Manajemen penggajian adalah bagian penting dari operasi organisasi mana pun, terutama yang beroperasi dalam skala global. Kesalahan dalam data penggajian dapat menyebabkan masalah serius, seperti pembayaran yang salah, komplikasi hukum, dan hilangnya kepercayaan karyawan. Oleh karena itu, memahami penyebab umum dari kesalahan ini sangat penting untuk mencegahnya. Artikel ini mengeksplorasi beberapa penyebab umum kesalahan data dalam penggajian global.

Kesalahan manusia

Kesalahan manusia tetap menjadi salah satu penyebab paling sering kesalahan data dalam penggajian global. Meskipun otomatisasi dan digitalisasi proses penggajian meningkat, interaksi dan intervensi manusia masih diperlukan. Namun, keterlibatan ini tidak datang tanpa risiko kesalahan.

Kesalahan manusia dapat terjadi pada setiap tahap proses penggajian. Ini mungkin dimulai dengan entri data yang salah, di mana seseorang secara keliru mengetik angka yang salah atau memilih opsi yang salah dari menu drop-down. Misalnya, satu kesalahan ketik pada jam kerja, gaji, atau nomor identifikasi pribadi karyawan dapat menyebabkan perbedaan gaji yang signifikan.

Kesalahan interpretasi data atau kebijakan adalah bentuk lain dari kesalahan manusia yang dapat terjadi. Hal ini dapat melibatkan kesalahpahaman undang-undang perpajakan, pemotongan yang terlalu tinggi atau terlalu rendah, atau gagal menghitung upah lembur atau bonus dengan benar.

Mengabaikan data penting juga merupakan kesalahan umum manusia. Dalam banyaknya data dan angka yang terlibat dalam penggajian , mudah untuk mengabaikan informasi penting, seperti status karyawan yang diperbarui, kode pajak baru, atau perubahan detail bank karyawan.

Pelatihan yang tidak memadai

Kurangnya pelatihan yang tepat untuk personel yang menangani sistem penggajian adalah kontributor utama lainnya terhadap kesalahan data dalam penggajian global. Mengingat kompleksitas sistem penggajian, terutama untuk organisasi multinasional, diperlukan keahlian tingkat tinggi untuk mengelola sistem ini secara efektif.

Pelatihan yang tidak memadai dapat mengakibatkan kurangnya pemahaman tentang seluk-beluk sistem penggajian, yang menyebabkan kesalahan dalam entri, pemrosesan, dan interpretasi data. Ini bisa sangat bermasalah ketika berhadapan dengan masalah yang kompleks seperti undang-undang perpajakan, kontribusi jaminan sosial, tunjangan karyawan, dan peraturan penggajian lainnya yang berbeda dari satu negara ke negara lain.

Tanpa pelatihan yang memadai, staf mungkin juga kesulitan menggunakan perangkat lunak penggajian secara efektif. Hal ini dapat menyebabkan penyalahgunaan perangkat lunak, seperti entri data yang salah, kegagalan menggunakan fungsi yang benar untuk perhitungan, atau mengabaikan pembaruan atau pemberitahuan penting dari perangkat lunak.

Selain itu, lanskap penggajian global terus berkembang, dengan peraturan baru, teknologi, dan praktik terbaik yang muncul secara teratur. Jika staf penggajian tidak terus dilatih untuk mengikuti perubahan ini, mereka mungkin menangani data berdasarkan informasi atau praktik yang sudah ketinggalan zaman, yang menyebabkan kesalahan.

Perubahan Perundang-undangan

Peraturan penggajian dapat sangat bervariasi dari satu negara ke negara lain, dan seringkali berubah. Mengikuti perubahan dalam undang-undang dan peraturan terkait penggajian adalah tugas yang kompleks, terutama untuk bisnis yang beroperasi di berbagai yurisdiksi. Kegagalan dalam menafsirkan dan menerapkan perubahan ini secara akurat dapat mengakibatkan kesalahan data.

Perbedaan Zona Waktu dan Mata Uang

Beroperasi di lingkungan global berarti berurusan dengan berbagai zona waktu dan mata uang , yang dapat menjadi tantangan besar bagi manajemen penggajian.

Pertama, perbedaan zona waktu dapat mempersulit proses pengumpulan data, pemrosesan, dan pencairan pembayaran. Dengan karyawan yang bekerja di zona waktu yang berbeda, mengoordinasikan dan menyinkronkan proses penggajian menjadi tugas. Mungkin ada perbedaan dalam pencatatan jam kerja, terutama bagi mereka yang bekerja dalam jadwal atau shift yang fleksibel. Pencatatan atau interpretasi yang tidak akurat dari jam-jam ini karena perbedaan zona waktu dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan pembayaran.

Kedua, konversi mata uang adalah rintangan utama lainnya. Perusahaan yang beroperasi secara global memiliki karyawan yang dibayar dalam mata uang yang berbeda, dan nilai tukar sering berfluktuasi. Jika sistem penggajian tidak memperbarui tarif ini secara real-time atau hampir real-time, ini dapat menyebabkan kesalahan signifikan dalam jumlah pembayaran. Kesalahan konversi mata uang juga dapat terjadi jika sistem penggajian tidak mendukung mata uang tertentu atau jika menggunakan faktor konversi yang salah.

Kesalahan Perangkat Lunak

Perangkat lunak penggajian dirancang untuk mengotomatiskan dan merampingkan proses penggajian, tetapi tidak sempurna. Banyak masalah dapat muncul dari penggunaan perangkat lunak yang dapat menyebabkan kesalahan data .

Salah satu masalah umum adalah gangguan atau bug perangkat lunak. Ini adalah kelemahan dalam pengkodean perangkat lunak yang menyebabkannya berperilaku tidak terduga atau salah. Misalnya, bug dapat menyebabkan perangkat lunak salah menghitung upah lembur, pajak, atau potongan lainnya, yang menyebabkan kesalahan data penggajian.

Masalah integrasi juga dapat menyebabkan masalah. Banyak organisasi menggunakan banyak sistem untuk tugas terkait SDM, seperti pelacakan waktu, manajemen tunjangan, dan pemrosesan penggajian. Jika sistem ini tidak terintegrasi dengan lancar, data mungkin tidak dapat ditransfer dengan benar di antara sistem tersebut, yang mengakibatkan kesalahan. Misalnya, jika perangkat lunak pelacakan waktu dan perangkat lunak penggajian tidak disinkronkan dengan benar, data jam kerja mungkin tidak ditransfer dengan benar, sehingga menyebabkan perhitungan upah yang tidak akurat.

Perangkat lunak yang ketinggalan zaman adalah masalah lain. Saat peraturan berubah, perangkat lunak penggajian harus diperbarui agar tetap sesuai. Jika pembaruan tidak diinstal tepat waktu, ini dapat menyebabkan perangkat lunak menggunakan tabel pajak yang sudah usang atau tidak mematuhi peraturan baru, yang mengakibatkan perhitungan penggajian yang salah.

Terakhir, kesalahan pengguna dapat terjadi jika perangkat lunak penggajian tidak mudah digunakan atau jika staf tidak cukup terlatih dalam penggunaannya. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan entri data, salah tafsir keluaran perangkat lunak, atau kegagalan untuk menggunakan fitur perangkat lunak dengan benar, yang semuanya dapat menyebabkan kesalahan penggajian.

Manajemen Data yang Tidak Konsisten

Praktik manajemen data yang tidak konsisten di berbagai departemen atau negara juga dapat menyebabkan kesalahan penggajian. Misalnya, jika satu departemen menggunakan format yang berbeda untuk memasukkan tanggal atau menggunakan sistem yang berbeda untuk melacak jam kerja karyawan, ini dapat menyebabkan kebingungan dan kesalahan dalam proses penggajian.

Untuk meminimalkan kesalahan data dalam penggajian global , penting untuk memberikan pelatihan yang memadai bagi staf penggajian, menggunakan perangkat lunak yang andal dan terkini, menerapkan praktik manajemen data yang konsisten, dan melakukan audit rutin. Selain itu, perusahaan harus tetap mengikuti perubahan dalam undang-undang dan peraturan terkait penggajian di semua yurisdiksi tempat mereka beroperasi. Dengan mengambil langkah-langkah ini, perusahaan dapat secara signifikan mengurangi kemungkinan kesalahan penggajian dan komplikasi terkaitnya.