4 Langkah Sabotase Rapat

Saya tidak suka pertemuan.

Saya tidak menyukai mereka secara langsung. Saya tidak suka mereka online.

Saya tidak suka mereka di pagi hari. Saya tidak suka mereka di malam hari.

Mengutip penulis favorit saya, Dr. Seuss:

“Saya tidak suka mereka di sini atau di sana. Saya tidak suka mereka di mana pun.

Jika Anda harus mengidentifikasi, dalam satu kata, alasan mengapa umat manusia belum mencapai, dan tidak akan pernah mencapai, potensi penuhnya, kata itu adalah 'pertemuan.'- Dave Barry

Bahkan setelah meneliti asal-usulnya, masih belum jelas bagi saya kapan pertemuan menjadi bagian hidup yang tak terhindarkan dan ada di mana-mana. Saya membayangkan konsep itu setua pidato itu sendiri. Ini adalah praktik yang telah menyatukan dirinya ke dalam setiap bagian masyarakat.

Pertemuan keluarga, pertemuan kota, pertemuan doa, pertemuan pemegang saham, pertemuan AA……

Menurut Zippia.com , “Organisasi menghabiskan sekitar 15% waktunya untuk rapat, dengan survei menunjukkan bahwa 71% dari rapat tersebut dianggap tidak produktif, dan diperkirakan $37 miliar hilang per tahun untuk rapat yang tidak produktif”

Namun, sepanjang karir saya di perusahaan Amerika, frekuensi pertemuan telah meledak.

Mungkin, ini adalah hasil dari konsep penjadwalan dan produktivitas kami yang selalu berubah dan keinginan kami yang tak henti-hentinya untuk mengisi kalender.

“Biarkan saya membagikan kalender saya.”

“Pesan waktu di kalender saya.”

"Aku akan memeriksa kalenderku."

Ada tiga kategori utama pertemuan:

1. Pertemuan Berulang . Rapat berdiri . Ini adalah pertemuan yang terjadi pada hari dan waktu yang sama, terkadang setiap tahun (biasanya sah) atau bulanan (terkadang sah, tetapi seringkali tidak), tetapi mungkin mingguan atau, amit-amit, setiap hari . Ini adalah pertemuan yang paling mengerikan yang tidak perlu. Seringkali, tidak ada agenda (atau 'apa gunanya gangguan ini pada hari saya'), dan mereka selalu menyertakan terlalu banyak orang yang jarang, jika pernah, memiliki kontribusi untuk diberikan. Pertemuan ini, seperti 'kerumunan pagi', hampir selalu dapat diselesaikan dengan email yang ditulis dengan baik atau aplikasi yang bagus untuk menyampaikan informasi apa pun yang perlu dibagikan di antara tim.

2. Rapat Ad Hoc. Pertemuan ini dibuat ketika pertanyaan yang sah atau kebutuhan akan arahan muncul. Biasanya dipicu oleh pertanyaan kepada manajer yang meminta manajer untuk, Anda tahu , mengelola , dengan memberikan arahan, prioritas, atau penjelasan, pertanyaan tersebut kemudian ditanggapi dengan tanggapan “ Mari kita sisihkan waktu minggu ini untuk membicarakannya .” (kode untuk rapat) Manajer kemudian mengundang orang lain di dalam perusahaan yang mungkin juga memiliki wawasan tentang topik yang sedang dibahas. Jenis pertemuan ini, juga, hampir selalu dapat dihindari dengan diskusi tatap muka sederhana, atau, sekali lagi, pertukaran email di mana pertanyaannya dijabarkan secara eksplisit, jawabannya diberikan secara eksplisit, danhanya pihak yang diinvestasikan yang menjadi peserta - bukan seluruh departemen.

3. Temu Perhatian/Kosmetik. Jenis rapat ini biasanya memiliki agenda yang solid dan memengaruhi sekelompok besar orang — tetapi rapat di mana hanya sedikit orang yang memiliki suara nyata dalam hasilnya. (mis. Semua rapat staf di mana CEO akan berbicara)

Pembuat keputusan akan membuat keputusan.

Dan sementara tujuan yang diklaim dari pertemuan ini adalah untuk mendapatkan masukan semua orang , pada kenyataannya, setiap orang tidak memegang kendali, juga tidak memiliki pengaruh nyata pada keputusan akhir yang akan dibuat. Umumnya, rapat ini diawali dengan pengumuman dari seorang manajer atau eksekutif.

Waspadalah terhadap pertemuan-pertemuan ini. Mereka biasanya dipanggil karena sesuatu yang buruk sedang terjadi atau akan terjadi. Kesempatan bagi setiap orang untuk menimbang ini tidak hanya membuang-buang waktu setiap orang, tetapi hanya kesempatan untuk melampiaskan, dan, sejujurnya, memastikan bahwa hal buruk memang sudah dekat.

“Ketika rapat adalah norma — pilihan pertama, alat bantu untuk berdiskusi, berdebat, dan menyelesaikan setiap masalah — rapat tidak lagi berfungsi.”- Jason Fried

Ada saatnya dalam karir saya ketika rapat mulai berdampak buruk pada saya secara psikologis. Saya akan meninggalkan rapat dengan marah dan kesal selama satu atau dua jam dalam hidup saya yang tidak akan pernah saya dapatkan kembali, dihabiskan untuk latihan yang tidak berguna. Akhirnya, ketika saya tidak tahan lagi, saya memberontak dan memutuskan untuk mencoba menyabotase semua pertemuan.

Ini berjalan seperti ini:

Sabotase Langkah 1: AVERSION

Saya tidak meminta pertemuan. Hampir tidak pernah. Ketika saya melakukannya, saya telah menghabiskan semua alat komunikasi lainnya.

Sabotase Langkah 2: PREEMPT

Jika saya curiga bahwa pertanyaan yang saya miliki dapat mengarah ke pertemuan, saya mencoba menghindarinya dengan panggilan telepon cepat di tempat dengan pertanyaan yang mudah dijawab, atau email singkat yang setidaknya akan diterima. saya di atas punuk dengan pertanyaan sesedikit mungkin. Jika semua orang melakukan ini, lebih sedikit pertemuan yang akan mendapat pijakan.

Dibutuhkan orang desa….

Sabotase Langkah 3 : BERKOMUNIKASI

Jika saya diundang ke pertemuan yang saya rasa tidak perlu, saya tahu itu tidak benar-benar menjadi perhatian saya, saya bukan pengambil keputusan mengenai topik tersebut, atau saya tahu itu adalah pertemuan 'perhatian', saya akan berkomunikasi secara terbuka dan jujur ​​dengan penyelenggara. Saya akan menjelaskan mengapa menurut saya kehadiran saya tidak perlu atau esensial. Seringkali, kehadiran saya dimaafkan tanpa langkah lebih lanjut yang diperlukan.

Jika rapat adalah tanggapan atas pertanyaan yang saya ajukan, dan saya menerima tanggapan undangan kalender, saya akan menerima rapat tersebut, kemudian menulis email yang sangat spesifik (menyalin sesedikit mungkin orang yang diperlukan untuk mendapatkan jawabannya), menanyakan pertanyaan sederhana pertanyaan, ya atau tidak jika memungkinkan. Bergantung pada jawabannya, saya akan melanjutkan dengan satu email pertanyaan sampai saya mendapatkan informasi penting yang saya perlukan. Biasanya, pada saat saya selesai dengan latihan ini, masalah/pertanyaan telah diselesaikan dan saya kemudian menjawab dengan sesuatu seperti, “Terima kasih banyak telah memberikan kejelasan tentang topik ini. Anda telah sangat membantu. Saya bahkan tidak menganggap pertemuan pada hari Kamis diperlukan lagi. Kamu yang terbaik!"

Sabotase Langkah 4 : Pemberontakan

Jika saya bertemu dengan penyelenggara yang bermaksud untuk bertemu langsung, meskipun saya tahu bahwa itu sama sekali tidak perlu, maka saya mungkin harus menggunakan sabotase aktif.

Dalam hal ini, 'konflik' akan muncul yang tidak memungkinkan saya untuk menghadiri pertemuan, kemungkinan besar, pada 'menit terakhir'. Jarang terjadi hal-hal seperti ini, dan bahkan lebih jarang lagi ada konsekuensinya.

Saya akan mengakui bahwa beberapa pertemuan mungkin diperlukan. Ada beberapa contoh di mana kehadiran fisik (atau online) dari sejumlah besar orang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan, tetapi menurut pengalaman saya, situasi ini jarang terjadi.

Jadi, pergi melalui kalender Anda. Identifikasi pertemuan yang dapat dihilangkan dengan langkah-langkah sederhana ini. Kemudian, seperti berkemas untuk liburan, saat Anda merasa telah menghilangkan semua yang tidak perlu, hilangkan 50% lagi.

Secara keseluruhan, meminimalkan pertemuan memerlukan kombinasi prioritas, komunikasi, dan penetapan batas. Dengan melakukan langkah-langkah ini, Anda dapat mengurangi jumlah rapat yang Anda hadiri dan meluangkan lebih banyak waktu untuk tugas dan prioritas lain yang lebih penting.

Kerri Kelly, The AwayCPA®, adalah seorang profesional akuntansi lepas dan menulis tentang industri akuntansi, pekerjaan jarak jauh, dan desain karier di situs web, TheAwayCPA.com