In früheren Blogs haben wir die Schlüsselkonzepte von Personal Knowledge Graphs behandelt und den Integrated Personal Knowledge Graph (IPKG) vorgestellt. Dieser Blog befasst sich mit den Schritten zum Aufbau des integrierten PKG-Systems in einer großen Organisation. Wir werden jeden Schritt überprüfen und sehen, wie er Teil einer ganzheitlichen Wissensmanagementstrategie für Unternehmen sein kann.

Die IPKG-Hypothese

Die Grundlage für einen Großteil der Logik rund um diese Bemühungen um Integrated Personal Knowledge Graph (IPKG) ist die folgende Hypothese:

Integrierte Personal Knowledge Graphs werden es Benutzern von PKGs ermöglichen, wertvolleres und hilfreicheres Wissen zu erstellen, als wenn Notizen mit isolierten Tools gemacht würden.

Der Schlüssel zu dieser Hypothese besteht darin, zu quantifizieren, was wertvoll und hilfreich in Metriken bedeutet, die selbst ein Finanzfachmann ohne formalen Hintergrund im strategischen Wissensmanagement verstehen kann.

Richten Sie Ihre IPKG-Vorteile an der Unternehmensstrategie aus

Es wird zweifellos viele Menschen geben, die sehr begeistert sein werden, endlich ein hervorragendes Werkzeug zum Erstellen von Notizen zu haben. Die Integration eines isolierten PKG in die vollständigen Entitätssysteme von Unternehmen hat viele Vorteile, und wir gehen davon aus, dass Ihre Benutzer die Erfahrung lieben werden. Unternehmen geben jedoch selten Millionen von Dollar aus, nur um ihre Mitarbeiter glücklich zu machen. Mitarbeiterzufriedenheit ist ein angenehmer Nebeneffekt, sollte aber niemals als primärer Antrieb für IPKG-Initiativen von Unternehmen angesehen werden.

Hier sind nur einige der Vorteile, die IPKGs einer Organisation bringen können

1. wissen weitergeben
2. Vermeidung von Doppelwissen
3. Wissen konsistent machen
4. Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Teams innerhalb einer Abteilung
5. Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen oder Geschäftseinheiten
6. Kommunikation optimieren
7. Steigerung der Produktivität von Wissensarbeitern
8. Verbesserung der Suchergebnisse und des Suchrankings

Einen Executive-Sponsor finden und ausbilden

Meine Erfahrung ist, dass die meisten erfolgreichen Wissensmanagement- und integrierten PKG-Projekte von befähigten Mitarbeitern mit formeller Ausbildung in Wissensmanagementstrategien für Unternehmen vorangetrieben werden. Nicht alle Organisationen haben diese Teams, oder wenn sie welche haben, haben sie nicht das Unternehmensmandat oder die Unterstützung einer einflussreichen Führungskraft. Um erfolgreich zu sein, benötigen Sie langfristige Förderung und Finanzierung. Integration kostet Zeit und Geld. Sie müssen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten und der Fähigkeit finden, Zugang zu wichtigen Datendiensten zu erhalten. Ihr Dokument zur Geschäftsausrichtung wird Ihnen dabei helfen, Führungskräfte davon zu überzeugen, dass Ihr integriertes PKG-Projekt ihnen helfen wird, ihre strategischen Ziele zu erreichen.

Definieren Sie klare Kennzahlen für den Erfolg

Eine der entscheidenden Herausforderungen bei der Integration von Organisationswissen in einen beliebigen Texteditor besteht darin, sich auf Standardmaßnahmen zur Produktivitätssteigerung zu einigen. Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Hinzufügen einer Liste branchenspezifischer Begriffe oder Produktnamen von Unternehmen zu einer individuellen Rechtschreibprüfung.

Wir alle wissen, wie lästig es ist, jedem neuen Texteditor, den Sie verwenden, das Erkennen firmenspezifischer Begriffe für die korrekte Schreibweise „zutrainieren“. Die Methoden zum Modifizieren der Wörterbücher sind oft ausgeblendet oder stehen dem Benutzer nicht zur Verfügung. Beispielsweise können Sie mit der Chat-Funktion in Ihrem Zoom- oder Teams-Programm möglicherweise keine benutzerdefinierten Bedingungen hinzufügen. Manche Menschen mit Legasthenie oder Menschen, deren Muttersprache Englisch nicht ist, sind auf eine gute Rechtschreibprüfung angewiesen. Sie zögern möglicherweise, sich an einem Chat zu beteiligen, wenn sie nicht sicher sind, dass die Tools ihnen dabei helfen werden, professionell auszusehen.

Sie öffnen beispielsweise das Fenster „Verfassen“ in Ihrem E-Mail-Editor. Sie beginnen zu schreiben und Begriffe zu verwenden, die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen spezifisch sind, werden alle als Rechtschreibfehler gekennzeichnet. Diese Wörter können die Namen von Produkten sein, die Sie verwenden, oder von Produkten, die Sie verkaufen. Für jedes Wort müssen Sie einen Weg finden, diesen Begriff zu Ihrem Wörterbuch hinzuzufügen. Aber was wäre, wenn der Texteditor automatisch mit Wörtern aktualisiert werden könnte, die Ihre Kollegen bereits als korrekte Schreibweise oder gültige Akronyme für Systeme bestätigt haben, mit denen Sie täglich arbeiten?

Beispiel: Metriken für die Anpassung der Rechtschreibprüfung

Der Schlüssel liegt darin, die kleinen Produktivitätsgewinne zu erfassen, wenn Ihr Textverarbeitungsprogramm intelligent genug ist, Begriffe aus den IPKGs Ihrer Kollegen zu sammeln. Es dauert nur wenige Sekunden, um ein Wort zum Wörterbuch eines lokalen Textverarbeitungsprogramms hinzuzufügen. Aber wenn Sie Tausende von Begriffen haben und jeder Ihrer 10.000 Mitarbeiter diese Wörter hinzufügen muss, dann wird die verlorene Produktivität gemessen. Sie müssen die Kosten pro Stunde Ihrer Wissensarbeiter schätzen und die besten Schätzungen der gesteigerten Produktivität verwenden, ohne dass Ihr Texteditor Sie ständig ablenken muss, dass es Begriffe gibt, die er verstehen muss. Dies sind die Arten von Metriken, die Ihnen helfen können, einen Business Case für IPKGs zu erstellen.

Wir können diese Überprüfung auch auf die korrekte Verwendung des Falls in einer Amtsperiode ausdehnen. Beispielsweise verwenden wir „Facebook“, aber nicht „FaceBook“, und „LinkedIn“, nicht „Linkedin“.

Beispiel: Automatisches Hyperlinking

Gehen wir noch einen Schritt weiter. Was wäre, wenn wir das erste Mal, wenn wir einen neuen Fachbegriff in ein Dokument, ein Wiki oder einen PKG-Editor eingeben, der Texteditor automatisch einen Link zu Ihrem Unternehmens- oder Abteilungsglossar hinzufügen würde? Dann könnten Ihre neuen Mitarbeiter schnell an die richtige Stelle springen, um diesen Begriff zu finden und die Definition dieses Begriffs und verwandter Begriffe zu verstehen.

Ein hervorragendes Beispiel ist die Möglichkeit, Personen direkt auf Social-Media-Websites wie Facebook, Twitter und LinkedIn zu referenzieren. Eine Bestätigungsliste wird angezeigt, indem auf eine Person verwiesen wird, die mit einem „@“-Zeichen beginnt. Nachdem Sie auf diesen Eintrag in der Liste geklickt haben, wird automatisch ein Link zur Homepage dieser Person in den Text eingefügt.

Der Schlüssel zur Nützlichkeit dieser Funktionen besteht darin , den Umfang dieser Auswahllisten zu begrenzen. Sie können nur auf Personen in Ihrem sozialen Netzwerk verweisen und die Liste nach Kriterien ordnen, z. B. ob sie an der aktuellen Diskussion teilnehmen oder wie oft Sie sie in der Vergangenheit erwähnt haben. Der Umfang und die Sortierregeln können kontextbezogen und komplex sein. Der Umfang und die Sortierregeln veranschaulichen den Aufwand, der erforderlich ist, um skalierbare IPKG-Autosuggest-Algorithmen zu erstellen.

Die Integration einfacher Produktivitätsfunktionen in jedes Notiztool und die Verfolgung der messbaren Produktivitätsgewinne ist oft der erste Schritt auf Ihrer IPKG-Reise.

Sobald Sie diese Ausrichtung vorgenommen und eine Genehmigung von einem leitenden Sponsor erhalten haben, können Sie einen formellen PKG-Integrationsplan erstellen.

Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme aktueller Wissensspeicher

Eine der entscheidenden Herausforderungen beim Aufbau guter IPKGs besteht darin, zu verstehen, wo in Ihrer Organisation heute zugehörige Informationen und Kenntnisse vorhanden sind. Sobald wir eine Bestandsaufnahme dieser Wissensspeicher haben, können wir fragen, welche auf Autosuggest bezogenen Dienste unter Verwendung vorhandener APIs entworfen werden könnten. Sie müssen auch abschätzen, wie oft ein Protokollführer diese Konzepte in seinen Dokumenten referenzieren möchte, und die am häufigsten verwendeten Begriffe priorisieren.

Hier ist ein Beispiel für einige der Wissensquellen innerhalb einer großen Organisation:

1. Genehmigte Geschäftsbegriffe aus einem zentralen Begriffsglossar
2. Liste branchenspezifischer Wörter oder Ausdrücke aus medizinischen oder juristischen Wörterbüchern
3. Namen von Wiki-Seiten , auf die in anderen Wiki-Seiten am häufigsten verwiesen wird oder die mit einem bestimmten Label gekennzeichnet sind
4. Liste von Produkten und Produktattributen in einem Produktkatalog.
5. Liste der genehmigten Desktop-Anwendungen oder Tools, die Mitarbeiter verwenden
6. Liste von Computersystemen oder Datenbanken
7. Liste der Mitarbeiternamen (sowohl Vor- als auch Nachnamen), einschließlich bekannter Personennamen aus anderen Ländern und Sprachen, die in Ihrer Organisation verwendet werden

Die Bedingungen auf dem neuesten Stand zu halten und ein hohes Qualitätsniveau zu überprüfen, ist der Schlüssel zum Aufbau von Vertrauen in Ihre IPKG-Initiativen. Fügen Sie einen auf den Menschen ausgerichteten Qualitätsprüfungsprozess hinzu, wenn Sie feststellen, dass Qualitätsprobleme in ein System eindringen. Manchmal können sich häufige Rechtschreibfehler in eine Liste genehmigter Begriffe einschleichen. Ein Fachexperte sollte neue Begriffe überprüfen. Im Idealfall werden alle falschen Geschäftsbegriffe entfernt, bevor andere Teams sie verwenden. Stellen Sie sicher, dass Benutzer dem Team schnell Feedback geben können, wenn sie die Richtigkeit eines Wortes oder Satzes bestreiten.

Erstellen eines Referenzarchitekturdiagramms

Nachdem Ihr IPKG-Team mit der Inventarisierung von Wissensquellen begonnen hat, sollten Sie eine einseitige „Karte“ erstellen, die zeigt, wie Wissen in Ihr IPKG-System und seine neuen Dienste fließt. Diese Datenflussdiagramme beginnen mit einer Liste von Eingabequellen auf der linken Seite, Ihrem IPKG in der Mitte und Verbrauchern dieser Daten auf der rechten Seite. Oben in diesem Blog finden Sie ein Beispiel für dieses Diagramm.

Wir müssen auch die Ereignisse verfolgen, die in jedem der einzelnen PKG-Editoren im Zusammenhang mit der automatischen Vervollständigung und Annahme von Vorschlägen auftreten. Alle Vorschläge, die unter ein Niveau von 30 % fallen, sollten seitdem sorgfältig überwacht werden

Überwachung Ihres Fortschritts

Das Diagramm der IPKG-Referenzarchitektur enthält ein Überwachungs-Dashboard, das auf die Liste der Begriffe und die Benutzerereignisprotokolldateien zugreift. Dieses Dashboard bezieht Daten aus mehreren Quellen und ermöglicht es verschiedenen Benutzern, eine anpassbare Einzelseitenansicht Ihres Fortschritts zu erstellen.

Ein qualitativ hochwertiges Bearbeitungs- und Überprüfungstool könnte die Verfolgung wichtiger Kennzahlen wie Akzeptanzraten, Benutzerzufriedenheit und Produktivitätsverbesserungen beinhalten. Der Implementierungsplan kann nach Bedarf angepasst werden, um den Erfolg des Notizentools in der Organisation sicherzustellen.

Überwachung defekter und veralteter Links

Neben der Überwachung von Autovervollständigungsereignissen versuchen die Qualitäts-Dashboards möglicherweise auch zu verfolgen, wenn die Links von Dokumenten auf Konzepte verweisen, die nicht mehr relevant sind. Beispielsweise haben Sie möglicherweise Dokumente, die ein altes Computersystem beschreiben, das letztes Jahr außer Betrieb genommen wurde. In vielen Fällen sind Verbindungen zu stillgelegten Systemen für Historiker und Wirtschaftsprüfer interessant und sollten auch so bleiben. In anderen Fällen müssen Links zu stillgelegten Ressourcen mit Links zu den Systemen aktualisiert werden, die sie ersetzt haben.

Die Analyse defekter Links ist ein Abhängigkeitsdiagramm-Analyse- und Aktualisierungsproblem. Es handelt sich um eine Aufgabe, die für Wissensgraphen in Unternehmen geeignet ist, die eine Zwei-Wege-Link-Analyse unterstützen. Der Schlüssel liegt darin, zu entscheiden, welche defekten Links aktualisiert werden müssen, wie die Aktualisierungen durchgeführt werden sollen und wer die allgemeine Linkqualität überwacht.

Denken Sie daran, dass Dokumente, auf die häufig zugegriffen wird, für eine Organisation mehr Wert haben. Das Aktualisieren defekter Links in Dokumenten, auf die seit Jahren nicht mehr verwiesen wurde, bringt wenig geschäftlichen Nutzen. Zu wissen, wie oft ein Dokument gelesen wird, ist ein weiterer Grund dafür, dass Dokumentzugriffsereignisprotokolle Teil des Ereignisprotokollstroms sind und dass aktuelle Dokumente ohne defekte Links höher eingestuft werden als Dokumente, die veraltetes und falsches Wissen enthalten.

Fazit

Viele Textverarbeitungs- und Bearbeitungstools ermöglichen Ihnen heute das einfache Hinzufügen von benutzerdefinierten Wörterbüchern für grundlegende Aufgaben wie die Rechtschreibprüfung, die das gemeinsame Wissen Ihrer Organisation nutzen. Eine neue Generation von Tools für persönliche Notizen, wie Roam Research und Obsidian, ermöglicht es jedoch, dass Autovervollständigungsfunktionen für persönliche Notizen weit über einfache Begriffslisten hinausgehen.

Mit der Verbesserung der APIs für diese Tools werden viele Organisationen von einer begrenzten Sammlung persönlicher Wissenssilos zu einem richtigen Netzwerk integrierter persönlicher Wissensgraphen übergehen, die konsistent sind und die Wissensspeicher des Unternehmens ergänzen. Inhalte aus diesen IPKGs können mit anderen Gruppen geteilt und bedingt zu zentralisierten Wissensspeichern hinzugefügt werden. Feedback-Systeme können sicherstellen, dass diese Fachexperten wissen, dass Benutzer auf diese Quellen angewiesen sind, und motivierter sind, sie auf dem Laufenden zu halten.