So versenden Sie weniger E-Mails

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie den E-Mail-Lärm in Ihrem Leben minimieren können, finden Sie hier einige Vorschläge, die Ihnen dabei helfen können, die Anzahl der E-Mails, die Sie schreiben müssen, zu reduzieren.

Denken Sie nach, bevor Sie senden

Sie müssen bedenken, dass viele E-Mails, die in den Posteingängen der Leute eingehen, nicht einmal Dinge sind, die sie erhalten möchten. Tatsächlich könnten Sie diese Leute letztendlich in einen Antwortzyklus einbinden: Sie senden, und ich bin verpflichtet, zu antworten, und dann senden sie Ihnen eine E-Mail, auf die SIE antworten müssen.

Denken Sie also zweimal, dreimal darüber nach, ob die Person, die die E-Mail erhält, die E-Mail überhaupt möchte, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.

Senden Sie weniger Nachrichten

Anstatt tägliche E-Mail-Batches zu versenden, versuchen Sie, den Batch so weit wie möglich auf wöchentlich zu verkleinern.

Anstatt 5, 6 oder 7 Nachrichten zu senden, beschränken Sie sich darauf, nur 1 oder 2 zu senden.

Und für E-Mails, die nicht zeitkritisch sind, bündeln Sie alle Informationen und senden Sie sie einfach in einer E-Mail.

Tun Sie dies und prüfen Sie, ob Produktivitätsprobleme auftreten. Die Chancen stehen gut, dass nicht ein einziges Schlimmes passieren wird.

Nutzen Sie stattdessen altmodische Kommunikationsmethoden

Anstatt sie per E-Mail zu kontaktieren, versuchen Sie, das Telefon zu benutzen oder auf die Person zuzugehen und Ihre Frage einfach direkt zu stellen.

Diese Wege sind in der Regel effizienter als das Hin- und Herschicken von Schnellfeuer-E-Mails. Außerdem können Sie Missverständnisse vermeiden, selbst wenn Sie den falschen Ton erraten.

Bleiben Sie nur bei den Fakten

Schreiben Sie nur das Wichtige. Stellen Sie keine rhetorischen Fragen und verbringen Sie weniger Zeit damit, Geschichten über Ihre Kindheit und Ihre Wünsche hinzuzufügen.

Jeder gewinnt, weil Ihre E-Mail mit größerer Wahrscheinlichkeit gelesen wird. Und Sie verbrauchen weniger Energie.

Stellen Sie Leitfragen

Stellen Sie in der ersten Zeile die Frage, auf die Sie am häufigsten eine Antwort benötigen, und Sie werden mit größerer Wahrscheinlichkeit eine Antwort erhalten.

Es könnte sich herausstellen, dass Sie die Zeilen 2 bis 29 tatsächlich nicht einmal benötigen.

Starten Sie die Uhr

Stellen Sie im Vorfeld die Dringlichkeit fest. Verwenden Sie oben eine klare, informative Sprache, z. B. „Ich muss es bis 17:00 Uhr wissen“.

Wenn Sie einen Zeitrahmen festlegen, reagieren die Leute lieber auf eine bestimmte Frist als auf „wenn Sie einen Moment Zeit haben“.

Wenn die E-Mail jedoch eine niedrige Priorität hat, hätten Sie wahrscheinlich nicht einmal eine E-Mail senden sollen.