El cambio de contexto, la capacidad de moverse intelectualmente entre diferentes tipos de tareas, se vuelve cada vez más necesario a medida que asume más y más responsabilidades.

En mi trayectoria personal, pasé de ingeniero a líder de equipos a director ejecutivo.

Pasé de poder pasar toda la semana concentrado en una tarea a tener que cubrir la gran variedad de contextos que vienen con el crecimiento de un negocio de ingresos de más de $ 10 millones, múltiples relaciones y proyectos importantes con clientes, una serie de empresas y diferentes dominios tecnológicos.

A lo largo de este viaje he tenido que aprender a cambiar de contexto. Es un tema repetido en el que trabajo en mis 1-1 con mi equipo directo y con personas en el equipo más amplio.

¿Qué es el cambio de contexto?

El cambio de contexto es donde necesita dejar de trabajar en algo en un contexto para realizar el trabajo en algo en un contexto diferente. Esto podría ser hacer trabajo entre dos tipos diferentes de proyectos o podría estar haciendo diferentes tipos de trabajo dentro de un proyecto (por ejemplo, cambiar de trabajo analítico o codificación a dirigir una reunión).

Un estudio de la Universidad de Cornell y Qatalog encontró que casi la mitad de las personas encuestadas dijeron que el cambio de contexto los hace menos productivos y causa fatiga.

¿Cómo gestionas el cambio de contexto?

En lugar de aceptar el cambio de contexto como una pérdida de productividad o una pérdida emocional, me he puesto a trabajar deliberadamente para aceptarlo como una realidad y disminuir su impacto en mi productividad y bienestar emocional.

Esta es mi caja de herramientas para administrar el cambio de contexto que me ha funcionado en roles como ingeniería, administración de productos, ventas, liderazgo de equipos, ser director ejecutivo y, lo que es igual de importante, ser padre.

1. Planifica tu tiempo: planifica deliberadamente tu tiempo. Hago esto semanalmente más que a diario, ya que me resulta más fácil trabajar con la unidad de una semana que con un día. Es imposible cubrir todos los contextos que necesita en un día. Planee el incremento de 15 o 30 minutos.
2. Revise su tiempo : revise dónde se fue su tiempo. Tu tiempo y dónde lo gastas es tu recurso más valioso. Necesitas saber a dónde va porque necesitas saber si los planes que haces son precisos o si necesitas mejorar tu planificación. Este es uno de los más grandes que veo que faltan personas. Me asombro cuando la gente argumenta en contra del seguimiento del tiempo.
3. Cubo de tiempo: agrupa tareas similares. Ponga tareas relacionadas para un proyecto o estilo de trabajo en conjunto.
4. Defiende el tiempo y tu estado : defiende tus bloques de tiempo pero también, si estás en contexto en algo y necesitas permanecer allí, entonces no respondas esa llamada telefónica o correo electrónico. Defiende tu tiempo y el estado en el que te encuentras. Nada es tan urgente que no pueda esperar 2 horas. En caso de duda, pregunte "oye, ¿puede esperar 2 horas" o "podemos hacerlo X tiempo" y la mayoría de las veces no es un problema en absoluto.
5. A dónde llegué Notas: cuando estoy trabajando en proyectos más largos que deben espaciarse durante semanas debido a la necesidad práctica, tomo una nota en cada uno que me dice exactamente qué era lo último que tenía en mente cuando terminé de trabajar. la tarea y lo que creo que debo hacer a continuación. Sólo tiene que ser unos pocos párrafos. Leer esto me permite volver al contexto mucho más rápido.
6. Aprenda sus ciclos de energía: Todo el mundo tiene ciclos de energía que coinciden con ciertos estilos de trabajo. Por ejemplo, puedo realizar un trabajo profundo por la mañana y al final de la tarde/noche. De las 11 a. m. a las 4 p. m., rara vez realizo un trabajo profundo, profundo y creativo, por lo que mi objetivo es asistir a reuniones, editar documentos (editar es más fácil que crear) y realizar tareas pequeñas y sencillas.
7. Encuentre formas de engañarse a sí mismo: también necesita emplear una variedad de ideas para engañarse a sí mismo y lograr la productividad. Estos son diferentes por persona y, para mí personalmente, varían con el tiempo. Si empleo una táctica demasiado, entonces pierde su efectividad. Algunos de los trucos que utilizo son cambiar la ubicación física para ciertas tareas (p. ej., café para escribir, sala de reuniones para llamadas importantes), pedirme "cambiar de modo operativo" (sí, súper geek), postergar deliberadamente, abrir los archivos, comenzar la tarea. pero de manera incorrecta a propósito (por ejemplo, insertar galimatías en una diapositiva), usar diferentes escritorios para diferentes tareas, cerrar cada ventana cuando necesito cambiar (para limpiar mi cerebro).
8. Encuentre formas de combinar contextos : en lugar de ver los proyectos X e Y como diferentes, ¿cómo puede fusionarlos intelectualmente para reducir el costo de cambio intelectual? Esto no siempre funciona, pero a veces puede.

Incluso con estas tácticas, las personas con las que trabajo en esto (incluyéndome a mí) todavía experimentan productividad y desgaste emocional.

Algunos de los desafíos comunes que enfrentan son:

1. No defender tiempo: Permiten reservar una llamada o reunión sobre el tiempo asignado. Esto tiene dos partes:
   (a) A menudo dicen "mi equipo necesitaba esto" o "mi jefe me lo dijo" o "mi cliente lo exigió", pero cuando indagué no hubo un intento cortés de encontrar un nuevo momento. Luego, cuando les animo a preguntar si pueden hacer un tiempo diferente la próxima vez que suceda, por lo general todo está bien y se encuentra un nuevo tiempo.
   (b) También puede ser que no hayan planificado y revisado bien. Siguen tratando de hacer cierto tipo de tarea en cierto contexto donde simplemente no es práctico.
2. No revisar el tiempo: las personas siguen haciendo planes, pero simplemente no reflexionan en absoluto sobre a dónde se fue el tiempo y aprenden de esa experiencia sobre cómo necesitan mejorar sus planes.
3. No involucrar a sus compañeros de equipo: Dile a tus compañeros de equipo lo que estás haciendo. Hágales saber qué horas desea bloquear o distribuir para diferentes tipos de trabajo. Creo que encontrará que están entusiasmados con esto porque es probable que estén pasando por desafíos similares.
4. Capacidad de respuesta: las personas, con razón, sienten la necesidad de ser receptivas. Sin embargo, lo llevan demasiado lejos en el sentido de que puedes responder sin necesidad de cambiar de contexto. Puede decir "he visto esto, me pondré en contacto con usted más tarde hoy" sin necesidad de comprender el contexto de su pregunta en detalle. Se sienten escuchados y respondidos, mantienes tu contexto.
5. Creen que son máquinas de productividad sobrehumanas: las personas creen que pueden salir adelante porque otros lo hacen. La realidad es el cambio de contexto y la productividad es un desafío que todos enfrentan. A veces simplemente no está haciendo clic. Siéntete bien con esto y tómate un descanso. Puede que vuelvas más productivo pero puede que no, simplemente no te culpes por eso.