Me gradué de una buena universidad entonces y pensé que el título de ingeniería me conseguiría el trabajo rápidamente. Sin embargo, como aprendí de mi primer gerente, la respuesta que clavó mi oferta de trabajo no fue sobre ingeniería sino comunicación: ¿cómo me comunicaría con otras personas que tal vez no hablen inglés y provengan de una cultura diferente? Y luego otra pregunta fue sobre cómo manejaría los conflictos.

Recién salido de la escuela y aún ingenuo, tales preguntas nunca han estado en mi lista de preparación. Pero, al darme cuenta de la importancia de la comunicación, he estado consciente de practicar esta habilidad desde entonces. Como resultado, ser un comunicador eficaz me ha diferenciado de mis compañeros y ha contribuido a mi carrera.

El problema más grande en la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar -George Bernard Shaw

En primer lugar, ¿por qué es importante la comunicación? Porque la falta de comunicación es la fuente más importante de conflicto, frustración e infelicidad, aunque ocurran sin querer. La falta de comunicación ocurre debido a lo siguiente:

• Matices culturales, personalidad o simplemente mala comunicación
• Hacer suposiciones (p. ej., sobre el tono y la intención de otras personas)
• Poca retroalimentación de los otros comunicadores.
• Comunicación demasiado escasa y demasiado tardía.

1. Explica por qué

"¿Por qué?" es una pregunta poderosa. La idea principal aquí es comenzar con su propósito (el "Por qué") antes de pasar al "Cómo" y al "Qué". Este concepto es perfecto para mejorar la comunicación en el trabajo, ya que nos recuerda que no solo debemos decirle a la gente qué hacer, sino también cómo hacerlo y, lo que es más importante, por qué.

Entonces, ¿por qué es tan importante el “por qué”? Bueno, explicar el “Por qué” alinea a todos con el propósito y las metas que quieres lograr. Se trata de hacer que todos estén en la misma página e inviertan en el mismo resultado. Además, dado que generalmente hay muchas maneras de alcanzar el mismo objetivo, explicar el "Por qué" ayuda a su equipo a comprender cómo llegar allí y qué es exactamente lo que se debe hacer.

Dato curioso En Vietnam, siempre le preguntas a una dama su edad durante la primera reunión para pronunciar correctamente. Sería tan grosero en otro lugar preguntar por una dama de su edad. Pero es completamente apropiado hacerlo en Vietnam. Y saber por qué lo hace más fácil de aceptar.

2. Manténgalo claro con qué, cuándo y quién

Puede parecer duro ser siempre el que pregunta: "¿Cuándo podemos hacer esto?" o "¿Quién va a hacer esto?" Sin embargo, para ser una superestrella de la comunicación en el trabajo, siempre sea claro y conciso con WWW:

• Qué : Describe el tema, la tarea o el proyecto. Deshazte de la jerga y usa un lenguaje sencillo que todos entiendan.
• Cuándo : Déle a su equipo un cronograma o una fecha límite. Esta información establece expectativas y mantiene a todos en la misma página.
• Quién : Llame a las personas o equipos responsables de la tarea o proyecto. De esta manera, todos conocen su parte en el gran esquema de las cosas.

Establecer las expectativas correctas, especialmente con respecto al tiempo, es crucial cuando se responde a las preguntas de otras personas o se delegan tareas.

Todos sabemos que la estimación puede ser complicada, así que sea conservador al respecto: prometa menos y cumpla en exceso.

Este enfoque lo ayuda a generar confianza y credibilidad, asegurando que todos estén a bordo y satisfechos con el progreso.

3. Solicite comentarios

Recuerde, la buena comunicación va en ambos sentidos. Fomente la retroalimentación de su equipo y de usted mismo, especialmente cuando las cosas se pongan difíciles. Mantener abiertos esos canales de comunicación significa que todos pueden compartir sus pensamientos, posibles soluciones e incluso algunas críticas constructivas. Escuche activamente, esté abierto a los comentarios y cree un espacio de trabajo donde todos se sientan valorados y escuchados. ¡Así es como resuelves los problemas como un campeón!

Por ejemplo, cuando te sientes abrumado con demasiadas tareas en tu plato. En este caso, puede comunicarse con su equipo o gerente y decirle: "Necesito ayuda para priorizar". Este enfoque abre la puerta a la retroalimentación y demuestra que es proactivo y está dispuesto a buscar apoyo cuando sea necesario.

Además, si te enfrentas a una pregunta para la que no tienes la respuesta, no tengas miedo de admitirlo. Simplemente diga: "No lo sé, pero me pondré en contacto con usted" y asegúrese de hacer un seguimiento. Nuevamente, esto demuestra su compromiso de encontrar la información correcta y mantener abiertas las líneas de comunicación.

Entonces, ya sea que se trate de una lluvia de ideas para encontrar soluciones, ajustar procesos, pedir ayuda para priorizar o simplemente mantener las líneas de comunicación abiertas para sugerencias y mejoras, aceptar la retroalimentación es un componente crítico de la comunicación efectiva y un ambiente de trabajo próspero.

4. Sea hablador: sea oportuno y abierto

Cuando se trata de comunicación, el tiempo lo es todo. Así que ten en cuenta estos dos consejos:

• No te duermas con malas noticias. Entonces, cuando hay un error, comuníquelo y escale. De todos modos, tendrá que dar la palabra, pero compartirla antes puede mejorar las posibilidades de cambiar las tornas. Incluso si cree que puede manejar la situación solo, es inteligente informar o escalar el desafío que enfrenta para obtener ayuda temprana. Además, considere comunicarse con el cliente para restablecer las expectativas si es necesario. Recuerde, siempre es mejor sobreentregar que decepcionar. Ser sincero demuestra que eres transparente y estás listo para abordar el problema juntos.

• Comparte los detalles. Fomenta una cultura de apertura compartiendo información, actualizaciones e informes de progreso con tu equipo. Este entorno mantiene a todos informados y ayuda a evitar malentendidos y lagunas de conocimiento. Todos están en el mismo barco y deben tener acceso a la misma información para ayudar a acelerar la toma de decisiones.