Cómo configurar Box Shield Ethical Walls

Jan 17 2023

Para todos los administradores de Box, aquí hay un recorrido sobre cómo configurar muros éticos en la plataforma de Box. Le recomiendo que active un sandbox y lo pruebe para evaluar si esta característica puede ayudar a su organización y cómo.

Foto de Andrea Piacquadio

¿Qué son los muros éticos?

Un muro ético es una barrera de información dentro de una organización para evitar intercambios o comunicaciones que podrían conducir a conflictos de interés y, por lo tanto, resultar en actividades comerciales ética o legalmente cuestionables.

Casos de uso típicos

Aislar unos pocos equipos internos estáticos en función de las unidades de negocio. Un par de ejemplos:

Servicios Financieros: empleados en bancos de inversión, entre el área de asesoría corporativa y el departamento de corretaje con el fin de separar los asesores corporativos en adquisiciones de aquellos que asesoran a los clientes en la compra de acciones.
Seguro: utilizado en seguros de propiedad y accidentes, donde ambas partes de un siniestro tienen pólizas de seguro con la misma aseguradora. El proceso de manejo de reclamos debe estar segregado dentro de la organización del asegurador para evitar un conflicto de intereses.

Cómo funciona

La configuración de los muros éticos es simple y solo funciona con 3 conceptos.

A segment, que tiene un nombre y es una forma de agregar usuarios (no un grupo ya que grupo tiene un significado muy específico en Box).

A permission, que representa una relación entre segmentos. Estos son simplemente can accesso cannot accessbanderas. Sin embargo, estos son de una sola dirección, lo que significa que puede configurar el segmento A para tener acceso al segmento B y también bloquear el acceso del segmento B al segmento A.

El managed usersque puedes asociar a un segmento. Un usuario solo puede pertenecer a un único segmento.

Una vez habilitado, cada vista previa, uso compartido, edición, eliminación, colaboración, enlace compartido (excepto público), carga, nombres de elementos en carpetas y búsqueda se verán afectados por la aplicación del muro ético.

configurarlo

Para comenzar, vaya a su consola de administración y seleccione escudo y la pestaña de muro ético.

Las barreras de información se activan por organización. Si desea utilizar una barrera de información, comuníquese con su representante de soporte de Box.

Continúe y haga clic en el botón Crear.

A continuación, agreguemos algunos segmentos.

A continuación definimos los Permisos de Segmento.

En el ejemplo anterior, las reglas dicen que la banca de inversión y la gestión patrimonial tienen un muro ético. Cualquier cosa que sea propiedad de los usuarios en estos segmentos, no puede ser accedida por los usuarios en el otro.

Sin embargo, no existen restricciones entre la Banca Mayorista y cualquiera de los otros segmentos en ninguna dirección.

Continúe y haga clic en guardar.

Lo siguiente en la configuración es agregar usuarios.

Puede agregar usuarios a través de un .csvarchivo y el sistema realizará una verificación para verificar si son usuarios válidos. Solo se pueden agregar usuarios administrados y un usuario solo puede pertenecer a un solo segmento.

Tenga en cuenta que esto no admite adiciones incrementales con un nuevo archivo, el archivo debe contener todos los usuarios del segmento, esta también es la forma de eliminar usuarios. Sin embargo el sistema te da la opción de descargar los .csvde los usuarios actuales del segmento.

Después de agregar a todos los usuarios, haga clic en Listo.

Ahora se le presenta un resumen del muro ético que acaba de crear.

Fíjate en el draftestado. Antes de que el sistema comience a aplicar este muro, debe verificar si todos los usos compartidos, colaboraciones, etc., cumplen con él. Para eso debemos ejecutar el informe de colaboración.

Dependiendo de la cantidad de contenido y el tamaño de la empresa, esto puede llevar un tiempo (2 a 3 horas). Es imperativo que leas bien el informe ya que cualquier incumplimiento del muro ético simplemente se eliminará.

El último paso es habilitar el muro.

¡Y tu estas listo!

Muro Ético en acción

Aquí hay un ejemplo simple de lo que sucede cuando trato de invitar a un usuario a colaborar en un documento y viola las reglas del muro ético.

En el ejemplo, una nota creada por un usuario del segmento de Banca de Inversión no se puede compartir con nadie asociado con los usuarios del segmento de Gestión Patrimonial, según las reglas éticas del muro.