Angsuran The Remote Manager ini menyelidiki beberapa strategi praktis untuk mendukung upaya Anda mengetahui pekerjaan tim Anda sehingga Anda dapat melayani mereka dengan lebih baik. Itu dibangun di atas pola pikir yang diperkenalkan dalam edisi Pendahuluan seri ini. Berikut rekap singkatnya:

Sebuah artikel SHRM baru-baru ini mengklaim bahwa karyawan “ingin manajer mereka memahami secara mikro pekerjaan mereka” ( What Great Remote Managers Do Differently ). Saya menyukai istilah pemahaman mikro karena dengan sempurna menangkap satu perubahan terbesar untuk manajemen dalam pekerjaan jarak jauh: nilai pemahaman mendalam tentang pekerjaan tim Anda.

Manajer selalu memiliki kepentingan dalam memahami pekerjaan tim mereka sehingga mereka dapat mengevaluasi kinerja, menetapkan harapan, dan mengelola hasil. Manajemen tradisional berkembang di lingkungan di mana sebagian besar pemahaman yang diperlukan dapat diperoleh berdasarkan kedekatan. Manajemen jarak jauh menghilangkan penopang kedekatan dan mengharuskan manajer jarak jauh untuk secara sengaja mengetahui pekerjaan tim mereka. Manajer jarak jauh saat ini memiliki kesempatan untuk mempraktikkan apa yang selalu diketahui oleh manajer hebat — ada kekuatan dalam mengetahui pekerjaan tim Anda.

Jaga Pekerjaan Terlihat

Salah satu cara paling ampuh untuk mengetahui pekerjaan tim Anda adalah dengan membuat pekerjaan itu terlihat tidak hanya oleh Anda sendiri, tetapi juga oleh seluruh tim, serta pemangku kepentingan di luar tim Anda dengan pekerjaan yang bergantung. Ada banyak cara untuk membuat aktivitas tetap terlihat. Pada akhirnya Anda perlu bereksperimen dan menemukan opsi yang berkinerja terbaik untuk tim Anda, lingkungan operasi Anda, dan jenis pekerjaan yang Anda lakukan. Jangan berharap satu peluru ajaib pun. Sebagian besar tim jarak jauh mendapat manfaat dari rangkaian solusi saling terkait yang terencana dan dilaksanakan dengan baik. Berikut beberapa ide yang mungkin menjadi bagian dari solusi: papan tugas bersama yang terpelihara dengan baik, pembagian prioritas harian yang cepat oleh setiap anggota tim, dan proses yang terdefinisi dengan baik untuk mengidentifikasi dan mengeskalasi masalah dengan pemicu yang jelas.

Sistem yang Anda kembangkan agar pekerjaan tetap terlihat harus:

• Sederhana — pertahankan solusi Anda sesederhana mungkin. Itu harus mudah dipelihara oleh mereka yang dimaksudkan untuk dilayani. Jika solusinya tidak sederhana bagi pengguna akhir, solusi tersebut tidak akan dipertahankan dan pada akhirnya akan menciptakan lebih banyak masalah daripada penyelesaiannya.
• Intuitif — solusi harus masuk akal bagi mereka yang melakukan pekerjaan dan bagi mereka yang menggunakannya untuk memahami pekerjaan yang sedang dilakukan. Kurva pembelajaran tidak dapat melebihi nilai yang dirasakan dari solusi, jika tidak maka tidak akan berkelanjutan.
• Dapat diakses — semua komponen solusi harus tersedia untuk semua orang dalam tim. Akses segmentasi akan memperkenalkan ketidakjelasan yang bertentangan dengan maksud membuat pekerjaan terlihat.
• Konsisten — berkomitmen untuk menggunakan solusi dengan cara yang sama dan irama yang sama setelah disepakati. Selama eksperimen, kotak waktu berubah dan menjadi jelas tentang kapan dan bagaimana perubahan akan terjadi untuk mencegah kelelahan perubahan dan pelepasan mental.

Batasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung

Salah satu tantangan umum dari pekerjaan jarak jauh adalah daftar pekerjaan yang terus bertambah. Tidak ada meja yang berantakan atau karyawan yang tergesa-gesa berlari dari rapat ke rapat untuk menunjukkan bahwa seseorang memiliki terlalu banyak tugas. Work in Progress (WIP) adalah tugas yang telah dimulai dan belum selesai. Itu mungkin tugas baru atau tugas yang sudah lama ada. Terlalu banyak WIP menguras mental dan menghasilkan pengalihan konteks yang sering kali menghasilkan keluaran dengan kualitas lebih rendah. Membatasi WIP mengarah pada motivasi yang lebih tinggi, lebih sedikit gangguan, dan kualitas yang lebih baik. Membatasi WIP juga berarti lebih banyak hal yang benar dilakukan untuk membuat kemajuan menuju hasil yang penting.

Menjaga agar pekerjaan tetap terlihat akan membantu membatasi pekerjaan yang sedang berjalan. Memahami kapasitas aktual tim Anda dan muatan kognitif dari semua tugas terbuka sangat penting untuk menentukan berapa banyak pekerjaan yang sesuai untuk tim Anda. Menciptakan hubungan kerja yang sehat dengan orang-orang Anda akan memungkinkan kepercayaan yang diperlukan untuk dialog terbuka seputar seberapa banyak pekerjaan adalah terlalu banyak pekerjaan. Demikian pula menciptakan hubungan kerja yang sehat dengan pemangku kepentingan lainnya akan mendukung transparansi yang diperlukan untuk menetapkan batasan pada pekerjaan baru atau mengubah prioritas untuk membatalkan tugas terbuka.

Membantu Memprioritaskan

Salah satu tantangan dari banyak tim jarak jauh, baik yang sepenuhnya jarak jauh atau hibrid, adalah cakupan kesadaran yang menyempit. Tim sering merasa lebih sulit untuk melihat di mana pekerjaan mereka sesuai dengan gambaran yang lebih besar ketika pekerjaan mereka dilakukan di luar lokasi. Karena tidak memiliki gambaran yang lebih besar, mereka kesulitan menentukan secara efektif cara mendekati pekerjaan mereka. Mereka mungkin melakukan hal yang benar dengan cara yang salah. Atau mereka mungkin melakukan hal yang salah sepenuhnya.

Untuk membantu membuat prioritas, Anda perlu menyisihkan waktu untuk secara teratur mendiskusikan alasannya (maksud, visi, dan sasaran) dengan mereka sebagai kelompok dan sebagai individu. Sesi-sesi ini akan mendukung Anda saat Anda melatih mereka melalui memprioritaskan atau memprioritaskan ulang saat kondisi berubah. Sesi-sesi ini juga memberi tim Anda informasi yang cukup sehingga mereka dapat membuat keputusan berdasarkan informasi, atau mengajukan pertanyaan berdasarkan informasi saat menghadapi informasi yang hilang. Yang terpenting, sesi ini akan membantu Anda memahami pekerjaan tim Anda dengan cara yang lebih strategis, karena mereka memvariasikan pendekatan mereka berdasarkan hasil atau visi yang diinginkan yang Anda bagikan.

Kesimpulan

Mengetahui pekerjaan tim Anda adalah penangkal ampuh untuk manajemen mikro yang terlalu umum untuk tim jarak jauh dan tradisional. Mengetahui kerja tim Anda mendukung kepemimpinan yang melayani yang mendorong hasil yang bagus untuk tim Anda. Ini juga mendukung jenis kesadaran mendalam yang diperlukan untuk menyelaraskan kerja tim Anda dengan hasil strategis yang dikejar oleh organisasi Anda.

Pemahaman mikro adalah strategi ampuh untuk manajer jarak jauh. Debu perilah yang akan mengubah manajer yang baik menjadi manajer yang luar biasa.

Jennifer Columbe adalah Guru Operasi utama di Blue House Solutions . Dia memadukan pengalamannya dalam operasi, manajemen proyek, pengembangan produk untuk membantu para pemimpin bisnis membangun proses yang sesuai untuk karyawan mereka.

Dia menulis dan berbicara tentang masalah yang memengaruhi operasi dan membangun bisnis yang berpusat pada manusia.

Hubungi jika Anda ingin mengobrol tentang bagaimana ide dalam artikel ini dapat bekerja untuk bisnis Anda.

Mengejar masalah sebelumnya

Manajer Jarak Jauh