Selamat datang di tahun 2023. Sementara kita semua membuat resolusi dan perubahan baru dalam hidup kita, saya ingin memperkenalkan diet baru kepada Anda. Ini adalah diet tanpa batas, dan tidak melibatkan tahu, pengganti daging, atau bahkan sayuran tambahan. Nyatanya, ini sama sekali bukan diet untuk tubuh Anda; itu diet untuk kalender Anda.

Dengan prevalensi bekerja dari rumah, ruang kerja hybrid, dan peningkatan teknologi telecommuting, kami memiliki begitu banyak alat yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan kami. Namun kami terus mengadakan begitu banyak pertemuan yang bisa saja berupa email.

Begitu banyak pertemuan yang melibatkan terlalu banyak orang. Dan begitu banyak pertemuan yang menyimpang dari tujuan yang dimaksudkan.

Dalam pola makan kerja yang seimbang, saya suka menganggap rapat menempati puncak piramida makanan klasik, tempat dengan makanan ringan dan makanan penutup yang diberi label "gunakan dengan hemat". Ini tidak seperti pertemuan tidak memiliki tujuan penting. Tetapi rapat, seperti kentang goreng dan kue, hanya baik untuk Anda jika waktu, kenyamanan, atau kesempatannya memungkinkan. Mari telusuri alasan utama mengapa kita bertemu , bagaimana kita dapat membuat rapat menjadi lebih baik , lalu jika ternyata Anda tidak dapat membuat rapat menjadi lebih baik, mari kita bahas tentang cara menghapus rapat dari kalender Anda dan menggantinya dengan alternatif .

Pengakuan

Sebelum saya melanjutkan, saya perlu mengakui bahwa beberapa konten berikut diadaptasi dari buku The Making of a Manager oleh Julie Zhuo . Buku ini berpusat pada prinsip-prinsip kepemimpinan, tetapi di antara prinsip-prinsip itu terdapat satu bab penuh tentang pertemuan secara efektif.

Mengapa kita mengadakan pertemuan?

Secara umum, ada lima alasan mengapa kita mengadakan pertemuan: untuk membuat keputusan, untuk berbagi informasi, untuk memberikan umpan balik, untuk menghasilkan ide, dan untuk memperkuat hubungan.

Membuat keputusan

Ini adalah beberapa jenis pertemuan yang paling umum, dan saat Anda maju dalam karier, pertemuan itu menjadi lebih umum dan keputusan yang Anda buat menjadi lebih besar dan lebih kritis. Terkadang Anda hanya bertemu dalam kelompok kecil untuk menentukan arah proyek. Di lain waktu Anda memutuskan bagaimana meningkatkan keseluruhan produk. Dan terkadang Anda memutuskan arah seluruh tim atau perusahaan.

Berbagi informasi

Terkadang Anda bertemu karena satu orang memiliki pengetahuan yang perlu diketahui oleh seluruh kelompok. Kadang-kadang ini berbentuk tas cokelat saat makan siang di mana satu orang menunjukkan cara menggunakan alat baru. Di lain waktu, seorang manajer menjelaskan cara kerja ulasan tahun depan.

Memberikan umpan balik

Berbicara tentang ulasan, terkadang Anda akan bertemu dalam kapasitas di mana Anda akan menerima umpan balik. Terkadang umpan balik itu berasal dari manajer Anda, pada tingkat tinjauan kinerja pribadi. Di lain waktu, rapat tersebut mungkin merupakan tinjauan desain tempat Anda meminta umpan balik tentang pekerjaan Anda dari desainer lain.

Menghasilkan ide

Kita semua seharusnya sudah terbiasa sekarang dengan aktivitas curah pendapat, latihan pemikiran desain , FigJams , dan metode lain apa pun yang dapat kita terapkan untuk menjadi kreatif. Tentang itulah pertemuan-pertemuan ini.

Memperkuat hubungan

Jika rapat tidak sesuai dengan empat kategori lainnya, kemungkinan besar rapat tersebut dimaksudkan bukan untuk mencapai tujuan bisnis, melainkan untuk mendekatkan para pesertanya. Ini bisa berupa aktivitas membangun tim, acara moral, jam minum kopi virtual, atau cara lain apa pun yang Anda coba untuk lebih mengenal kolega Anda.

Membuat pertemuan menjadi lebih baik

Sebelum kita langsung membatalkan rapat, mari pertimbangkan beberapa cara untuk menyempurnakan rapat yang sudah kita adakan.

Ketahuilah sebelum Anda pergi

Sebelum Anda memulai rapat, akan sangat membantu jika Anda menetapkan jenis rapat itu. Dari sana, niatkan tujuan Anda dan apa yang Anda ingin capai dari pertemuan tersebut. Jika Anda membuat keputusan, apa yang ingin Anda putuskan di akhir rapat? Jika Anda berbagi informasi, apa yang Anda harap orang akan pelajari? Jika Anda menghasilkan ide, ide seperti apa yang Anda inginkan dan bagaimana ide tersebut akan membantu langkah Anda selanjutnya? Secara umum cobalah untuk menentukan bagaimana Anda akan tahu bahwa pertemuan itu berhasil (jika tidak, Anda tidak akan menyadarinya ketika tidak berhasil!)

Biarkan orang bersiap

Jika Anda bertanggung jawab atas rapat, terserah Anda untuk memastikan hasil yang sukses. Tetapi untuk melakukan itu, Anda membutuhkan partisipasi yang baik dari semua orang dan Anda dapat membuat pekerjaan mereka lebih mudah. Sebelum rapat, kirimkan agenda. Jika Anda sudah menyiapkan slide, sertakan slide dengan agenda. Selain itu, cantumkan pertanyaan spesifik yang ingin Anda jawab dalam rapat. Ada kemungkinan (bahkan mungkin) bahwa orang-orang dalam rapat tidak memberikan perhatian penuh kepada Anda atau memahami kecepatan informasi yang dibagikan, tetapi jika mereka memiliki slide untuk dirujuk, atau jika mereka menghabiskan waktu istirahat pagi untuk memikirkan pertanyaan-pertanyaan tersebut, maka mereka mungkin lebih siap untuk memberi Anda umpan balik yang bermakna dan jawaban yang bijaksana.

Dorong hasil Anda

Orang pada umumnya tidak suka berada dalam rapat, tetapi jika diperlukan, Anda harus membuat peserta merasa nyaman untuk berpartisipasi. Tetapkan nada pelucutan sejak awal. Jika itu adalah subjek yang sulit, Anda bisa sedikit mencela diri sendiri tentang berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk memahaminya. Cari orang yang mungkin ragu untuk berbicara dan beri mereka kesempatan. Jika seseorang melakukan ayunan liar dengan ide yang tidak lengkap, tetapi inovatif, cobalah untuk mendukung dan memolesnya daripada mengejeknya. Jika Anda berada dalam posisi berkuasa, cobalah pinjamkan sebagian dari kekuasaan itu kepada seseorang yang berjuang untuk menemukan suaranya dalam rapat.

Anda juga dapat mengambil langkah-langkah berikut untuk mendorong hasil dari setiap jenis rapat:

Membuat keputusan — Perjelas sejak awal rapat apa yang ingin Anda putuskan dan siapa yang akan memutuskannya. Hanya karena ada banyak masalah untuk diputuskan dan banyak pemangku kepentingan di dalam ruangan tidak berarti ini adalah forum terbuka bagi semua orang untuk menyelesaikan setiap masalah. Beberapa keputusan baik untuk diputuskan secara demokratis dan yang lainnya membutuhkan keputusan eksekutif. Di akhir pertemuan, rekap keputusan apa yang telah dibuat, karena mungkin telah hilang di antara diskusi lainnya. Buat catatan tentang mengapa keputusan itu dibuat. Ini sangat membantu agar Anda tidak kembali ke titik awal dalam 6 bulan ketika seseorang menyarankan ide alternatif yang sudah Anda kesampingkan.

Berbagi informasi — Mulailah dengan menilai pengetahuan dasar. Ajukan beberapa pertanyaan pengaturan konteks untuk melihat apakah orang siap untuk mempelajari lebih lanjut atau jika Anda perlu mengambil langkah mundur terlebih dahulu. Sering-seringlah check-in; berasumsi bahwa orang terlalu malu untuk bertanya meskipun mereka memilikinya. Tidak apa-apa untuk memperlambat atau menelusuri poin-poin penting; perubahan kecepatan dapat membuat orang kembali fokus. Dan hiduplah dengan pepatah "beri tahu mereka apa yang akan Anda katakan kepada mereka, beri tahu mereka, lalu beri tahu mereka apa yang Anda katakan kepada mereka." Garis besar awal dan rekap adalah pelengkap sempurna untuk konten utama Anda untuk memastikan orang mendapatkan informasi yang Anda inginkan.

Memberikan umpan balik — Jika Anda adalah penyaji, susun skenario: desain apa yang Anda cari umpan baliknya, siapa yang akan menggunakannya, dan bagaimana mereka akan menggunakannya? Tetapi yang paling penting, umpan balik apa yang Anda cari dan umpan balik apa yang tidak Anda cari? Ini akan membuang waktu semua orang jika para kritikus menghabiskan pertemuan untuk menemukan kesalahan dengan detail yang tidak dimurnikan dan melewatkan area di mana Anda benar-benar menginginkan nasihat mereka. Jika Anda yang memberikan umpan balik, berikan umpan balik secara menyeluruh dan eksplisit. Sarankan tidak hanya apa yang tidak berhasil dan mengapa, tetapi juga hal-hal apa yang bekerja dengan baik dan mengapa mereka bekerja dengan baik.

Menghasilkan ide — Masuk dengan pikiran terbuka. Ini tidak selalu mudah dilakukan, jadi terkadang pemecah kebekuan murahan atau babak perkenalan bisa membantu. Perjelas tentang tujuan brainstorming: apakah ini murni forum terbuka atau ada kendala pada gagasan? Berikan kesempatan kepada peserta untuk berpikir sendiri dan juga bersama, karena orang cenderung lebih kreatif saat berpikir secara mandiri, tetapi ide baru dihasilkan dengan mendengar perspektif lain.

Memperkuat hubungan — Bersikaplah suportif dan autentik. Pertemuan ini biasanya tentang membangun kepercayaan, bukan mengesankan siapa pun dengan bakat profesional Anda. Cari cara untuk mengangkat orang dan menjadi kontributor positif dalam percakapan.

Membuat Rapat Menghilang

Oke, kita telah membahas cara membuat rapat menjadi lebih baik, tetapi apakah kita harus bertemu terlebih dahulu? Terkadang rapat benar-benar diperlukan, seperti saat sangat penting bagi setiap orang dalam tim untuk menerima informasi. Email dapat menyebarkan informasi, tetapi Anda tidak selalu dapat mengandalkan semua orang untuk membaca email dan hanya ada sedikit pengganti bahasa tubuh ketika seseorang mendengar dan mengakui apa yang Anda katakan kepada mereka. Terkadang rapat diperlukan saat penting bagi semua orang untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan. Ketika setiap orang memiliki kesempatan untuk menambahkan suara mereka ke tujuan bersama, mereka akan merasa lebih terlibat secara pribadi saat mereka mengerjakannya.

Rapat itu mahal

Saat rapat tidak diperlukan, ada baiknya mempertimbangkan berapa biaya setiap rapat bagi organisasi Anda. Ingatlah bahwa setiap karyawan menghargai waktu mereka dan setiap rapat merupakan keseimbangan antara nilai hasil rapat dan biaya kolektif waktu itu.

Pertimbangkan rapat di organisasi Anda yang terjadi setiap minggu selama satu jam dan rata-rata 20 peserta. Jika peserta tersebut mendapatkan kompensasi rata-rata $60/jam, rapat tersebut akan membebani organisasi Anda sebesar $64.000 per tahun. Mungkin itu pertemuan di mana Anda semua berbagi ide terbaik yang mendorong produk Anda menjadi yang terbaik, dalam hal ini $64k adalah nilai yang besar. Tapi mungkin itu adalah pertemuan yang ditakuti semua orang dan hanya sedikit orang yang ikut serta; pikirkan semua cara yang lebih baik agar tim Anda dapat menggunakan uang itu.

Meminta umpan balik

Jika Anda bertanggung jawab atas rapat berulang, kemungkinan besar Anda berada dalam posisi kepemimpinan resmi atau tidak resmi, jadi mungkin Anda tidak mendengar bisikan dari peserta saat mereka tidak menikmatinya. Jika Anda ingin mengetahui kebenaran yang brutal, berikan kesempatan untuk umpan balik dari waktu ke waktu. Setiap beberapa bulan, mulailah rapat dengan menanyakan peserta apakah rapat tersebut bermanfaat bagi mereka. Bersiaplah untuk mendengar dan menerima umpan balik. Terkadang rapat hanya membutuhkan format baru, tetapi terkadang Anda mencapai kesepakatan bahwa rapat tidak perlu diadakan sama sekali. Ingat, jika orang tidak dipaksa untuk membuat rapat menjadi efektif, maka itu hanya membuang-buang waktu dan uang untuk semua orang yang terlibat.

Tawarkan umpan balik

Jika Anda menghadiri rapat rutin, tanyakan pada diri sendiri dari waktu ke waktu apakah Anda memahami mengapa Anda disertakan. Jika Anda tidak tahu, jangan takut untuk bertanya, meskipun disisihkan setelah rapat selesai. Ini bisa menjadi topik yang bagus saat Anda bertemu secara 1:1 dengan manajer Anda. Mungkin Anda benar-benar tidak perlu berada di sana. Mungkin semua desainer diikutsertakan dalam pertemuan bisnis sebagai rasa hormat tetapi selalu berubah menjadi diskusi bisnis yang memotong kelompok lainnya. Penting untuk membingkainya saat Anda berkontribusi seefektif mungkin. Anda memiliki keterampilan berharga yang dibayar dengan uang banyak. Jika keterampilan Anda tidak digunakan secara efektif dalam rapat, Anda dapat memberikan kontribusi yang lebih baik kepada organisasi dengan memberi diri Anda lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang harus Anda lakukan.

Melimpahkan

Mungkin rapat itu penting, dan Anda akan menghargai hasilnya, tetapi Anda tidak bisa menghadiri rapat sepanjang waktu.

Banyak manajer merasa penting untuk menghadiri setiap rapat yang melibatkan bawahan langsung mereka, tetapi banyak dari rapat ini dapat berfungsi dengan baik tanpa manajer. Mendelegasikan anggota tim untuk memimpin sesi standup atau kritik mingguan adalah cara untuk memberikan beberapa peluang kepemimpinan sekaligus memberi Anda kesempatan untuk mundur. Ini juga berarti seluruh tim dapat berlatih dan mengandalkan pencatatan, ringkasan, dan rekaman konten rapat yang lebih baik sehingga orang yang tidak hadir dapat merujuk kembali ke hasilnya.

Mengganti rapat

Merujuk kembali ke sesuatu yang saya katakan di pendahuluan: Saya suka menganggap rapat menempati puncak piramida makanan klasik, tempat dengan makanan ringan dan makanan penutup yang diberi label "gunakan dengan hemat".

Menggunakan rapat dengan hemat berarti menghabiskan pilihan Anda yang lain terlebih dahulu sebelum Anda melakukan rapat. Pikirkan kembali diagram piramida makanan konyol saya dan lanjutkan dari bawah.

Pikirkan sendiri: bisakah rapat ini berupa email? Bisakah saya bertanya kepada seseorang melalui DM atau pesan grup? Dapatkah saya menulis beberapa catatan tentang hal itu? Jika tidak, dapatkah saya membuat rekaman tentang diri saya yang sedang berjalan melalui masalah agar orang lain dapat menontonnya sesuai keinginan mereka? Bisakah saya membantu pertanyaan dengan dek slide, diagram, atau spreadsheet? Jika tidak ada yang berhasil, dapatkah saya membatasi audiens saya dengan melakukan panggilan cepat 1:1 ad hoc? Dapatkah saya menghampiri orang tersebut di kehidupan nyata dan mengajukan pertanyaan secara langsung? Semua opsi tersebut dapat digunakan sebagai pengganti rapat, tetapi terkadang rapat tetap menjadi opsi terbaik yang tersedia.

Lindungi kalender Anda

Anda telah melakukannya. Anda berhasil memangkas beberapa rapat yang tidak perlu ada di kalender Anda. Salah satu cara Anda dapat mempertahankannya adalah dengan melindungi waktu baru yang Anda peroleh. Jadwalkan hari bebas rapat bulanan untuk Anda sendiri atau bahkan seluruh tim sehingga Anda memiliki lebih banyak waktu fokus. Tambahkan blok waktu ke kalender Anda untuk fokus pada tugas non-rapat; pilih apakah akan ketat atau fleksibel dengan waktu fokus ini ketika undangan rapat baru masuk. Bangun blok waktu untuk makan siang atau berolahraga jika perlu; bahkan jika balok-balok ini tidak kokoh, mereka mungkin menyelamatkan Anda dari menemukan diri Anda dengan duduk yang tidak sehat selama 6 jam berturut-turut di meja Anda.

Jika Anda sudah sampai sejauh ini, saya harap Anda dapat mengambil beberapa langkah di tahun baru ini untuk mendapatkan kembali waktu dalam jadwal kerja Anda, tidak hanya untuk diri Anda sendiri tetapi semoga juga untuk seluruh tim Anda. Catat beban rapat Anda saat ini dan sampaikan kekhawatiran apa pun yang Anda miliki dalam diskusi 1:1 berikutnya dengan manajer Anda. Tingkatkan apa yang Anda bisa, kurangi apa yang tidak bisa Anda lakukan, dan singkirkan apa yang tidak dibutuhkan siapa pun. Dan saat Anda melakukannya, jadilah lebih nyaman dengan alat asinkron. Pelajari cara mengambil jepretan layar dan rekaman layar, membuat anotasi, merekam sulih suara dan video, serta menambahkan komentar ke file kolaboratif.

Dan terakhir, nikmati sosok jam pasir baru Anda.