ऑफबोर्डिंग एक संगठन के भीतर एक कर्मचारी के कार्यकाल को समाप्त करने की प्रक्रिया है। इसमें कर्मचारी को उनके प्रस्थान के लिए तैयार करना, ज्ञान का हस्तांतरण करना और प्रस्थान करने वाले कर्मचारी और संगठन दोनों के लिए एक सुचारु परिवर्तन सुनिश्चित करना शामिल है। एक व्यापक ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट यह सुनिश्चित करती है कि एचआर टीमें इस प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकें और भविष्य की जटिलताओं के जोखिम को कम कर सकें। यह लेख एचआर टीमों और संगठन की जरूरतों को पूरा करने वाली एक ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट बनाने के लिए महत्वपूर्ण चरणों की रूपरेखा तैयार करता है।

इस व्यापक मार्गदर्शिका में कर्मचारियों को निर्बाध रूप से ऑफ़बोर्ड करने का तरीका जानें ।

अपनी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के उद्देश्यों को परिभाषित करें

चेकलिस्ट बनाने से पहले, ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के उद्देश्यों को परिभाषित करना आवश्यक है। इन उद्देश्यों में ज्ञान हस्तांतरण, कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन, प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों के साथ सकारात्मक संबंध बनाए रखना और कंपनी की संपत्ति की सुरक्षा करना शामिल है।

ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया का दायरा निर्धारित करें

संगठन के आकार, उद्योग और कर्मचारी की भूमिकाओं के आधार पर ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया का दायरा भिन्न हो सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी चेकलिस्ट में सभी प्रासंगिक पहलू शामिल हैं, निम्नलिखित पर विचार करें:

• कर्मचारी प्रकार (जैसे, पूर्णकालिक, अंशकालिक, अनुबंध, या अस्थायी)
• छोड़ने के कारण (जैसे, इस्तीफा, समाप्ति, सेवानिवृत्ति, या अनुबंध का अंत)
• संगठन के भीतर विभाग या टीम

एक अच्छी तरह से परिभाषित समयरेखा एचआर टीमों को ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करती है। उस अवधि को कवर करने के लिए एक समयरेखा स्थापित करें जब कर्मचारी अपने प्रस्थान की घोषणा करता है जब तक कि सभी ऑफबोर्डिंग कार्य पूरे नहीं हो जाते।

एक व्यापक ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट विकसित करें

एक व्यापक ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट में निम्नलिखित श्रेणियां शामिल होनी चाहिए:

मानव संसाधन और प्रशासनिक कार्य:

• इस्तीफे या समाप्ति को स्वीकार करें और संबंधित हितधारकों को सूचित करें।
• प्रस्थान करने वाले कर्मचारी के साथ एक निकास साक्षात्कार निर्धारित करें।
• किसी भी बकाया भुगतान, बोनस या प्रतिपूर्ति सहित पेरोल को अंतिम रूप दें।
• रोजगार के बाद के लाभों के बारे में जानकारी प्रदान करें, जैसे स्वास्थ्य सेवा, पेंशन, या स्टॉक विकल्प।
• आवश्यक कागजी कार्रवाई पूरी करें, जैसे कर्मचारी रिकॉर्ड को अपडेट करना और रोजगार का प्रमाण पत्र जारी करना।

• जिम्मेदारियों को संभालने के लिए एक उपयुक्त प्रतिस्थापन या अंतरिम कर्मचारी की पहचान करें।
• एक समयरेखा और प्रमुख कार्यों सहित एक हैंडओवर योजना विकसित करें।
• ज्ञान हस्तांतरण की सुविधा के लिए प्रस्थान करने वाले कर्मचारी और उनके प्रतिस्थापन के बीच अनुसूची बैठकें।
• प्रस्थान करने वाले कर्मचारी से प्रासंगिक दस्तावेज़, फ़ाइलें और संसाधन एकत्र करें।
• सुनिश्चित करें कि प्रतिस्थापन या अंतरिम कर्मचारी पर्याप्त रूप से प्रशिक्षित और तैयार है।

• कंपनी के सिस्टम, सॉफ़्टवेयर और टूल का एक्सेस रद्द करें।
• कंपनी के स्वामित्व वाले डिवाइस, जैसे लैपटॉप, टैबलेट या स्मार्टफ़ोन एकत्र करें।
• ईमेल और अन्य संचार खातों को अक्षम करें।
• आवश्यक ईमेल, फ़ाइलें और दस्तावेज़ संग्रहित करें या स्थानांतरित करें।
• प्रस्थान करने वाले कर्मचारी को गैर-प्रकटीकरण और गैर-प्रतिस्पर्धी समझौतों के बारे में याद दिलाएं।

कंपनी संस्कृति और रिश्ते:

• टीम और व्यापक संगठन के प्रस्थान की घोषणा करें।
• यदि उपयुक्त हो तो एक विदाई समारोह आयोजित करें।
• कंपनी में अपने अनुभव पर प्रतिक्रिया देने के लिए प्रस्थान करने वाले कर्मचारी को प्रोत्साहित करें।
• कर्मचारी के संक्रमण के लिए समर्थन की पेशकश करें, जैसे नौकरी खोज सहायता या संदर्भ।
• संभावित भविष्य के सहयोग के लिए खुले संचार चैनल बनाए रखें।

ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया का मूल्यांकन और सुधार करें

प्रासंगिक और प्रभावी बने रहने के लिए नियमित रूप से अपनी ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट की समीक्षा करें और उसे अपडेट करें। सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करने के लिए प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों, उनके प्रबंधकों और मानव संसाधन टीम से प्रतिक्रिया प्राप्त करें।

निष्कर्ष

कर्मचारी प्रस्थान प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए एचआर टीमों के लिए एक व्यापक ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट आवश्यक है । उद्देश्यों को परिभाषित करके, कार्यक्षेत्र का निर्धारण करके, एक समयरेखा बनाकर, और एक विस्तृत चेकलिस्ट विकसित करके, एचआर टीमें प्रस्थान करने वाले कर्मचारी और संगठन दोनों के लिए एक सुचारु परिवर्तन सुनिश्चित कर सकती हैं। ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के नियमित मूल्यांकन और सुधार से लंबे समय में इसकी प्रभावशीलता और प्रासंगिकता बनाए रखने में मदद मिलेगी।