Fitur sistem ERP

Bagian 2 tentang apa yang membuat sistem ERP

Pada bagian terakhir kami memeriksa untuk apa sistem ERP digunakan, dan mengapa Anda menginginkannya. Bagian ini menggali lebih dalam fitur apa yang mungkin dimiliki oleh ERP.

Database catatan master

Ini adalah informasi dasar yang dibutuhkan sistem untuk berfungsi, dan terdiri dari serangkaian catatan data perusahaan. Data ini mungkin sudah ada di perusahaan di suatu tempat, di map atau spreadsheet (atau mungkin di kepala orang tertentu), dan sangat masuk akal untuk mentransfer semua ini ke dalam ERP dan menyimpannya sebagai satu-satunya sumber kebenaran. . Mari kita ambil contoh. Untuk membeli, menyimpan, dan menjual produk, Anda memerlukan informasi tertentu. Pertama, Anda harus memberinya ID untuk mengetahuinya, yang dikenal sebagai Stock Keeping Unit atau “sku” (diucapkan condong). Anda perlu mengetahui pemasok mana asalnya, Nomor Suku Cadang Produsen (MPN) untuk referensi pesanan Anda sehingga pemasok tahu apa yang harus dikirim kepada Anda, harga pembelian dari pemasok tersebut (salah satu dari beberapa, mungkin dengan jeda kuantitas), dan jumlah pesanan minimum. Anda mungkin perlu mengetahui dimensi fisik dan berat produk untuk pengirim. Jika datang secara internasional, Anda mungkin memerlukan kode bea cukai (kode HS, kode CN). Untuk menyimpan produk, Anda perlu mengetahui di lokasi mana produk tersebut diizinkan masuk, apakah produk tersebut dijual berdasarkan tanggal, apakah produk tersebut memiliki nomor seri yang perlu Anda lacak, dan berapa biaya yang akan dibebankan padanya dalam penilaian stok. Untuk menjual item Anda juga memerlukan deskripsi produk, mungkin beberapa deskripsi untuk situs web Anda, label rak, atau katalog produk, mungkin dalam beberapa bahasa. Anda juga memerlukan harga jual, mungkin beberapa harga jual jika Anda menjual ke pedagang dan pengguna akhir dan di geografi yang berbeda. Anda perlu mengetahui apakah barang tersebut menarik pajak penjualan, dan berapa tarifnya. Anda mungkin perlu mengategorikannya dalam beberapa cara, bagian yang ada di katalog Anda atau di situs web Anda atau di eBay, atau mungkin peringkat tentang betapa pentingnya untuk tidak kehabisan item. Catatan produk nyata dapat mencapai ratusan bidang. Sistem terbaik memungkinkan Anda untuk menyimpan lembar data, atau gambar bersama dengan produk yang relevan. Ada Sistem Manajemen Informasi Produk (PIMS) khusus yang dapat menangani hal ini, tetapi karena Anda juga memerlukan data ini di ERP, implementasi yang baik mungkin dapat menggantikan kebutuhan ini.

Selain itu, jika Anda memiliki sistem PIMS, saya menyarankan sistem ini terintegrasi dengan ERP Anda dan ERP adalah masternya. Sangat menyebalkan bagi pengguna untuk memperbarui data di banyak tempat

Catatan data master lainnya mungkin Pemasok, Pelanggan, Prospek, Bills of Material, Harga dan banyak lainnya yang akan datang. Seperti yang Anda lihat, kehilangan jejak ini, atau kehilangan semuanya akan menjadi masalah

Database catatan transaksional

Catatan transaksional adalah yang berhubungan dengan pemindahan salah satu catatan data master. Beberapa contoh umum adalah Pesanan Pembelian, Pesanan Penjualan, Faktur, dll. Kemungkinan ada alasan penting untuk alasan kepatuhan dan layanan pelanggan yang akan menjadi sangat serius jika ada yang hilang. Ini mungkin mengecewakan pelanggan penting atau membuat Anda didenda dari otoritas pajak!

Kemungkinan setiap baris dari setiap pesanan penjualan dan setiap baris dari setiap faktur akan membuat baris baru di database ini. Ini akan segera mencapai jutaan bahkan di UKM.

Database saldo

Ini mungkin terdengar seperti ini hanyalah masalah menambahkan sesuatu dari catatan transaksional. Namun sangat berguna jika Anda dapat mengetahui saldo stok Anda tanpa harus menjumlahkan semua yang pernah Anda beli dan jual. Sangat berguna untuk mengetahui hutang pelanggan kepada Anda tanpa harus menjumlahkan semua yang mereka beli dikurangi semua yang mereka bayarkan (saat mereka sedang berbicara di telepon!). Menjaga saldo tetap sinkron dengan transaksi adalah masalah yang tidak sepele yang belum berhasil diselesaikan oleh banyak sistem di alam liar.

Antarmuka pengguna

Perlu ada semacam antarmuka pengguna di mana pengguna dapat membuat, memperbarui, atau mungkin menghapus catatan. Mereka harus dapat memasukkan pesanan penjualan atau pembelian dan jurnal akuntansi. Mereka juga harus dapat melihat keluaran dari proses yang kompleks seperti MRP dan membuat keputusan berdasarkan itu. Juga perlu ada cara bagi administrator untuk mengonfigurasi berbagai hal. Ini biasanya tersedia dalam sistem 'klien' yang diinstal pada PC, tetapi sekarang dapat dikirimkan sebagai halaman web.

Sistem akun pada dasarnya adalah cara khusus untuk menjumlahkan catatan transaksional dan menampilkannya dengan cara standar.

Beberapa pengguna mungkin memiliki antarmuka Pengguna khusus seperti peralatan Titik Penjualan atau terminal genggam Sistem Manajemen Gudang. Ini mungkin merupakan bagian dari ERP itu sendiri atau sistem tambahan. Ini adalah area di mana menurut saya diperlukan pemikiran baru, yang akan saya bahas di episode selanjutnya.

Logika bisnis

Ini adalah bagian cerdas dari sistem. Ini mengatakan apa yang terjadi ketika seseorang melakukan transaksi. Contoh sederhananya adalah bahwa setelah pelanggan memesan beberapa barang, Anda mungkin ingin memberi referensi kredit kepada mereka, Anda mungkin ingin memberi tahu gudang untuk mengirim, Anda mungkin ingin memberi tahu orang yang membeli untuk memesan ulang.

Pelaporan dan analitik

Adalah umum untuk melihat dan bekerja dengan data di luar ERP, misalnya di Excel. Untuk ini, Anda memerlukan cara untuk meminta data keluar dari database dan mengekspornya. Misalnya, Anda mungkin perlu menanyakan semua rekaman produk yang berada dalam kategori tertentu untuk mengirimkan deskripsinya kepada seseorang yang sedang menulis katalog kertas. Mungkin Anda ingin melihat semua pesanan penjualan untuk produk tertentu, misalnya, untuk melihat siapa yang membelinya dan membandingkannya dengan siapa yang tidak.

Selain itu, Anda mungkin ingin menjalankan kueri yang jauh lebih kompleks pada database untuk menganalisis transaksi, ini mungkin memerlukan alat pelaporan yang jauh lebih kompleks atau antarmuka kueri langsung ke database menggunakan Structured Query Language (SQL).

Melangkah lebih jauh ada analitik. Ini mungkin untuk melakukan analitik kompleks dari kinerja penjualan, atau efisiensi produksi. Anda mungkin menginginkan dasbor KPI atau laporan interaktif tempat Anda dapat menelusuri berdasarkan pelanggan, produk, wilayah, dll. Ini mungkin ditangani dengan baik oleh sistem pelaporan khusus yang terintegrasi ke ERP.

Anda bahkan mungkin ingin melakukan pembelajaran mesin pada data Anda untuk melihat wawasan apa yang dapat Anda lihat tentang pelanggan Anda.

API, EDI, dan fungsionalitas ekspor impor

Akan ada hari ketika Anda perlu membuat atau mengubah banyak produk secara massal. Data mungkin telah diberikan kepada Anda oleh pemasok sebagai file csv, mungkin. Anda akan menginginkan cara untuk mengimpornya ke sistem Anda.

Anda mungkin perlu memesan pengiriman dari perusahaan kurir Anda, dan mencetak label mereka. Ini adalah hambatan untuk mengetiknya ke dalam perangkat lunak mereka dengan tangan, jadi Anda akan menginginkan integrasi. Mungkin Anda memiliki situs web, dan Anda ingin transaksi masuk ke ERP sehingga Anda dapat mengirimkannya. Mungkin Anda memiliki pelanggan utama yang dapat mengirimkan pesanan penjualan kepada Anda secara elektronik. Saya akan senang jika Anda dapat memasukkan mereka sendiri ke dalam sistem.

Mengizinkan hal ini terjadi memerlukan seperangkat alat integrasi, API, sistem EDI, dan sistem impor/ekspor. Mereka sering diremehkan ketika orang menspesifikasikan suatu sistem. Sistem ini seringkali tidak terlalu bagus, mungkin karena alasan yang sama. Namun mereka sangat penting untuk perluasan dan fleksibilitas sistem Anda di masa mendatang dan Anda harus memberikannya prioritas tinggi.

Kustomisasi

Setiap vendor ERP menawarkan tingkat penyesuaian. Di sinilah Anda bisa menghabiskan banyak uang dengan sedikit menabur untuk itu. Pendapat saya yang kuat bahwa ERP Anda harus melakukan 95% dari apa yang Anda butuhkan di luar kotak, atau Anda akan jatuh ke dalam salah satu dari dua perangkap. Yang pertama adalah berpikir bahwa bisnis Anda sangat unik sehingga cara yang dilakukan orang lain di dunia tidak akan berhasil untuk Anda. Anda perlu bekerja dengan cara kerja ERP, dan mempertimbangkan bahwa ini sebenarnya bisa menjadi saran bisnis yang bagus. Mungkin melakukan hal-hal seperti yang dilakukan orang lain di dunia lebih baik. Jebakan kedua adalah Anda mungkin melihat sistem yang salah untuk Anda, atau bahkan pasangan yang salah.

Tingkat penyesuaian bervariasi dari beberapa alat jenis 'alur kerja' (bila ini terjadi, lakukan itu) hingga ke lingkungan pemrograman penuh.

Dalam artikel berikutnya kita akan menyelami masing-masing area ini dan melihat cara kerjanya. Kami kemudian akan melihat bagaimana Anda dapat memilih sistem, diikuti dengan bagaimana Anda merancang dan membangunnya.

Posting ini adalah bagian dari seri tentang sistem ERP. Untuk memastikan Anda menangkap cerita lengkapnya, silakan daftar ke milis saya