एक महान कर्मचारी के ऑनबोर्डिंग अनुभव के लिए दूरस्थ कार्य नई चुनौतियाँ पेश करता है। इसे सही तरीके से कैसे करें।

सबसे संरचित दृष्टिकोण, कुशल मानव संसाधन पेशेवरों और अच्छी तरह से स्थापित प्रक्रियाओं के साथ भी, आपके संगठन में एक नए किराए का स्वागत करना हमेशा एक चुनौती है। मामले को बदतर बनाने के लिए, दूरस्थ कार्य पहले से ही मांग वाले कार्य में जटिलता का एक नया स्तर जोड़ता है। हालांकि, यह एक महत्वपूर्ण प्रयास है जो स्थायी रूप से परिभाषित कर सकता है कि कर्मचारी कंपनी को कैसे देखते हैं और प्रभावित करते हैं कि वे कितने प्रतिबद्ध और अंततः कितने उत्पादक बन जाते हैं। फिर भी, कई कंपनियां पूर्व-महामारी युग से उपजी ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाओं पर भरोसा करती हैं, जहां वर्चुअल ऑनबोर्डिंग केवल कर्मचारियों के एक अंश पर लागू होती है। परिणामस्वरूप, लगभग एक-तिहाई कर्मचारियों को ऑनबोर्डिंग अनुभव भ्रमित करने वाला लगता है- दूरस्थ श्रमिकों के लिए यह आंकड़ा 36% तक बढ़ रहा है, जो ऑन-साइट या हाइब्रिड श्रमिकों की तुलना में ऑनबोर्डिंग के बाद कम प्रशिक्षित, भटकाव और अवमूल्यन महसूस करने की संभावना रखते हैं।

इन दिनों, सभी नए कर्मचारियों में से लगभग आधे किसी न किसी तरह के रिमोट ऑनबोर्डिंग से गुजरते हैं , या तो पूरी तरह से रिमोट या डिजिटल और इन-पर्सन ऑनबोर्डिंग के बीच एक हाइब्रिड संस्करण, एचआर प्रबंधकों को "सामान्य रूप से व्यवसाय" पर पुनर्विचार करने के लिए प्रेरित करता है। तो, रिमोट ऑनबोर्डिंग के सर्वोत्तम अभ्यास और नुकसान क्या हैं?

कर्मचारी ऑनबोर्डिंग क्या है?

संक्षेप में, कर्मचारी ऑनबोर्डिंग संगठन, उसके लोगों और उसकी प्रक्रियाओं के साथ एक नए किराए को परिचित करने की प्रक्रिया है। हालाँकि, अगर हम वास्तव में इसे देखें, तो कर्मचारी ऑनबोर्डिंग इससे थोड़ा अधिक है: नए कर्मचारियों को उस कंपनी की संस्कृति को समझने की आवश्यकता है जो वे अभी शामिल हुए हैं और एक अच्छी तरह से संरचित स्वागत प्रक्रिया उन्हें अपनी नई भूमिकाओं में सहज और आत्मविश्वास महसूस करने में मदद करती है। यह वही है जो आपके नए कर्मचारियों को सफलता के लिए स्थापित करता है।

एक सफल कर्मचारी ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम के कई लाभों को देखते हुए, यह साबित करने वाले आँकड़े एक झटके के रूप में नहीं आने चाहिए। अध्ययनों से पता चलता है कि कैसे ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाएं सीखने की अवस्था को छोटा करती हैं , जिससे नए कर्मचारियों को उत्पादकता के उच्च स्तर को प्राप्त करने की अनुमति मिलती है। यह कर्मचारी प्रतिधारण को 80% तक भी बढ़ाता है। साथ ही, अच्छे ऑनबोर्डिंग अनुभव वाले नए कर्मचारी अपने नियोक्ता के प्रति 18 गुना अधिक प्रतिबद्ध हैं।
दूसरी ओर, खराब कर्मचारी ऑनबोर्डिंग का मतलब है कि ज्यादातर लोग लंबे समय तक नहीं टिके रहते हैं, जिससे कर्मचारियों का टर्नओवर बढ़ जाता है। वास्तव में, एक नकारात्मक ऑनबोर्डिंग अनुभव के बाद नए किराए पर दूसरी नौकरियों की तलाश करने की संभावना दोगुनी हो जाती है. इसे इस तथ्य के साथ जोड़िए कि एक कंपनी के लिए एक कर्मचारी को बदलने की लागत औसतन 6 से 9 महीने का वेतन है, और यह देखना आसान है कि ऑनबोर्डिंग इतनी महत्वपूर्ण प्रक्रिया क्यों है।

कर्मचारी ऑनबोर्डिंग के लिए निश्चित रूप से कई अलग-अलग दृष्टिकोण हैं, और जब आपको एक सख्त दिनचर्या या कार्यक्रम का पालन करने की आवश्यकता नहीं होती है, तो कुछ सर्वोत्तम अभ्यास होते हैं जिन पर परिणाम प्राप्त करने की प्रक्रिया पर विचार किया जाना चाहिए।

कर्मचारी ऑनबोर्डिंग में क्या शामिल है?

तो आपको अपनी ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट में क्या शामिल करना चाहिए? कोई फर्क नहीं पड़ता कि किस प्रकार की कंपनी या क्षेत्र, टिक करने के लिए हमेशा तीन बड़े बॉक्स होते हैं।

सांस्कृतिक ऑनबोर्डिंग

सांस्कृतिक ऑनबोर्डिंग का बिंदु, जैसा कि नाम से पता चलता है, कंपनी की संस्कृति को अपने नए कर्मचारी से संवाद करने, दृष्टि और मूल मूल्यों को साझा करने और नैतिकता को साझा करने के लिए है। दूसरे शब्दों में, उन्हें कंपनी के माहौल और कंपनी के बारे में क्या है, इसके बारे में सहज महसूस करने में मदद करें। यह स्पष्ट लग सकता है, लेकिन चौंका देने वाले 52% कर्मचारियों को इस बात की स्पष्ट समझ नहीं है कि उनकी कंपनी क्या करने की कोशिश कर रही है और क्यों; वे कंपनी के विजन को नहीं समझते हैं — और वास्तव में हर 4 में से सिर्फ 1 ही इस पर विश्वास करता है ।

परिचालन ऑनबोर्डिंग

ऑपरेशनल ऑनबोर्डिंग के साथ, लक्ष्य यह स्पष्ट तस्वीर प्रदान करना है कि कंपनी में लोगों से क्या अपेक्षा की जाती है, विशेष रूप से भाड़े पर। इसे ऐसे प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए जैसे उनकी जिम्मेदारियां और कार्य क्या हैं और सफलता की परिभाषा क्या है। प्रबंधकों और सहकर्मियों के साथ संचार की सुविधा के लिए यह कदम महत्वपूर्ण है, लेकिन कर्मचारियों को परिचालन और स्वायत्त बनने के लिए आवश्यक सभी भौतिक उपकरण और उपकरण प्रदान करने के लिए भी।

प्रशासनिक ऑनबोर्डिंग

कर्मचारी ऑनबोर्डिंग का प्रशासनिक हिस्सा, जो कि सबसे महत्वपूर्ण लेकिन अक्सर अनदेखी किए गए कदमों में से एक है, सभी नियमों, गाइडों और नीतियों के बारे में है। इसमें सामाजिक सुरक्षा, बीमा, टाइम ऑफ, पेरोल, व्यय, सुरक्षा, कानूनी और अनुपालन जैसे रोजगार के साथ आने वाली नौकरशाही प्रक्रियाओं के माध्यम से आपके भाड़े में मदद करना शामिल है। इस पहलू में वह कागजी कार्रवाई भी शामिल है जिसे आपके कर्मचारी के काम पर पहले दिन से पहले करने की आवश्यकता होती है, जैसे खाते और लॉगिन सेट करना।

कल्पना कीजिए कि आप पुर्तगाल में एक कर्मचारी को ऑनबोर्ड कर रहे हैं, क्या आप जानते हैं कि देश में अनिवार्य कर्मचारी लाभ क्या हैं?

एक महान दूरस्थ कर्मचारी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया कैसे तैयार करें

एक शानदार प्रक्रिया बनाने और एक तेज, स्पष्ट दूरस्थ कर्मचारी को ऑनबोर्डिंग की गारंटी देने के लिए, आपको उपरोक्त तीनों पहलुओं के बारे में सोचने की आवश्यकता होगी: सांस्कृतिक, परिचालन और प्रशासनिक। एक चेकलिस्ट पर एक नज़र डालें, जिसे हमने सफल कर्मचारी ऑनबोर्डिंग के लिए मौलिक कार्यों के साथ रखा है:

• वे सभी दस्तावेज़ प्राप्त करें जिन्हें नए कर्मचारियों को भरने के लिए तैयार (कर-संबंधित दस्तावेज़ीकरण, अनुबंध, अनुबंध, पेरोल जानकारी, लाभ, बीमा, और अन्य नए कर्मचारी प्रपत्र) भरने होंगे।
• सुनिश्चित करें कि आपका नया कर्मचारी आपकी कंपनी के मूल मूल्यों को जानता है और यदि संभव हो तो उदाहरण प्रदान करें कि उन्हें दैनिक आधार पर कैसे लागू किया जाता है।
• आपकी कंपनी का मिशन और संस्कृति क्या है, ठीक से और स्पष्ट रूप से संवाद करें। आप भविष्य के संदर्भ के लिए एक डिजिटल कर्मचारी पुस्तिका बनाना चाह सकते हैं।
• सुनिश्चित करें कि वेतन, वेतन-दिवस, कर कटौती आदि जैसे सामान्य और अक्सर असुविधाजनक प्रश्नों के संबंध में कोई संपर्क बिंदु और/या अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न हैं।
• सुनिश्चित करें कि नए कर्मचारी के पास प्रासंगिक उपकरण (लैपटॉप, कंप्यूटर, माउस और कीबोर्ड, हेडसेट, आदि) तक पहुंच है, चाहे कंपनी द्वारा प्रदान किया गया हो या अन्यथा।
• प्रासंगिक डिजिटल टूल (कंपनी ईमेल, ग्रुप मैसेजिंग टूल, वीडियो कॉन्फ़्रेंस सॉफ़्टवेयर, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऐप आदि) प्रदान करें।
• सुनिश्चित करें कि नए कर्मचारी के पास विशिष्ट प्रशिक्षण है जहां लागू हो: फ़ाइल-साझाकरण एप्लिकेशन, क्लाउड बैकअप सॉफ़्टवेयर, साइबर सुरक्षा, एंटी-वायरस सॉफ़्टवेयर, पासवर्ड प्रबंधन और सुरक्षा, डेटा एन्क्रिप्शन, और अधिक प्रासंगिक होने पर)
• उन्हें उनके काम का विस्तृत विवरण दें और उनसे क्या अपेक्षा की जाती है।
• सफलता की परिभाषा प्रदान करें और दीर्घकालिक और अल्पकालिक लक्ष्यों को परिभाषित करें।
• टीम के साथियों, सहकर्मियों, प्रबंधकों, जिन लोगों को वे रिपोर्ट करते हैं, और उन विभागों के प्रमुख कर्मियों के साथ बैठकें करें जिनके साथ वे मिलकर काम कर सकते हैं।
• समय-समय पर चेक-इन मीटिंग शेड्यूल करें या एक सलाहकार के साथ कॉल करें, उदाहरण के लिए पहले सप्ताह और महीने के बाद, या नौकरी पर पहले एक या दो महीने के लिए हर हफ्ते के बाद भी।
• सुनिश्चित करें कि नए कर्मचारियों और सलाहकारों, प्रबंधकों, सहकर्मियों, टीमों आदि के बीच संचार की एक खुली रेखा है।
• कंपनी और कर्मचारी के बीच कानूनी संबंध को स्पष्ट करके कर्मचारी के गलत वर्गीकरण के जाल से बचें । वर्गीकरण सब कुछ प्रभावित करता है कि कंपनी पर कितना कर बकाया है, कर्मचारी कैसे सेवाएं प्रदान करता है ।
• संवेदनशील विषयों को संभालने के लिए एक ऐसी जगह स्थापित करें जहां आप व्यक्तिगत रूप से मिल सकें, भले ही व्यवसाय पूरी तरह से दूरस्थ वातावरण में हो

ब्रिज इन पुर्तगाल में स्थित रिकॉर्ड कंपनी का एक नियोक्ता है, जिसे पुर्तगाली श्रम कानून का व्यापक ज्ञान है। रिकॉर्ड सेवाओं के नियोक्ता के अलावा, हम पुर्तगाल में बसने के इच्छुक संगठनों के लिए भर्ती और ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाओं दोनों में सहायता प्रदान करते हैं।

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मूल रूप से https://www.bridgein.pt पर 8 मई, 2023 को प्रकाशित हुआ ।