이것은 내가 일을 처리하는 방법 에 대한 여러 부분으로 구성된 시리즈의 한 부분입니다 .

저는 항상 펜과 종이 를 좋아했지만 디지털 도구가 고유한 가치를 제공하는 몇 가지 영역이 있습니다. 일정 및 문서.

엔지니어링 이사로서 제 하루는 일정에 따라 움직입니다. 종이 기반 달력의 매력은 강하지만 궁극적으로 내 요구 사항에는 비실용적입니다. 그리고 공구 벨트에 디지털 캘린더가 있으면 날짜가 있는 모든 작업에 편리하게 사용할 수 있습니다.

스케줄링을 위한 종이 기반 대안이 있지만 파일은 이제 디지털입니다. 나는 의사 사무실을 종이 차트로 되돌리기 위해 디지털 환자 기록을 인쇄하는 고등학교 여름을 보냈습니다. 그해 여름 나의 일부가 죽었다. 아무도 그 경험을 반복해서는 안 됩니다.

그리고 물론 이 두 영역의 교차점이 있습니다. 회의. 내 작업 흐름은 아래에서 설명할 자체 섹션을 가질 만큼 충분히 상세합니다. 다이빙하자.

스케줄링

회의는 제쳐두고 고려할 가치가 있는 작업에 대한 다양한 일정 요구 사항이 있습니다.

첫째, 특정 날짜와 시간에 발생해야 하는 모든 작업과 같이 시간에 민감한 작업이 있습니다. 예를 들어 추수 감사절 칠면조를 소금물에 넣습니다. 실제 회의와 거의 동일하지만 기간은 없습니다. 디지털 캘린더는 주로 이러한 중요한 항목을 잊지 않도록 하는 알림에 대해 탁월합니다.

둘째, 반복되는 작업, 규칙적인 주기로 발생하는 모든 작업이 있습니다. 주간 검토에서 집안일에 이르기까지 생산성 루틴을 추진하기 위해 다양한 주기로 몇 가지 미리 알림이 있습니다. 이들은 시간에 민감하지 않지만 머리를 비우기 위한 외부화 작업의 중요한 부분입니다.

셋째, 이번 주에 일어날 필요가 없는 미래의 작업이 있습니다. 다음 달에 기한이 있는 작업이 있으면 캘린더에 그 전 주에 미리 알림을 추가합니다. 이것은 내 아날로그 시스템에서 혼란을 제거하는 데 도움이 되며 작업이 다시 나타나면 해당 시스템에 다시 정리합니다.

마지막으로 " 시간 차단 " 작업이 있습니다. 시간 차단을 사용하면 할 일 목록에서 작업하고 다른 약속에 따라 작업을 조정하는 것과는 반대로 회의와 같이 캘린더에서 직접 작업을 예약할 수 있습니다. 이 상황에서 일정은 마감일에 의해 결정되는 것이 아니라 의도적으로 시간을 사용하여 결정됩니다. 나는 이것을 자주 사용하지 않지만 어려운 마감일이 다가오거나 너무 많은 일을 저글링하고 있을 때 이 도구를 가져와 도움을 줄 것입니다.

처음 세 가지 사용 사례에 대해 제가 선택한 도구는 Google 알림입니다. Google 생태계에는 캘린더에 작업을 추가하는 다양한 방법이 너무 많습니다. 미리 알림 에서 작업 , 예약 메모 유지 까지 . 주간 검토와 같은 반복 작업에 대한 체크리스트가 필요할 때 예약된 메모를 사용하여 속임수를 쓰지만 가장 간단한 옵션이기 때문에 미리 알림에 도달했습니다. 시간 차단을 위해 아래 회의에서와 마찬가지로 Google 캘린더를 사용합니다.

서류

디지털 문서 관리에 대한 나의 초기 시도는 아름답고 맞춤 제작된 수작업 폴더 구조였습니다. 조직의 강박은 혼돈에 질서를 가져오기 위해 올바른 분류법을 찾는 데 큰 기쁨을 느꼈습니다. 문서의 양이 늘어남에 따라 문서를 관리하는 것이 생산성에 부정적인 영향을 미친다는 것이 분명해졌습니다. 그때 디지털 문서 관리에 대한 Tiago Forte의 PARA 접근 방식 을 접하게 되었습니다 . 처음에는 회의적이었고 내가 지은 구조가 너무 마음에 들었지만 시운전 후에는 다시는 가지 않을 것임을 알았습니다.

PARA 시스템은 대부분의 다른 시스템처럼 내용이 아닌 실행 가능성을 기반으로 문서를 구성합니다. 이러한 변화는 문서를 생산성을 위한 도구로 바꿉니다. 기본적으로 시스템은 4개의 최상위 폴더(PARA 문자당 하나씩)를 포함하며 4개 이하의 폴더를 권장합니다. 이렇게 하면 구조를 관리할 수 있습니다. 탐색하기 쉽고 머리에 맞추기 쉽습니다.

프로젝트 : 여기 폴더는 내 아날로그 시스템의 프로젝트와 거의 일대일로 매핑됩니다. 문서 및 작업 관리 시스템을 미러링하는 것은 강력한 방법입니다. 작업 중인 프로젝트에 필요한 모든 것을 빠르게 찾을 수 있습니다. 이 구조를 사용하여 보류 중인 프로젝트를 내 아날로그 시스템에서 제거한 다음 필요에 따라 여기에서 다시 끌어내어 보관할 수도 있습니다.

영역 : 여기에 있는 폴더는 특정 결과물이 없지만 여전히 정기적인 초점이 필요한 더 넓은 범위에 매핑됩니다. 내가 지원하는 각 팀, 내가 속한 위원회 및 이사회, 내가 유지하는 주요 관계에 대한 폴더가 여기에 있습니다.

리소스 : 여기의 폴더는 정기적이 아닌 필요에 따라 참조하는 문서를 캡처합니다. 좋은 예는 조리법, 온라인 프로필의 얼굴 사진, 아들과 함께 플레이하는 법을 배우고 있는 DnD에 대한 정보, 줌 배경 등입니다.

아카이브 : 여기에 있는 폴더는 다른 폴더에서 사용할 수 없게 되었습니다. 이 중 대부분은 완료된 프로젝트이지만 더 이상 참조하지 않는 이전 작업 및 리소스와 같은 영역에 대한 폴더가 있습니다(내 Covid 폴더!).

내가 사용하는 각 문서 제품(Dropbox, GDrive, Quip 등)에는 내가 어디에 있든 매우 일관되고 친숙한 모양과 느낌을 유지하는 5개의 최상위 폴더가 있습니다.

0 Inbox 
1 Projects 
2 Areas 
3 Resources 
4 Archive

회의

회의는 일정과 문서가 교차하는 곳입니다. 그 이유는 내가 참석하는 거의 모든 회의에 관련된 공유 문서가 있기 때문입니다.

대부분의 회의는 다양한 그룹의 사람들과 반복되는 회의입니다. 이것은 나에게 보고하는 사람과의 1-1 회의, 동료 그룹 또는 팀 회의 또는 계약자와의 외부 회의가 될 수 있습니다. 공유 문서는 과거에 논의한 내용에 대한 실행 로그를 생성하고 향후 논의해야 할 주제에 대한 보관 영역을 형성합니다.

이러한 회의 문서를 갖는 것은 내 아날로그 시스템의 혼란을 줄일 수 있는 또 다른 방법입니다. 순전히 아날로그 옵션은 펜과 종이의 개인적인 특성으로 인해 어려움을 겪을 것입니다. 협업 문서를 사용하면 회의에 있는 모든 사람이 의제를 공동으로 소유할 수 있습니다.

여기서 Google 캘린더는 제가 선택한 도구입니다. 다른 사람들은 화려한 캘린더 앱으로 맹세하지만 Google 캘린더는 내가 필요한 모든 것을 수행합니다. 더 중요한 것은 가장 인기 있는 캘린더 앱 중 하나로서 Zoom과 같은 대부분의 타사 도구가 이 앱과 통합된다는 것입니다. 특히 필요하지만 존재하는지도 몰랐던 자동 캘린더 관리자인 Clockwise 와 함께 작동합니다. 자유 시간을 최적화하고, 충돌하는 회의를 이동하고, 개인 일정의 이벤트 시간을 차단하고, 점심 시간을 예약하는 등의 작업을 수행합니다. 그것 없이는 더 이상 일하는 것을 상상할 수 없습니다.

유비쿼터스 캡처

마지막으로, 내 디지털 생산성 시스템에는 사소하지만 귀중한 구성 요소가 하나 더 있습니다. 언제 어디서나 아이디어나 작업을 포착할 수 있는 능력. 스마트폰 이전에는 어디를 가든 작은 메모장과 펜을 들고 돌아다니는 것이 오히려 뿌듯했지만 그런 시절은 아쉽게도 지나갔다. 현실은 항상 주머니에 휴대 전화를 가지고 있고 매일 휴대하는 것을 최소한으로 유지하는 것입니다.

이 공간에는 몇 가지 옵션이 있지만 저는 뛰어난 빠른 캡처 옵션이 있는 가장 간단한 옵션인 TickTick 을 사용했습니다. Mac에는 매우 멋진 전역 바로 가기가 있고 Android에는 빠른 추가 바로 가기가 있습니다. 거의 모든 것을 끄고 숨길 수 있어 간단한 캡처 도구로 사용할 수 있기 때문에 마음에 드는 사용자 정의가 가능합니다. 거기에 도착한 작업과 항목은 다음에 내가 책상에 있을 때 다른 시스템으로 빠르게 옮겨집니다.

간단하게 유지

이 시스템의 초점은 단순성입니다. 개인 지식 기반이나 네트워크 메모 작성을 위한 고급 사용자 도구는 포함되지 않습니다. 몇 가지 핵심 도구를 사용하여 어떤 환경에도 유연하게 대처할 수 있습니다. 각각의 새로운 작업에는 회사에서 승인한 새로운 도구 세트가 제공되며 문서를 저장할 장소와 작업 및 이벤트에 대한 일정이 주어진 경우 내 작업 흐름을 당면한 응용 프로그램에 맞출 수 있습니다.

그들 모두를 지배할 수 있는 최고의 생산성 시스템은 하나도 없지만 저는 여러분이 이것을 시도해 보라고 권하고 싶습니다. 너무 제한적이고 너무 단순하게 느껴진다면 아마도 그것은 당신이 너무 많이 저글링하고 있다는 신호일 수 있으며 일부 제약이 도움이 될 것입니다. 너무 복잡하게 느껴진다면 핵심 이점을 잃지 않으면서 시스템을 단순화하는 방법을 배우고 싶습니다.