So richten Sie Box Shield Ethical Walls ein

Jan 17 2023

Für alle Box-Administratoren da draußen gibt es hier eine Anleitung zum Einrichten ethischer Mauern auf der Box-Plattform. Ich empfehle Ihnen, eine Sandbox einzurichten und sie auszuprobieren, um zu bewerten, ob und wie diese Funktion Ihrem Unternehmen helfen kann.

Foto von Andrea Piacquadio

Was sind ethische Mauern?

Eine ethische Mauer ist eine Informationsbarriere innerhalb einer Organisation, um Austausch oder Kommunikation zu verhindern, die zu Interessenkonflikten und damit zu ethisch oder rechtlich fragwürdigen Geschäftsaktivitäten führen könnten.

Typische Anwendungsfälle

Isolierung einiger statischer interner Teams basierend auf Geschäftsbereichen. Ein paar Beispiele:

Finanzdienstleistungen: Angestellt bei Investmentbanken, zwischen dem Unternehmensberatungsbereich und der Brokering-Abteilung, um diejenigen zu trennen, die Unternehmensberatung bei Übernahmen anbieten, von denen, die Kunden beim Aktienkauf beraten.
Versicherung: Wird in der Schaden- und Unfallversicherung verwendet, wenn beide Parteien eines Anspruchs Versicherungspolicen bei demselben Versicherer haben. Der Schadenbearbeitungsprozess muss innerhalb der Organisation des Versicherers getrennt erfolgen, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Wie es funktioniert

Der Aufbau ethischer Wände ist einfach und funktioniert nur mit drei Konzepten.

A segment, das einen Namen hat und eine Möglichkeit ist, Benutzer zusammenzufassen (keine Gruppe, da Gruppe in Box eine ganz bestimmte Bedeutung hat).

A permissionstellt eine Beziehung zwischen Segmenten dar. Dies sind einfach can accessoder cannot accessFlaggen. Diese sind jedoch nur in eine Richtung gerichtet, d. h. Sie können Segment A so konfigurieren, dass es Zugriff auf Segment B hat, und auch den Zugriff von Segment B auf Segment A blockieren.

Das managed users, das Sie einem Segment zuordnen können. Ein Benutzer kann nur einem einzelnen Segment angehören.

Nach der Aktivierung sind alle Vorschauen, Freigaben, Bearbeitungen, Löschungen, Zusammenarbeiten, freigegebenen Links (außer öffentlich), Uploads, Elementnamen in Ordnern und Suchvorgänge von der Durchsetzung der ethischen Sperre betroffen.

Einrichten

Um zu beginnen, gehen Sie zu Ihrer Admin-Konsole und wählen Sie „Shield“ und die Registerkarte „Ethical Wall“.

Informationsbarrieren werden je nach Organisation aktiviert. Wenn Sie eine Informationsbarriere verwenden möchten, wenden Sie sich an Ihren Box-Supportmitarbeiter.

Fahren Sie fort und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“.

Als Nächstes fügen wir einige Segmente hinzu.

Als nächstes definieren wir die Segmentberechtigungen.

Im obigen Beispiel besagen die Regeln, dass Investment Banking und Wealth Management eine ethische Mauer haben. Auf alles, was Benutzern in diesen Segmenten gehört, können Benutzer in den anderen Segmenten nicht zugreifen.

Allerdings bestehen keinerlei Beschränkungen zwischen dem Wholesale Banking und den anderen Segmenten.

Fahren Sie fort und klicken Sie auf Speichern.

Als nächstes müssen in der Konfiguration Benutzer hinzugefügt werden.

Sie können Benutzer über eine .csvDatei hinzufügen, und das System führt eine Prüfung durch, um zu überprüfen, ob es sich um gültige Benutzer handelt. Es können nur verwaltete Benutzer hinzugefügt werden und ein Benutzer kann nur einem einzelnen Segment angehören.

Beachten Sie, dass inkrementelle Hinzufügungen mit einer neuen Datei nicht unterstützt werden. Die Datei muss alle Benutzer für das Segment enthalten. Auf diese Weise können auch Benutzer entfernt werden. .csvDas System bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, die Informationen der aktuellen Benutzer des Segments herunterzuladen .

Nachdem Sie alle Benutzer hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Fertig“.

Sie erhalten nun eine Zusammenfassung der Ethikmauer, die Sie gerade erstellt haben.

Beachten Sie den draftStatus. Bevor das System mit der Durchsetzung dieser Sperre beginnt, muss es überprüfen, ob alle Freigaben, Kooperationen usw. damit konform sind. Dazu müssen wir den Kollaborationsbericht ausführen.

Je nach Umfang des Inhalts und Größe des Unternehmens kann dies eine Weile dauern (2 bis 3 Stunden). Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie sich den Bericht genau ansehen, da jede Nichteinhaltung der ethischen Mauer einfach beseitigt wird.

Der letzte Schritt besteht darin, die Wand zu aktivieren.

Und du bist fertig!

Ethische Mauer in Aktion

Hier ist ein einfaches Beispiel dafür, was passiert, wenn ich versuche, einen Benutzer zur Zusammenarbeit an einem Dokument einzuladen, und es gegen die Ethical Wall-Regeln verstößt.

Im Beispiel kann eine Notiz, die von einem Benutzer des Segments „Investment Banking“ erstellt wurde, gemäß den Ethical Wall-Regeln nicht mit Personen geteilt werden, die mit den Benutzern des Segments „Wealth Management“ verbunden sind.