Escopo do Projeto—Gestão do Projeto

Planejamento do Projeto

Olá novamente. Aprenderemos como definir e estabelecer escopo neste blog.

Simplificando, os limites do projeto estão incluídos no escopo do projeto. O escopo do seu projeto garante que ele seja especificado e planejado com precisão. Você precisa estar totalmente ciente de quão difícil é o projeto. É simples e a lista de tarefas tornou-se administrável? Ou precisará de várias aprovações e uma produção massiva que levará anos para ser concluída? O cronograma do projeto, dinheiro e recursos também estão incluídos no escopo. Estes devem ser claramente definidos para que você possa garantir que está operando dentro dessas restrições e no leque de possibilidades necessárias para o sucesso do projeto. O orçamento, o cronograma ou mesmo a conclusão do projeto podem mudar em decorrência de um escopo mal especificado ou de modificações significativas no escopo.

Como você determina o escopo do projeto agora?
É fácil conversar com seus patrocinadores e partes interessadas, compreender seus objetivos e descobrir o que está e o que não está incluído no projeto. (Discutimos vários métodos para ajudá-lo a determinar o escopo.) Fazer perguntas que definam o escopo.

Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer ao seu chefe no cenário que acabamos de discutir para reunir os detalhes necessários para especificar o escopo do projeto:

Qual foi a origem do projeto?
Por que é necessário?
Que objetivos a iniciativa espera alcançar?
Quais são os planos do patrocinador do projeto?
Quem aprova os resultados finais?

Agora você está preparado. Para garantir que todos tenham as mesmas expectativas, você deve começar a determinar o escopo o mais rápido possível. Isso ajudará a reduzir os perigos de mudanças significativas no futuro. No entanto, se necessário, você sempre pode alterar o escopo à medida que o planejamento avança.
Uma vez que você esteja ciente do escopo do seu projeto, é importante documentar todos os aspectos dele para que todos tenham acesso a ele a qualquer momento durante a vida útil do projeto. Após este módulo, discutiremos algumas práticas recomendadas a esse respeito. Resumindo: Os meandros de um projeto estão todos descritos no escopo, e ele estabelece limites para o que pode ser feito.

Acompanhar e manter o escopo do projeto

• Dentro do escopo : Tarefas são aquelas que fazem parte do projeto e ajudam a atingir o objetivo geral.
• Fora do escopo : Tarefas são aquelas que não estão incluídas.
• Scope creep: Este termo é usado para alterações, expansão e circunstâncias incontroláveis ​​que têm impacto no escopo de um projeto em qualquer ponto após seu início. Scope creep é um problema comum que pode ser difícil de gerenciar. Qualquer projeto, em qualquer setor, pode experimentá-lo. Os PMs protegem um projeto e sua equipe de projeto, detectando desvios de escopo e tomando medidas preventivas. O aumento do escopo se origina principalmente de fontes internas e externas.

Quando o trabalho de um projeto começa a ir além do que foi inicialmente decidido durante a fase inicial, isso é conhecido como aumento do escopo. Você, sua equipe e sua empresa podem sofrer estresse como resultado do aumento do escopo, o que também coloca seu projeto em perigo. As consequências do aumento do escopo podem afetar negativamente o cronograma, o orçamento, os recursos e, por fim, o sucesso geral de um projeto.

A seguir estão algumas práticas recomendadas para gerenciar o escopo e evitar o aumento do escopo :

• Estabeleça as especificações para o seu projeto . Durante a fase inicial do projeto, comunique-se com as partes interessadas ou clientes para determinar exatamente o que eles desejam do projeto.
• Definir claramente o cronograma do projeto. É crucial gerenciar seu tempo e tarefas para ficar dentro dos parâmetros do seu projeto. As tarefas necessárias para concluir cada critério do seu projeto devem estar listadas em seu cronograma.
• Identifique o que não está coberto. Certifique-se de que a equipe do projeto, as partes interessadas e os clientes estejam cientes de quaisquer mudanças propostas que não estejam dentro do escopo do projeto. Estabeleça uma compreensão abrangente dos efeitos potenciais do projeto e registre seu consentimento.
• Ofereça substitutos. Ofereça ao seu consumidor ou parte interessada várias soluções. Além disso, você pode ajudá-los a pensar em quaisquer perigos associados às modificações sugeridas. Se necessário, faça uma análise de custo-benefício.
• Crie um procedimento de gerenciamento de mudanças. Haverá inevitavelmente algumas alterações feitas em seu projeto. Antes de incluir uma modificação em seu plano de projeto, decida como ela será descrita, revisada e aceita (ou recusada). Certifique-se de que os membros de sua equipe de projeto estejam cientes deste procedimento.
• Aprenda a dizer “não”. Ocasionalmente, você precisará rejeitar os ajustes sugeridos. Pode ser estranho recusar uma parte interessada ou cliente crucial, mas isso pode ser importante para proteger o escopo e o calibre geral do seu projeto. Se você for solicitado a assumir mais trabalho, certifique-se de explicar como isso afetaria o orçamento, o cronograma e/ou os recursos do projeto.
• Calcule o trabalho de custos fora do escopo. Documente todas as despesas incorridas se o trabalho que estiver fora do escopo for necessário. Isso inclui o preço de qualquer trabalho que o escopo ampliado afetaria indiretamente. Certifique-se de indicar para que as taxas são usadas.

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