nutzen, um Usability-Tests und andere notwendige Aktivitäten durchzuführen.
• Projektumfang: Ziel dieses Projekts ist es, DTI-HRs einen benutzerfreundlichen Leitfaden für Notion zur Verfügung zu stellen, der sich auf die Grundlagen der Software konzentriert. Unser Ziel ist es, HR-Mitarbeitern die schnelle und effektive Nutzung von Notion zu ermöglichen, ohne sie mit Informationen zu überfordern. Um dies zu erreichen, werden wir die wichtigsten Notion-Funktionen abdecken und vermeiden, in erweiterte Funktionen wie API-Integration und Vorlagenerstellung einzutauchen.

Melden Sie sich bei Notion an

Um zu beginnen, besuchen Sie die Webseite von Notion . Um die Desktop-App herunterzuladen, klicken Sie auf die Download-Schaltfläche in der oberen Leiste und wählen Sie Ihr Betriebssystem aus dem Dropdown-Menü aus. Befolgen Sie bei der Installation die betriebssystemspezifischen Anweisungen. Befolgen Sie beim Start die Anweisungen, um sich für ein Notion-Konto anzumelden. Sie können sich auch dafür entscheiden, die Web-App zu verwenden, anstatt die Desktop-App über Ihren bevorzugten Browser herunterzuladen.

Was ist ein Arbeitsbereich?

Nach der Registrierung gelangt der Benutzer auf die Seite unter dem Arbeitsbereich mit dem Namen „[userid]'s Notion“.

Dies ist der erste persönliche Arbeitsbereich, und da das Unternehmen von Notion Benutzern dabei hilft, sich mit ihrem Produkt vertraut zu machen, haben sie einige Dateien darin vorbereitet, um Benutzern den Einstieg in Notion zu erleichtern.

Der Arbeitsbereich ist wie ein Ordner in Google Drive. Benutzer können hier alles ändern, zum Beispiel: Dateien erstellen, Dateien löschen und Dateien aus einer Reihe von Quellen importieren.

Alle erstellten Arbeitsbereiche werden so initialisiert, dass der Benutzer ausschließlich der Eigentümer ist und niemand sonst sie sehen kann. Und genau wie bei einem Google-Ordner können Benutzer einen neuen Arbeitsbereich erstellen und ihn mit anderen teilen. Um einen neuen Arbeitsbereich zu erstellen, muss man lediglich auf das „…“ in der rechten Ecke des aktuellen Arbeitsbereichs drücken und die Notion-Webseite führt den Benutzer zu allen anderen Einstellungsdetails.

Sobald Sie auf den Namen des aktuellen Arbeitsbereichs klicken, zeigt der Begriff alle von Benutzern erstellten Arbeitsbereiche oder Arbeitsbereiche an, zu denen Benutzer eingeladen wurden.

So erstellen Sie eine Kopie dieser Vorlage

• Klicken Sie auf diesen Link . Sie gelangen zu einer Ideenvorlage, die von unserem Team geteilt wird.
• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche „Duplizieren“.

Begriffsgrundlagen

Mit Notion können Sie Basisblöcke mit dem Befehl „/“ einbetten. Drücken Sie irgendwo auf der Seite, um zu beginnen. Klicken Sie unter „Teamdokumente“ auf die Seite mit der Aufschrift „Grundlagen von Notion“. Hier finden Sie die Befehle für jeden Basisblock. Probieren Sie es selbst aus und spielen Sie mit jedem Block herum!

Text: Geben Sie einfach eine beliebige Stelle auf der Seite ein. Versuchen Sie, Text zu formatieren, indem Sie den Textblock markieren und die Popup-Symbolleiste verwenden, um ihn fett, kursiv, unterstrichen usw. zu formatieren.

• Überschriften : Um eine Überschrift zu erstellen, geben Sie /+ einheading

• So erstellen Sie eine Seite /+page
• Betiteln Sie die Seite mit „Meine erste Vorstellungsseite!“

• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Titel und versuchen Sie, das Emoji zu ändern

• Bewegen Sie den Mauszeiger erneut über den Titel und klicken Sie auf „Cover hinzufügen“. Hier können Sie aus der Ideengalerie auswählen, von Ihrem eigenen Computer hochladen, einen Link verwenden oder aus der Bildergalerie von Unsplash auswählen

• Liste mit Aufzählungszeichen: Geben Sie -ein und beginnen Sie mit der Eingabe
• Nummerierte Liste: Geben Sie ein 1.und beginnen Sie mit der Eingabe
• Checklisten: Geben Sie /+ eintodo
• Liste umschalten: Geben Sie /+ eintoggle

• Um eine Tabelle zu erstellen, geben Sie /+ eintable

• Spalten hinzufügen: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Rand der Spalte ganz rechts und drücken Sie +
• Zeilen hinzufügen: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Rand der untersten Zeile und drücken Sie +

• Kopfspalte/-zeile hinzufügen: Klicken Sie irgendwo in der Tabelle und eine Symbolleiste sollte angezeigt werden. Drücken Sie Optionen und wählen Sie den Schalter für die Kopfzeile/-spalte

• Um eine Beschriftung zu erstellen, geben Sie /+ eincall out

• Ändern Sie das Emoji: Klicken Sie auf das aktuelle Emoji und wählen Sie das neue aus, das Sie möchten

• Um ein Angebot zu erstellen, geben Sie /+ einquote

• Um eine Trennlinie zu erstellen, geben Sie /+ eindivider

• Um eine Datenbank zu erstellen, geben Sie /+ eininline database

• Sie können dies in verschiedene Ansichten ändern, z. B. in eine Pinnwand-, Zeitleisten-, Kalender-, Listen- und Galerieansicht.

• Google Drive: Vorschauen von Dateien hinzufügen
• Tweet: Einen Tweet einbetten
• GitHub-Gist: Ein Gist von GitHub eingebettet
• Google Maps: Betten Sie eine Google Map ein

Sie können Teammitglieder hinzufügen, um Seiten innerhalb eines Arbeitsbereichs gemeinsam zu teilen, zu bearbeiten und gemeinsam daran zu arbeiten.

Es gibt zwei Methoden, um Teammitglieder zu Ihrem Arbeitsbereich hinzuzufügen

Per Email

1. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu „Einstellungen & Mitglieder“ .
2. Nachdem Sie auf „Mitglied hinzufügen“ geklickt haben , geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
3. Fügen Sie im Dropdown-Menü die Person als Workspace-Inhaber oder -Mitglied hinzu
4. Klicken Sie auf Einladen

Über den Einladungslink

1. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu „Einstellungen & Mitglieder“ .
2. Klicken Sie auf das blaue Symbol „Link kopieren“ , um es mit Teammitgliedern zu teilen.
3. Sie können über Slack, E-Mail, SMS oder eine andere Methode teilen.
4. Eingeladene Personen können dem Arbeitsbereich beitreten, sobald sie auf den ausgeblendeten Link klicken

So importieren Sie Daten

Während der geschäftigen Arbeit von DTI möchten wir manchmal Daten importieren, die wir aus verschiedenen Cornell-Quellen erhalten haben, oder vielleicht einige frühere lokal an Dokumenten durchgeführte Arbeiten. Notion bietet eine schnelle und bequeme Möglichkeit, diese Daten für Sie und Ihre Teammitglieder sichtbar zu machen, sodass später an Teilen des Inhalts gearbeitet werden kann.

Die Importdatei unterstützt Formate wie .txt, .md, .docx, .csv, .html und auch einige Web-Apps wie Asana, Evernote usw. Und für alle diese Medien analysiert Notion den Inhalt und fügt ihn auf der aktuellen Notion-Seite ein. Es wird versucht, das Originalformat beizubehalten, damit die importierten Dinge genau so aussehen, wie sie vor dem Import aussahen.

Um Daten zu importieren, können Sie einen der folgenden Schritte ausführen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“ in der linken Seitenleiste, die sich über dem Papierkorb und unter „Vorlagen“ befindet .

• Navigieren Sie zur linken Seitenleiste und suchen Sie Ihre aktuelle Seite. Klicken Sie am rechten Ende dieser Seite auf die Schaltfläche „+“ und wählen Sie „Importieren“.

Verwenden von Notion für die Aufgabenverwaltung

Navigieren Sie zurück zur Team-Startseite und suchen Sie unter „Schnelllinks“ nach der Seite „Aufgabenverwaltung“. Sie können auch feststellen, dass es für jedes Unterteam bei DTI drei verschiedene Ansichten gibt: Entwickler, Designer und Produkt.

Erstellen einer neuen Aufgabe

• Klicken Sie unten in der Tabelle auf „Neu“.
• Benennen Sie die Aufgabe „Aufgabe meine erste Idee erstellen“ und experimentieren Sie mit Status, Priorität, Frist und Person.

• Erkunden Sie oben in der Tabelle die verschiedenen Ansichten, indem Sie auf „Kanban“, „Dev“, „PM“ usw. klicken.